Angebote für den Papierkorb? Wie Handwerker dem Bürokratie-Monster den Kampf ansagen.

Wie Handwerker dem Bürokratie-Monster den Kampf ansagen

Handwerker haben mit erheblichen bürokratischen Anforderungen zu kämpfen. Dass das die ohnehin schon knappen Ressourcen einmal mehr beansprucht, liegt auf der Hand. Was zunächst wie ein gordischer Knoten wirkt, kann sich nun in Wohlgefallen auflösen – zumindest teilweise. Denn deutschlandweit werben Handwerkerportale, die Wohnungsunternehmen bereits intensiv nutzen, mit attraktiven Beauftragungsszenarien. Zumindest die Bürokratie von Angebot bis Rechnungslegung entfällt mit ihrer Hilfe. Die Entlastung wird auch spürbar, wenn die Abgabe von letztendlich nicht beauftragten Vergleichsangeboten entfällt.

Der Fluch mit den Vergleichsangeboten

Wohnungsunternehmen sind in der Regel verpflichtet, mehrere Vergleichsangebote von verschiedenen Handwerkern einzuholen. Der Aufwand ist auf allen Seiten groß – von der Begehung, dem Aufmaß über die Klärung von Details bis hin zur Nachfrage bei Lieferanten und Subunternehmern. Am Schluss kann nur eine Offerte das Rennen für sich entscheiden. Alle anderen Angebote wandern direkt in den Papierkorb. Schade um die Arbeitszeit für ihre Erstellung – die natürlich weitaus sinnvoller hätte eingesetzt werden können. Wissen kann ein Handwerker dies naturgemäß erst hinterher. Folglich wird er sich auch beim nächsten Mal die Mühe mit der Angebotserstellung machen – vorausgesetzt der potenzielle Arbeitsauftrag ist entsprechend attraktiv. Ob Handwerker dafür überhaupt Zeit finden, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Denn in der Regel sind sie mit ihrem Tagesgeschäft voll ausgelastet. Und nebenbei stapeln sich diverse weitere bürokratische Aufgaben, die etwa Kenntnisnahmen von Richtlinien, Anträge oder handschriftliche Protokolle, die mühsam abgetippt werden müssen.

Das Monster zähmen

Der Aufwand für „den Papierkram“ ist also immens – das beweist auch eine aktuelle Umfrage der Handwerkskammer Münster: Demnach benötigt mehr als die Hälfte der befragten Handwerksunternehmen über 100 Stunden jährlich, um die notwendigen bürokratischen Aufgaben zu erledigen. Auch das Institut für Mittelstandsforschung in Bonn (IfM) stützt diese Ergebnisse. Die Fachexperten fanden heraus, dass Handwerker im Vergleich zu anderen Branchen durch bürokratische Anforderungen vergleichsweise stark belastet sind. Um die Arbeitszeit jenseits des Tagesgeschäfts zu reduzieren, haben Handwerker nicht viele Möglichkeiten. Datenschutzrechtliche Dokumente liegen zu lassen oder wichtige Informationen zu ignorieren, sind keine Option. Allerdings haben sie gute Chancen, den gesamten Beauftragungsprozess bis hin zur Rechnungslegung zu verschlanken. Intelligente Plattformen (z. B. Doozer), mit denen Verwaltungen oder große Wohnungsunternehmen längst erfolgreich arbeiten, machen die Abgabe von Vergleichsangeboten vollkommen überflüssig. Auch das aufwändige Protokollieren, Abtippen von Mitschriften oder das Erstellen von Rechnungen entfällt. Nutzen Handwerker diesen Optionen, gewinnen sie gleich auf mehreren Ebenen. Zum einen reduzieren sie ihre Bürokratie-Last. Zum anderen können sie die eingesparte Zeit nutzen, um ihre Aufträge abzuarbeiten –  damit verdienen sie am Ende mehr Geld.

Fazit

Handwerker verlieren durch die Bürokratie an wertvoller Nettoarbeitszeit. Mit Hilfe intelligenter Plattformen, die Handwerker und Auftraggeber verbinden, können sie sich wieder ihrem Tagesgeschäft widmen – und können mehr Leistungen in Rechnung stellen. Mit nur einer Stunde weniger Aufwand für die Erstellung eines Angebots pro Woche, kämen pro Jahr – bei einem Stundensatz von 40 € netto – 2.800 € zusammen. Hinzu käme die gesparte Zeit für Rechnungen und Baudokumentationen, die das Handwerksunternehmen nun in die Abarbeitung abrechenbarer Aufträge stecken könnte. Alles zusammengerechnet wäre wahrscheinlich für jedes Handwerksunternehmen im Schnitt ein Potenzial von etwa 7.000-10.000 Euro pro Jahr möglich.

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Autor: Carsten Petzold, Geschäftsführer, DOOZER Real Estate Systems GmbH