Jederzeit für Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner problemlos telefonisch erreichbar zu sein und es dennoch schaffen, sein tägliches Arbeitspensum zu bewältigen: Wer in seinem Unternehmen diese Gratwanderung dauerhaft meistern möchte, braucht zeitgemäße Kommunikationstechnik. Warum? Unter anderem, weil sich geeignete virtuelle Telefonanlagen aus der Cloud für jeden Mitarbeiter schneller und genauer an sich ändernde Verhältnisse anpassen lassen.
Dazu vereinfacht die Internet-Telefonie (VoIP, Voice over IP) die betriebsinterne Netzwerk-Infrastruktur und es macht das „Festnetz“ vergangener Tage unabhängig vom Standort, dem aktuell verfügbaren Netz oder „Telefonapparat“. An dessen Stelle können Sie und Ihre Mitarbeiter auch Smartphones, Laptops und PCs zum Telefonieren unter ihrer Festnetzrufnummer verwenden. Einzige aber essenzielle Voraussetzung ist eine stabile mobile oder kabelgebundene Internetanbindung.
Die folgenden Handlungsempfehlungen dienen als Orientierungshilfe für den Einstieg in die Cloud-Telefonie.
1. Individuelle Kommunikationsanforderungen ermitteln
Stellen Sie die interne und externe Telefonie Ihres Handwerksbetriebs auf den Prüfstand. Fragen Sie Ihre Teams im Büro und auf der Baustelle, wo in puncto Erreichbarkeit und Kommunikation Optimierungsbedarf besteht. Überlegen Sie – gegebenenfalls unter Einbeziehung eines handwerksaffinen, KMU-erfahrenen IT-Beraters –, wie Sie die Anforderungen jedes Mitarbeiters mit zeitgemäßer Technologie am einfachsten und besten erreichen können. Hierbei helfen beispielsweise die permanente Erreichbarkeit unter EINER Rufnummer, die erweiterte Funktionalität der Sprachbox, variable Ansagen und Warteschleifen. Denken Sie auch darüber nach, ob und wie es Sinn ergibt, Videokonferenzlösungen wie Skype for Business zu integrieren oder die Telefonie an die Bürosoftware wie Office 365 anzubinden.
2. Investieren Sie in ein leistungsfähiges LAN/WLAN-Netzwerk und in einen schnellen, stabilen und ausfallsicheren Internetzugang – das bringt’s nicht nur für die Cloud-Telefonie
Ohne schnelles Internet und ohne Cloud wird es weder eine zeitgemäße VoIP-Telefonie noch den digitalisierten Handwerksbetrieb geben. So einfach ist das. Deshalb: Sprechen Sie mit Ihrem Internetanbieter und stellen Sie sicher, dass die gebuchten Leitungskapazitäten auch bei Bedarfsspitzen locker ausreichen. Hier gilt: Viel hilft viel. Ist an Ihrem Standort noch keine echte Breitband-Infrastruktur vorhanden? Dann sollten Sie sich gemeinsam mit anderen Unternehmen dafür einsetzen, dass Sie sobald wie möglich Anschluss an das schnelle Internet via Glasfaserleitungen etc. und damit auch an die digitale Gegenwart erhalten. Innerbetrieblich sollte eine leistungsfähige Netzwerkverkabelung und/oder eine durchgängig gute WLAN-Abdeckung bereitstehen. Zudem sollten an den Arbeitsplätzen im Büro und in der Werkstatt genügend (Ethernet-)Anschlüsse für neue Endgeräte vorhanden sein. Der Ansatz, Telefonie wie andere Dienste durchgängig über das Internet abzuwickeln, bringt auch Vereinfachungen mit sich: Die stationäre Telefonanlage kann ebenso entfallen wie Telefonleitungen und -anschlüsse. Ebenfalls wichtig: Sichern Sie den primären Breitband-Internetzugang über eine zweite ausreichend leistungsfähige Internetanbindung zum Beispiel über Mobilfunk zusätzlich ab.
