5 Wege, um die mobile Kommunikation effizient zu gestalten

Im Bereich der Kommunikation bedeuten mobile Endgeräte eine wesentliche Hilfestellung, da sie die Effektivität interner Abläufe spürbar erhöhen. So werden viele Geschäftsaktivitäten heute über das Tablet oder Smartphone abgewickelt – auch im Handwerk. Wie kann nun eine mobile Kommunikations-Strategie im Arbeitsalltag bestmöglich umgesetzt werden? 

Anhand der folgenden Check-Liste können Verantwortliche evaluieren, wie weit maßgebliche Aspekte der Mobilkommunikation und der Digitalisierung in ihrem Betrieb bereits verankert sind:

Machen Sie Ihr Team kommunikationsready!

Sorgen Sie als Entscheider durch gezielte Aufklärungsarbeit beim Thema „moderne Kommunikationstechnologie als Informationsträger im Betrieb“ dafür, dass moderne Informations- und Kommunikationsmethoden in Produktion und Verwaltung Verwendung finden. Erstellen Sie diesbezügliche Regeln und Richtlinien und achten Sie darauf, dass diese von den Mitarbeitern täglich gelebt werden. 

Setzen Sie auf technischen Fortschritt

Steigen Sie auf neue Technologien wie LTE (Long Term Evolution) und den 5G-Mobilfunkstandard (bis zu 10 Gbit/sec.) um, damit Sie in allen Bereichen des Betriebes störungsfrei mobil kommunizieren und Multimedia-Inhalte blitzschnell übertragen können.

Nutzen Sie Videokonferenz-Tools 

Webmeeting-Lösungen wie Microsoft Teams oder Zoom sind Ideal für Handwerksbetriebe, die ihre betriebsinterne Kommunikation verbessern möchten. Derartige Multi-Channel-Lösungen unterstützen alle modernen Video- und Meeting-Features einschließlich Desktop- und Screen-Sharing. Die Steuerung erfolgt durch den Moderator oder durch Sitzungsteilnehmer per Dashboard. Mitarbeiter-Besprechungen können spontan vereinbart, Besprechungszimmer bereits Wochen vorher reserviert werden. Die Anwendungen sind für MS-Windows konzipiert, iOS und Android werden unterstützt. 

Personal-Information-Management Systeme (PIM) nutzen!

PIM-Lösungen dienen dem wechselseitigen E-Mail-Verkehr sowie der Verwaltung des Terminkalenders und des Adressbuches über ein Mobilgerät. Mit derartigen Anwendungen haben berechtigte Mitarbeiter per WAP-fähigem Smartphone oder Pocket-PC auch extern Zugang zu sämtlichen Datenbeständen des Firmen-Intranets (firmeninternes, webbasiertes Rechennetz), wodurch die Produktivität betrieblicher Prozesse wesentlich erhöht wird.

Sorgen Sie für Sicherheit in der mobilen Kommunikation!

Jedes Mobilgerät, mit dem auf Firmendaten zugegriffen werden kann, stellt grundsätzlich ein potenzielles Sicherheitsrisiko dar. Es ist daher ratsam, betrieblich genutzte mobile Endgeräte unter die Kontrolle einer zentralen Verwaltungs- und Kontrolleinheit zu stellen. Ein derartiges Mobile-Device-Management (MDM) erlaubt das Einspielen von Updates sowie die Vergabe von Berechtigungen für Endgeräte, während Freigabe- und Nutzungsrechte von Anwendungen über die Cloud geregelt werden. Geht ein Mobilgerät verloren oder wird es gestohlen, sind alle am Gerät befindlichen Daten über das MDM zentral löschbar. Mobile-Device-Management Lösungen repräsentieren daher eine wirksame Strategie gegen Verlust oder Missbrauch von Endgeräten.

Mobile Kommunikation im Handwerk

„Handwerk hat goldenen Boden“, dieser Spruch gilt heute nur mehr bedingt. Denn auch für die handwerkliche Zunft wird es in Zeiten erhöhten Kosten- und Konkurrenzdrucks zunehmend schwieriger, gegenüber der Konkurrenz nicht ins Hintertreffen zu geraten und am Markt wettbewerbsfähig zu bleiben. Mobile Kommunikationsmethoden bieten Handwerksbetrieben in dieser Situation die Chance, sich von Mitbewerbern abzuheben und fortlaufend Kunden sowie Conversions zu generieren. Beispielsweise sind Professionisten auf der Baustelle über Mobilgeräte jederzeit in der Lage, direkten Kontakt zu Bauleitung oder Auftraggeber zu halten. Bei auftretenden Schwierigkeiten kann in Sekundenschnelle aussagekräftiges Bildmaterial erstellt und dieses Entscheidungsträgern sofort übermittelt werden. 

Flexible Mobilkommunikation bedingt auch den betriebsweiten Einsatz von Cloud Computing. So ist gewährleistet, dass alle Mitarbeiter konfliktfrei auf den jeweils aktuellen Datenbestand zugreifen können. Für diesbezügliche Zwecke werden am Markt spezielle Clouddienste und Apps angeboten, welche sich auf Aufgabenstellungen in der Handwerksbranche spezialisiert haben. Auf diese Weise ist eine lückenlose digitale Dokumentation handwerklicher Arbeitsabläufe ohne großen Aufwand möglich. Nutzungsverträge mit Cloud-Dienstleistern sollten allerdings genau geprüft werden, so kann etwa ein – vermeintlich günstiger -ausländischer Serverstandort gravierende rechtliche bzw. sicherheitstechnische Nachteile mit sich bringen.

Ein Beispiel effektiver Mobilkommunikation im Handwerksbetrieb

Ein funktionierender Servicedienst stellt im Handwerk eine wesentliche Voraussetzung für absolute Kundenzufriedenheit dar. Umso komplexer gestalten sich die Anforderungen an die Ablauforganisation, um die Prozesskette „Beratung – Procurement – Montage – Service/Reparatur“ effizient und zugleich kundenorientiert organisieren zu können. Hierbei leistet mobile Kommunikation wichtige Unterstützung. So stattet etwa die inhabergeführte Karl Tepe GmbH. ihre Monteure seit geraumer Zeit mit mobilen Tablets und Service-Apps für den Kundendienst vor Ort aus. Bereits nach den ersten Bewährungsproben lautete das einstimmige Urteil: Höchste Transparenz des Information-Flow, vereinfachte Planung der Touren, effizienterer Service und hoch zufriedene Kunden, die das Unternehmen weiterempfehlen.

Fazit

Im Zuge der sich ausbreitenden Digitaliserung schreitet auch die Mobilkommunikation unaufhaltsam voran. Das ist auch gut so, denn moderne Kommunikations- und Informationstechnologien bilden die Basis für mehr Wertschöpfung und Produktivität im Betrieb. Sicherheitsaspekte dürfen dabei jedoch keinesfalls außer Acht gelassen werden, so schützt ein dynamisches Mobile-Device-Management wirksam vor dem unbefugten Gebrauch mobiler Endgeräte. Um vor allem in der Startup-Phase eines Unternehmens Kosten zu sparen, können mobile Kommunikationssysteme auch geleast werden. 

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