Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind die Markenzeichen eines erfolgreichen Handwerksbetriebs. Und nicht nur das. Die beiden beschriebenen Eigenschaften werden jedoch auch den virtuellen, webbasierten Telefonanlagen nachgesagt. Wie gut die Telefonie über das Internet tatsächlich zu den individuellen Anforderungen Ihres Handwerksbetriebs passt, klären unsere Antworten auf drei elementare Fragen zur Cloud-Telefonanlage.

Wann lohnt sich eine virtuelle Telefonanlage für Handwerksbetriebe?

Cloud-Telefonanlagen sind auf Anwender- und Administratorseite schneller und leichter anpassbar. Sie sind auf einfache Weise erweiterbar und bieten zusätzliche Funktionen zur Optimierung der Erreichbarkeit und des telefonischen Austauschs.

Allgemein lässt sich festhalten: Je häufiger Ihre Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten arbeiten, je intensiver Ihre Mitarbeiter im Büro und im Service mit Kunden telefonieren, desto stärker kommen die Vorzüge der Cloud-Telefonie zum Tragen. Das gilt auch, wenn Sie zudem Ihre Home-Office-Mitarbeiter in Bezug auf die Telefonie nahtlos integrieren möchten oder Sie auch als Chef im Auto, zu Hause oder auch beim Kunden in wichtigen Situationen immer über Ihre Büro-Rufnummer telefonieren möchten. Darüber hinaus können auch Kostenersparnisse für einen Umstieg sprechen. Die Kosten für die Anschaffung, Anpassung und Vor-Ort-Wartung einer On-Premises-Anlage entfallen bei der Cloud-Telefonie ebenso wie separate Telefonleitungen und die Bindung an klassische „Telefonapparate“ oder gar Fax-Geräte.

Worauf muss ich bei der Migration meiner Telefonanlage in die Cloud achten, damit der Umstieg reibungslos klappt?

Wie bei anderen Digitalisierungsprojekten kommt es auf eine gut durchdachte Planung an. Analysieren Sie aktuelle Schwachstellen in Ihrer internen und externen Kommunikation, legen Sie fest, was Ihre Mitarbeiter für eine effiziente Kommunikation benötigen und wie Ihr Betrieb in allen Szenarien am Telefon bestmöglichen Service bieten kann. Informieren Sie sich über die Möglichkeiten der verfügbaren, auch auf Handwerksbetriebe zugeschnittenen Internet-Telefonanlagen wie NFON Cloudya und prüfen Sie, welche Cloud-Anlage am besten zu Ihrem Bedarfsprofil passt.

Haben Sie eine geeignete Lösung gefunden, leiten Sie die erforderlichen Anpassungen an Ihrem Internetzugang und Ihrer Netzwerk-Infrastruktur in die Wege. Statten Sie Ihre Mitarbeiter bzw. deren Arbeitsplätze mit der erforderlichen Hard- und Software aus. Über eine idealerweise selbsterklärende Weboberfläche erfolgt dann – mit Unterstützung des neuen Telefonie-Anbieters oder Ihrer IT-Experten – die Einrichtung der Cloud-Telefonanlage (mit vorübergehend gültigen Rufnummern) und der Endgeräte. Sparen Sie hier nicht an den Schulungen Ihrer Mitarbeiter, bevor Sie den Testlauf im Betriebsalltag starten. 

Wichtig: In der Übergangsphase empfiehlt es sich, das alte und neue Telefonsystem parallel zu betreiben. Dazu werden einfach die gültigen Rufnummern an die internen, vorübergehend gültigen Rufnummern weitergeleitet. So ist gewährleistet, dass Ihre Gesprächspartner in Bezug auf die Rufnummern keine Änderungen bemerken werden, während im Hintergrund aber bereits die neue Cloud-Telefonie Verwendung findet. Erst nachdem alle Tests zweifelsfrei erfolgreich abgeschlossen sind, veranlassen Sie den letzten Migrationsschritt: die Übernahme der bekannten Rufnummern in die Cloud-Telefonanlage Ihres neuen Anbieters (Rufnummernportierung). Danach führt kein Weg mehr zurück (Point of no Return). Das zuvor verwendete Telefonie-System kann abgeschaltet und abgebaut werden.

Woran erkenne ich einen geeigneten Cloud-Telefonie-Anbieter?

Zunächst einmal an einem guten Produkt. Hier wiederum spielen die Faktoren Funktionalität, Zuverlässigkeit/Sicherheit und vor allem auch die Bedienfreundlichkeit der Weboberfläche bzw. der Anwendungen für PCs, Laptops und Smartphones eine entscheidende Rolle. Das ist deshalb erfolgsrelevant, weil jeder Mitarbeiter sein IP-Telefon nicht nur „wie im Schlaf“ bedienen können sollte, sondern auch schnell an die aktuellen Kommunikationsanforderungen anpassen können muss. Ist dies der Fall, verbessert die Cloud-Telefonanlage den betriebsinternen Austausch ebenso wie den Dialog mit dem Kunden.

Da Cloud-Telefonanlagen auf Servern im Internet installiert sind, sollten Sie auf eine hohe Ausfallsicherheit achten. Klären Sie, ob Ihre virtuelle Telefonanlage in sicheren, zertifizierten Rechenzentren an verschiedenen Orten mehrfach vorgehalten wird (Georedundanz) und wie es Ihr Anbieter mit einer verschlüsselten Übertragung und Datenspeicherung hält.

Last, but not least sollte Ihr künftiger Telefonie-Anbieter, wie zum Beispiel NFON aus München, in jeder Hinsicht die Wünsche und Anforderungen Ihres Handwerksbetriebs verstehen und erfüllen können. Dazu zählen definitiv auch ein funktionierender, kompetenter Service und zielführende Schulungsangebote.

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