Sie wollen das eigene Geschäft besser – sprich produktiver – machen. Dabei kann selbst die kleinste Drehung an der richtigen „digitalen“ Stellschraube große Effekte erzielen. Wir haben für Sie eine Auswahl nützlicher Praxistipps, Empfehlungen und konkreter digitaler Tools zusammengestellt. Diese können Ihnen bei der Erreichung Ihrer Digitalisierungsziele behilflich sein.

Tipp 1 | Ihr Drei-Punkte-Plan für Internet-Kommunikation

„Ich bin dann mal weg“ – derart lapidare Botschaften hört kein Anrufer gerne. Vor allem dann nicht, wenn er gerade ein echtes Problem hat und dringend Unterstützung braucht. Handwerksbetriebe sollten sich der immer noch hohen Relevanz der Telefonie in der Kundenkommunikation bewusst sein. Im Idealfall erhält der Kunde über passende Ansagen erste Hilfe, indem ihm beispielsweise der nächste Schritt zur Problemlösung aufgezeigt wird. Ansonsten gilt: Seien Sie als Unternehmen für Kunden und als Unternehmer für Ihre Mitarbeiter ansprechbar, bleiben Sie erreichbar. Moderne Cloud-Telefonanlagen schaffen beste Voraussetzungen, diese Kommunikationsziele zu erreichen.

1. Beenden Sie das „Nummernchaos“

Unabhängig vom Standort (Baustelle, Büro, Werkstatt, Fahrzeug), dem verfügbaren Endgerät (Smartphone, Telefon, Laptop) ist jeder Mitarbeiter stets unter der gleichen Rufnummer erreichbar. Im Zeitalter der Internet-Telefonie sind solche Kommunikationserleichterungen für die Kunden, die Mitarbeiter und den Chef leicht umsetzbar und beispielsweise über die Web­oberflächen einer Cloud-Telefonanlage auch einfacher einzurichten als in der Vergangenheit.

2. Optimieren Sie das Anrufmanagement

Praxiserprobte, zeitgemäße Cloud-Telefonanlagen vereinen zwei Vorteile: Sie sind leichter einzurichten. Und das bei einer gleichzeitig höheren Funktionsvielfalt sowie einer besseren Anbindung an vorhandene Anwenderprogramme wie Office 365 oder auch ein CRM-System. Unter anderem steuern und verbessern Weiterleitungen, Rufnummernfilter, die Anzeige der gerade telefonisch verfügbaren Mitarbeiter, eine via Internet jederzeit verfügbare, zentrale Sprachbox, zeitgesteuerte Ansagetexte und Warteschleifen die Kommunikation. Diese Möglichkeiten sollten Sie und Ihre Mitarbeiter konsequent nutzen, sodass die entscheidenden Informationen ungebremst fließen, verzicht- oder verschiebbare Gespräche aber einen reibungslosen Arbeitsablauf im Büro und vor allem auf den Baustellen nicht stören. Cloud-Telefonanlagen wie NFON Cloudya erleichtern dabei eine punktgenaue Optimierung des Anrufmanagements.

3. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern bedienfreundliche UND leistungsfähige Telekommunikationstechnik bereit

Machen Sie sich und Ihren Mitarbeitern bewusst, wie wichtig kurze Antwortzeiten, die durchgängige Kontrolle über die telefonische Erreichbarkeit für den Kundenservice, für ein effizientes Teamwork und damit auch für den Erfolg eines Handwerksbetriebs sind. Die Bereitstellung geeigneter Kommunikationswerkzeuge hilft Ihnen, dieses Ziel zu erreichen. Dazu zählen die Miete einer via Internet konfigurierbaren, auch bei Veränderungen im Personalbestand leicht skalierbaren Cloud-Telefonanlage, wie beispielsweise der NFON Cloudya und die zugehörigen Endgeräte, die letztlich die Vorzüge der cloudbasierten Internet-Sprachkommunikation an die Arbeitsplätze bringen. Statt weiterhin die „alten“ Tischtelefone und Faxgeräte mit ihrer sperrigen Bedienung zu verwenden, empfiehlt sich, die Telefonie-Funktionalität verstärkt auch über Anwendungen für den Arbeitsplatz-PC (Softphone), das Smartphone oder den Webbrowser in die gewohnte, bereits vorhandene Hardware zu integrieren. Vorteil: Weitere Produktivitätssteigerungen versprechen dann die Verknüpfung der Telefonie-Lösung mit Videokonferenzsystemen wie Skype for Business, Office 365 oder sogar der Branchensoftware. Ein Telekommunikationspartner mit kompetentem, schnellem Rundum-Service und praxisorientierte Schulungen erhöhen gerade in der Einführungsphase die Akzeptanz der Belegschaft für eine neue, zeitgemäße (Telefonie-)Technik.

