Die zunehmende Projektkultur und Mobilität von Mitarbeitern macht das gemeinsame Arbeiten, oft auf einer Dokumentenbasis, notwendig. Wichtig für effiziente Collaboration: eine leicht zu erfassende Organisation, ein mobiler Zugang via Internet und eine einfach nachvollziehbare Versionierung. Wie aber ermöglicht die cloudbasierte digitale Zusammenarbeit intern und extern genau mehr Effizienz in und zwischen Teams oder im Kontakt mit Kunden und anderen Geschäftspartnern? Welche Tools stehen zur Verfügung und wie können sie auf einer gemeinsamen Plattform integriert werden? Wir geben die Antworten.

Bevor Sie Collaboration-Tools in Ihrem Unternehmen einführen, sollten Sie erst einmal die Perspektive ändern und das Ganze nicht durch die IT-Brille betrachten. Denn die Arbeitsstrukturen in Unternehmen sind sehr unterschiedlich. Deshalb gibt es kein Patentrezept bei der Einführung von cloudbasierten Collaboration-Lösungen. Nehmen Sie stattdessen die Unternehmensstrategie, besondere unternehmenseigene Anforderungen oder auch zukünftige Ziele als Basis. Im nächsten Schritt erfassen Sie alle relevanten Collaboration-Prozesse. Dann überlegen Sie sich, wie diese mithilfe der IT digital abgebildet werden können.

Wie Collaboration-Tools Ordnung schaffen

Ziel einer einheitlichen Collaboration-Lösung sollte sein, dass alle nötigen Tools und Kanäle in einer integrierten UCC-Plattform (Unified Communication & Collaboration) verfügbar sind, beziehungsweise dort zusammenlaufen. Dafür ist es auch wichtig, bestehende Kanäle zu ergänzen, denn in vielen mittelständischen Unternehmen beschränkt sich die Kommunikation auf E-Mail, Telefon und Meetings. Allerdings: Mehr Kontaktmöglichkeiten verbessern die Erreichbarkeit und bieten mehr Chancen zum Austausch.

Weitere Kanäle für effiziente Collaboration sind zum Beispiel:

Instant Messaging (IM): Instant Messanger sind einfach zu bedienen. Es handelt sich dabei um kleine Programme, die zum Beispiel „WhatsApp“ ähneln. Anstatt förmlicher E-Mail kann eine Frage schnell und ohne Umschweife gestellt werden. Die Antwort folgt in Echtzeit. IM eignet sich für kurze Nachfragen, aber nicht für umfassende Konversationen. Auch wird die verbale Ebene dabei völlig ausgeschlossen und Inhalte können meist nur textbasiert übermittelt werden.

Telefonkonferenzen: Mittlerweile lassen sich Telkos einfach per Mausklick aus einer entsprechenden Anwendung heraus initiieren. Es müssen keine Nummern mehr eingegeben werden. Weitere Teilnehmer werden, auch während des Gesprächs, einfach per Drag-and-Drop hinzugefügt. Mehr Personen erhalten so gleichzeitig Informationen aus erster Hand.

Videokonferenzen: Diese Kommunikationsform kommt dem Face-to-Face-Gespräch am nächsten. In Echtzeit können Mitarbeiter auch über verteilte Standorte Gespräche mit Blickkontakt führen.

Webinare: Webinare eignen sich für moderierte Präsentationen an mehrere Personen gleichzeitig.
Anwesenheitsmeldungen: Sie zeigen, welcher Kollege aktuell verfügbar oder beschäftigt ist. Gleichzeitig erfährt man, wann der gewünschte Gesprächspartner wieder erreichbar ist oder kann aus der Liste einen verfügbaren Kollegen kontaktieren.

In einer UCC-Lösung werden alle Nachrichten in einem „Dashboard“ gebündelt, angezeigt und bearbeitet – ganz gleich, ob es sich um Sprachnachrichten, IM-Mitteilungen, Telefonate, Faxe, Videoanrufe oder E-Mails handelt.

