Seinen Mitarbeitern gezielt Vertrauen schenken und Verantwortung übertragen gehört auch im Arbeitsalltag eines Handwerksbetriebs zu den elementaren Führungsaufgaben. Firmeninhaber, die aus Überzeugung von ihren Mitarbeitern sagen können: „Die machen das schon“, haben nicht nur ein exzellentes Team. Sie haben auch in ihrer Funktion als Chef eine Menge richtig gemacht.
Die neu gewonnenen Freiräume können dann auf sinnvolle Weise anderweitig genutzt werden. Zum Beispiel, um die Zukunftsstrategie des eigenen Unternehmens, die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle und dabei immer auch die Digitalisierung weiter voranzutreiben.
Richtig delegieren lohnt sich also allemal. Nachfolgend fünf grundlegende Tipps, wie man auch anspruchsvollere Aufgaben und Zuständigkeiten künftig mit Erfolg auf mehrere Schultern verteilt.
Tipp 1: Aufgaben selektieren
Bei der Auswahl, wer künftig was machen soll, spielen verschiedene Aspekte eine Rolle. Bei strategischen Entscheidungen, die den gesamten Betrieb betreffen, wie hohe Investitionen und deren Finanzierung, neue Geschäftsfelder usw., sollte der Chef immer den Hut aufbehalten.
Aus seiner Perspektive bringt es Führungskräften am meisten, Dinge aus der Hand zu geben, die vergleichsweise viel Zeit kosten und die Mitarbeiter genauso gut erledigen können.
Tipp 2: Geeignete Mitarbeiter finden
Die Aufgabe muss zur Person passen und diese durchaus (heraus-)fordern, aber eben nicht überfordern. Dabei kann es auch sinnvoll sein, komplexe Projekte in Teilaufgaben zu unterteilen und diese dann teils selbst zu übernehmen und teils geeigneten Teammitgliedern anzuvertrauen.
Wichtige Kriterien für ein erfolgversprechendes „Match“ sind neben der fachlichen Qualifikation, die über entsprechende Maßnahmen – idealerweise bereits im Vorfeld – erworben werden können, auch die persönlichen Interessen der Mitarbeiter. Davon absehen sollte man engagierten Fachkräften ständig (zu) einfache Tätigkeiten nicht übertragen. Das blockiert deren wertvolles Know-how, wirkt unter Umständen sogar demotivierend und ist damit für beide Seiten eher kontraproduktiv.
Tipp 3: Klare, offene Kommunikation und bei Fragen da sein
Zwischen Tür und Angel auf Zuruf mal schnell akute Aufgaben delegieren gehört im Handwerk zur Tagesordnung. Das geht in Situationen, in denen Improvisationstalent gefragt ist, nicht anders. Wer aber über Delegieren seine Unternehmenskultur grundlegend erneuern möchte, sollte seine Mitarbeiter rechtzeitig informieren (bevor es auf der Baustelle „brennt“) und darauf vorbereiten, dass sie künftig mehr Eigeninitiative zeigen und mehr Verantwortung übernehmen.
Wer richtig delegiert, setzt Leitplanken, in denen den künftigen „Verantwortungsträgern“ auch genügend Freiraum für eigene Entscheidungen bleibt. Dennoch müssen die Mitarbeiter im Vorfeld wissen, was auf sie zukommt, welche Fertigstellungstermine geplant sind, was erwartet wird und auch wie sie die neuen, auch managementtypischen Aufgaben angehen können. Dazu gehört auch, für die neuen Aufgaben genügend Arbeitszeit einzuplanen, die Mitarbeiter mit den notwendigen Kompetenzen auszustatten und im gesamten Team klar zu kommunizieren, wer für was zuständig ist.
Treten grundsätzliche Probleme oder Fragen auf, muss der Chef bzw. müssen diejenigen, die Verantwortung abgegeben haben, ansprechbar bleiben und (idealerweise im Hintergrund) als „Coach“ mit Rat und Tat zur Seite stehen. Dafür eignen sich beispielsweise die in geeigneten Collaboration Tools direkt eingebetteten Kommunikationskanäle. Auf keinen Fall sollte der Chef bei kleineren Schwierigkeiten vorschnell das Ruder wieder an sich reißen.
Tipp 4: Loslassen lernen
Viele Selbstständige, die vielleicht sogar mal klein angefangen haben und daher gewohnt sind, alles selbst in die Hand zu nehmen und sich auch für alles zuständig fühlen, werden sich anfangs schwertun, Verantwortung im größeren Stil abzugeben. Doch dazu gibt es keine Alternative, erst recht nicht, wenn der eigene Handwerksbetrieb erfolgreich läuft und immer mehr Kunden von mehr Mitarbeitern betreut werden müssen. Generell gilt hier für Führungskräfte: Im Detail sind Vertrauen und Freiräume besser als Klein-Klein-Kontrollen.
Stets den Überblick zu behalten – und das eben ohne den Mitarbeitern ständig auf den Füßen zu stehen – ist in Handwerksbetrieben mit einer zeitgemäßen Arbeitsorganisation ohnehin das kleinste Problem. Für solche Anforderungen empfiehlt sich der umfassende Einsatz einer cloudbasierten Aufgaben(Task)-Management-Anwendung. Beispielsweise zeigt Meistertask via Internet am PC-Bildschirm, aber auch unterwegs im Smartphone oder Tablet, wie es um den Arbeitsfortschritt der Projekte aktuell steht. Und das jederzeit auf einen Blick und ohne permanentes Nachfragen. Für die Verteilung der Aufgaben und Projekte, zum Delegieren und für ein im Handwerk ohnehin unverzichtbares, effizientes Teamwork ist eine übersichtliche, digitale Visualisierung aller anstehenden Arbeiten mithilfe solcher Task-Management-Tools ohnehin bestens geeignet.
Tipp 5: Feedback geben
Was war gut? Wo hat es gehakt? Spätestens wenn eine Baustelle abgeschlossen ist, sollten sich der Chef und der verantwortliche Mitarbeiter zusammensetzen und sich über den Projektverlauf austauschen. Gerade bei Problemen und Fehlern empfiehlt es sich, eine offene Ursachenforschung zu betreiben und entsprechende Optimierungen vorzunehmen. Denn die sorgen dann dafür, dass es beim nächsten Mal noch runder läuft. War ohnehin alles okay? Dann sollte man als Führungskraft die Leistungen und die hohe Eigeninitiative entsprechend wertschätzen und einfach auch mal Danke sagen.
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