Tipp 2 | Lassen Sie Ihre Kunden selbst Termine reservieren

Nutzen Sie ein Online-Terminplanungs-Tool! Entweder auf Ihrer eigenen Website integriert, via Social-Media-Kanal oder über die Website eines entsprechenden Anbieters. Achten Sie darauf, dass Ihre Kunden den Auftrag schon bei der Online-Terminbuchung kurz beschreiben können. Sie bzw. Ihre Mitarbeiter müssen dann weniger nachtelefonieren und manuell notieren. So vermeiden Sie Missverständnisse und schaffen Kapazitäten für andere Aufgaben.

Manche Online-Terminplanungs-Tools können Sie auch mit einem möglicherweise von Ihnen eingesetzten Online-CRM-System (CRM= Kundenbeziehungsmanagement) verknüpfen. Dazu gehören unter anderem weclapp oder SugarCRM. Manchmal werden auch Schnittstellen zu Online-Projektmanagement-Plattformen beziehungsweise deren Apps bereitgestellt. Hier wären beispielsweise MeisterTask, Microsoft Project, Trello oder Wrike zu nennen. Die Kosten für ein Online-Terminplanungs-Tools können sich aus Basiskosten, Anzahl der freigeschalteten Nutzer, Menge der Terminbuchungen etc. zusammensetzen.

Termin-online-buchen bietet beispielsweise spezielle Funktionen für Handwerkerdienste wie Wartungen, Reparaturen, Beratungen etc. im Programm. Erinnerungen werden automatisch per SMS oder E-Mail verschickt. Die Online-Termine lassen sich ggf. mit einem persönlichen Kalender synchronisieren und auf dem Smartphone anzeigen. Auch Folgetermine können Sie anlegen. Termin-online-buchen ist laut Anbieter DSGVO-konform. Nach einer kostenlosen Testphase wird ein monatliches Entgelt abgerechnet.

Tipp 3 | So klappts mit der Reputation im Internet

Schöpfen Sie das Potenzial von Bewertungen im Internet durch Kunden bereits voll aus? Viele Ihrer Kollegen tun dies noch nicht! Das ist Ihre Chance, denn mit nur wenigen Bewertungen können Sie sich bereits von Wettbewerbern absetzen!

Gehen Sie so vor: Tragen Sie Ihren Betrieb in Bewertungs- und Branchenportalen ein. So werden Sie schnell von Ihren Kunden bzw. Interessenten gefunden und können auch bewertet werden. Sprechen Sie Ihre Kunden auch aktiv an und bitten sie um eine Bewertung. Tun Sie dies auf Ihrer eigenen Website, in sozialen Medien, in Mailings, Newsletter, Rechnungen, Lieferscheinen oder Briefen.

Beobachten Sie die erhaltenen Bewertungen, um über neue Kundenreaktionen informiert zu sein. Digitale Bewertungsalarme der Portale können Sie bei dieser Aufgabe unterstützen. Nehmen Sie das erhaltene Feedback ernst. Wertschätzen Sie Optimierungsvorschläge mit einer Antwort. Reagieren Sie auch auf negative Bewertungen – natürlich konstruktiv!

Bei einigen Bewertungsportalen bekommen Sie ab einer gewissen Anzahl von Bewertungen ein Bewertungssiegel. Setzen Sie dieses bei Ihren Werbemaßnahmen und in der Kundenkommunikation aktiv als neutralen Kompetenz- und Vertrauensbeweis ein.

Tipp 4 | Papierarmes Büro und digitale Ordnung mit ZUGFeRD

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland““ Der Standard ZUGFeRD integriert in einem PDF-Dokument Rechnungsdaten im XML-Format. Die Rechnungen werden zwar in einem gewöhnlich aussehenden PDF-Dokument verschickt, die Daten aber zusätzlich in einer unsichtbar eingebetteten, standardisierten Datenstruktur mit übertragen.

Die Vorteile des digitalen Rechnungsaustausches mithilfe des ZUGFeRD-Standards liegen auf der Hand: Die „umgewälzte“ Papiermenge sinkt, die Produktivität im Büro wird gesteigert, die Arbeitszeit sinnvoller genutzt. Darüber hinaus zieht digitale Ordnung ein. Und Sie können die Rechnungsdaten automatisch an Ihren Steuerberater übermitteln, sofern er mit der DATEV zusammenarbeitet.