Geräteübergreifendes Nutzererlebnis

Ein weiterer Vorteil der UCC-Lösung: Die unterschiedlichen Kommunikationskanäle lassen sich in die Geschäftsanwendungen des Unternehmens (zum Beispiel SAP) integrieren. Zudem sorgen einheitliche Oberflächen der Applikationen für ein gemeinsames Kommunikationserlebnis – ganz gleich, ob die User PC, Laptop oder Smartphone nutzen. Fast alle Kommunikationskanäle lassen sich auch auf mobilen Endgeräten nutzen. So können Nutzer an einem Chat oder einem Videoanruf auch mit dem Smartphone teilnehmen.

Virtuell in einem Raum mit den Kollegen arbeiten

Einen virtuellen Projektraum im Internet kann man sich wie einen wirklichen Raum vorstellen, in dem sich Projektteilnehmer zum Austausch treffen. Der Zugang wird je nach Projektteilnahme oder Zuständigkeit geregelt. So können Dateien gemeinsam bearbeitet werden, was zeitaufwändige Freigaben erspart. Eine Versionierung zeigt an, wer zuletzt am Inhalt gearbeitet hat und was verändert wurde.

Mit diesen Cloud-Technologien kann zum Beispiel eine Präsentation einem Projektteam an unterschiedlichen Standorten gleichzeitig gezeigt werden. Oder aber auch ein Computer aus der Ferne gewartet werden, was den Support vor Ort spart. Inhalte aller Art werden im System zentral hinterlegt, sei es in Datenbanken oder in Dateiform. Metadaten wie Schlagwörter oder die Erstellerbezeichnung vereinfachen die Archivierung und die Recherche. Für ein funktionierendes Wissensmanagement ist vor allem eine transparente Vorgehensweise ausschlaggebend. Virtuelle Projekträume lassen sich mit einem Groupware-Dienst aus der Cloud einrichten.

Warum gerade Collaboration in der Cloud Ihr Wissen schützt

Collaboration aus der Cloud löst aber auch noch eine weitere Herausforderung, die herkömmlichen IT-Infrastrukturen große Probleme bereitet: die Sicherheit. Denn die Anzahl und die Qualität der Cyber-Angriffe nehmen ständig zu. Insbesondere Unternehmen ohne eigene Sicherheitsspezialisten sind den immer raffinierteren Hackern kaum gewachsen. Die Sicherheit von Collaboration-Tools ist aber das Kerngeschäft von Cloudanbietern.

Datenschutz und Datensicherheit spielen im Zusammenhang mit Collaboration nicht nur bei rein technischen Maßnahmen eine Rolle. Genauso wichtig ist das Sicherheitsbewusstsein der Mitarbeiter und Partner, die jederzeit mobilen Zugriff auf die Anwendungen erhalten sollen. Aufgabenbezogene Rechtevergaben für den Zugang zum Collaboration-System, und sichere Passwörter sollten selbstverständlich sein. Notfallmaßnahmen wie der Fernzugriff auf mobile Endgeräte, um diese im Fall von Verlust oder Diebstahl für Außenstehende unbrauchbar zu machen, gehören in digitalen Zeiten zum Handwerkszeug und sollten von jedem Benutzer beherrscht werden.

Fazit

Ganz klar: Der Zugriff auf eine gemeinsame digitale Zentrale für Kommunikation, Information, Wissensmanagement und Zusammenarbeit erspart Zeit und Kosten. Gleichzeitig werden Informationen, Meinungen und Erfahrungen häufiger ausgetauscht, was die Wissensqualität im Unternehmen erhöht. Größter Vorteil: Benutzer können die am Desktop begonnenen Prozesse unterwegs auf dem Smartphone, dem Tablet oder Notebook mit den gewohnten Werkzeugen einfach weiterführen. Auf Dauer entsteht so eine neue, flexible Büroarchitektur und Arbeitskultur.