3. Schauen Sie sich die Weboberfläche und die Telefonie-Apps der infrage kommenden VoIP-Lösung ganz genau an
Die webbasierte Benutzeroberfläche und die Telefonie-Anwendungen für Windows-Geräte und die Smartphones müssen selbsterklärend sein und in ihrer Funktionalität zu den betrieblichen Kommunikationsanforderungen (siehe Punkt 1) passen. Mitarbeiter können so bereits am Bildschirm auf einen Blick erkennen, wer anruft, oder eine Rufnummer per Mausklick wählen. Bereits auf Anwenderebene sollen die Mitarbeiter ihre Erreichbarkeit je nach aktuellem Bedarf anpassen. Idealerweise lässt sich die virtuelle Telefonanlage in der Cloud auch in Eigenregie und damit ohne externen IT-Techniker verwalten. Zumindest einfachere Aufgaben wie die Einrichtung weiterer Nebenstellen für neue Mitarbeiter sollten mühelos klappen. Gerade in der Einführungs-/Migrationsphase erkennen Sie geeignete VoIP-Anbieter an einem guten Schulungs- und Serviceangebot.
4. Wählen Sie den passenden Endgeräte-Mix
Das vorhandene analoge „Tischtelefon“ kann mit entsprechenden Adaptern auch an einer zeitgemäßen Cloud-Telefonanlage weiter betrieben werden. Wer die Möglichkeiten der Internet-Telefonie ausreizen möchte, kann je nach Vorlieben der Mitarbeiter, dem Einsatzort und den Kommunikationsanforderungen die passende internetfähige Hardware als Telefon bereitstellen. Sprechgarnitur (Headset) und Telefonprogramme für Windows-Geräte verwandeln Arbeitsplatz-PCs und Laptops mit Audio-Ein-/Ausgängen in ein „Softphone“. Vorteil: Wer im Büro über den gesamten Arbeitstag mit dem Hörer am Ohr vor dem Bildschirm verbringt, kann über Headset und Telefonie-Software seine Aufgaben bequemer und ermüdungsfreier erledigen. Und er hat während des Gesprächs beide Hände frei, sodass die benötigten Daten leichter eingetragen oder abgefragt werden können.
Spezielle (Vo)IP-Telefone von Marken wie Grandstream, Yealink und Snom tragen dem höheren Komfort und der leichter nutzbaren Funktionsvielfalt besser Rechnung als das vorhandene Equipment, das noch auf ISDN- bzw. analoge Technik ausgerichtet ist. Doch auch innerhalb der IP-Phones gibt es Unterschiede: Gefragt sind hier eine nahtlose Integration und ein reibungsloses Zusammenspiel mit der Cloud-Telefonanlage.
Und die Teams auf der Baustelle? Die können Sie standortunabhängig über Mobilfunk per Smartphone an Ihre Cloud-Telefonanlage anbinden und so über die gewohnte Bürorufnummer erreichbar machen. Damit das klappt, muss Ihr VoIP-Anbieter Apps für Android und iOS bereitstellen. Auch hier kommt es auf Stabilität, Funktionalität und Bedienfreundlichkeit an.
5. Machen Sie den Praxistest und klären Sie offene Fragen
Nachdem Sie eine Vorstellung davon entwickelt haben, wie Sie die Sprachkommunikation mit einer geeigneten Cloud-Telefonanlage in Ihrem Handwerksbetrieb modernisieren möchten, sollten Sie die bevorzugten Lösungen – unter Einbeziehung Ihrer Mitarbeiter und Ihrer IT-Berater – einem ersten, möglichst umfassenden Praxistest unterziehen.
Wer sich beispielsweise für die Cloud-Telefonanlage von NFON interessiert, kann Cloudya, die sich auch an den Anforderungen von Handwerksunternehmen orientiert, 30 Tage lang kostenlos testen.
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