Ob Ihre Buchhaltungs- oder Branchen-Software ZUGFeRD-kompatibel ist, erfragen Sie am besten bei Ihrem Software-Anbieter. Bitten Sie dann Ihre Lieferanten, Ihnen Rechnungen statt auf Papier mit der Post oder als klassisches PDF per E-Mail lieber im ZUGFeRD-Format zuzustellen.
Im ZUGFeRD-Format eingehende Rechnungen können Sie automatisch mit Ihrem digital vorliegenden zugehörigen Angebot oder Auftrag abgleichen. Anschließend kann die digitale Rechnung automatisch gebucht werden. ZUGFeRD unterstützt auch die Suche nach Belegen in Ihrer Branchenlösung durch die Eingabe von Stichwörtern.

Tipp 5 | Digitale Betriebsmittelverwaltung bringt Transparenz ins Magazin

Sie kennen den kostenintensiven „Schwund” von Gerätschaften und Materialien? Die klare digitale Zuordnung von Betriebsmitteln zu Mitarbeitern und Aufträgen dämmt diesen Effekt ein. Sie erleichtert auch die Einsatzplanung und die Einhaltung anstehender Wartungstermine von Maschinen und Elektrowerkzeugen. Zur Kennzeichnung bieten sich unter anderem RFID-Etiketten an.

Mit deren Hilfe erfassen Sie beispielsweise im Lager oder in der Werkzeugausgabe jeden Ausleih- und Rückgabevorgang, der eindeutig einem Mitarbeiter bzw. Auftrag zugeordnet wird. In cloudbasierten Systemen ist der Status an jedem Bildschirm zu jeder Zeit nachvollziehbar. Das schafft Transparenz und klare Zuständigkeiten im Betriebsmittelmanagement.

Gegenüber den optisch lesbaren und daher schmutzempfindlichen Barcode- oder QR-Code-Etiketten hat die Funktechnologie RFID (Radio Frequency Identification).entscheidende Vorteile: Je nach Anwendung und Frequenzbereich reicht ihr Empfangssbereich von wenigen Millimetern (Chipkarten) bis zu zehn Metern (Maut-Systeme).

Für die Betriebsmittelverwaltung und den Einsatz in der Werkzeugausgabe eignet sich die RFID-Variante mit 13,56 MHz (HF). Der RFID-Ableger NFC (Near Field Communication, Nahfeld-Kommunikation) verwendet dieselbe Frequenz und überbrückt damit maximal Distanzen bis zu zehn Zentimetern. Erhältlich sind die RFID-Marken als dünne bedruckbare Smarttags oder als Hardtags, die beispielsweise mit baustellentauglichen Kunststoffgehäusen geschützt sind.

Tipp 6 | Messenger Apps im Unternehmen sicher benutzen

Instant Messenger sind kleine Programme, die in ihren Funktionen dem allseits bekannten „WhatsApp“ ähneln. Damit kann eine Frage direkt, schnell und unkompliziert gestellt werden. Bei Bedarf können damit auch Dokumente und Bilder verschickt oder sogar ein Videochat geführt werden.

Achten Sie bei der Messenger-Nutzung auf Verschlüsselung, Datenschutz und Vertraulichkeit. Schließlich müssen Sie sich auch in der Kommunikation an die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) halten. In diesem Zusammenhang hier ein paar Tipps zur Verarbeitung und Weitergabe von Daten hinsichtlich der Messenger-Kommunikation:

  • Weisen Sie in Ihrer Datenschutzerklärung eindeutig darauf hin, wenn Sie beispielsweise die Business-Version von WhatsApp einsetzen.
  • Belehren Sie in dieser Erklärung über die von WhatsApp selbst getätigten Datenübertragungen, aber auch über die Verwendung der von Ihnen via WhatsApp-Kommunikation erlangten Daten und Informationen in Ihrem Unternehmen (Speicherung und Verarbeitung).
  • Nennen Sie die entsprechenden Rechtsgrundlagen und holen Sie sich die Zustimmung Ihrer Kommunikationspartner.
  • Hinterlegen Sie in Ihrem WhatsApp-Unternehmensprofil einen (anklickbaren) Link auf Ihre Datenschutzerklärung, in der Sie auf Ihre Datenschutzklausel(n) innerhalb von WhatsApp Business verweisen.
  • Gehen Sie auch dann so vor, wenn Sie einen anderen, nach Anbieterangaben DSGVO-konformen und Business-geeigneten Messenger einsetzen.