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Grüne Welle in der Unternehmenskommunikation dank Business-Messenger

01/05/2021
Business Apps, Technologie

Susanne Fischer

Geschäftsführerin der G+F Verlags- und Beratungs- GmbH

Wer heute eine kurze Mitteilung machen möchte, nutzt immer seltener das Telefon oder E-Mail, sondern einen Messenger. Im privaten Bereich sind WhatsApp und Co. mittlerweile Standard. Auch geschäftlich sind zunehmend Messenger im Einsatz. Kein Wunder, denn mit speziellen Business-Versionen laufen Abstimmungsprozesse wesentlich reibungsloser und transparenter. Einfach in der Handhabung bringen Business-Messenger auch im Handwerk eindeutige Vorteile – und das bei geringen Kosten.

Reicht für Unternehmen nicht ein ganz normaler Messenger?

Ganz klares Nein. Business-Messenger sind zwar ähnlich aufgebaut wie Messenger für den privaten Gebrauch, sie unterscheiden sich jedoch durch weiterführende wichtige Funktionen, die vor allem die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern, mit Handwerkern auf der Baustelle bzw. mit internen und externen Mitarbeiter*innen vereinfacht und transparenter gestaltet. Die meisten der bekannten Instant Messenger, wie zum Beispiel WhatsApp, Threema u. a., bieten eine solche Business-Variante an, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen abgestimmt ist. Einige Anbieter sind rein auf das Messaging ausgelegt (z. B. Memoio), andere sind Bestandteil umfassender Projektmanagement- oder Kollaborationstools (z. B. Microsoft Teams).

Warum muss es ein Business-Messenger sein?

Private Messenger taugen für das „daily business“ eines Handwerksbetriebes kaum. Sie alle kennen das: In einem privaten Gruppenchat zum Beispiel verliert man schnell den Überblick. Jeder schreibt seine Meinung zu einem Thema – oft sogar zu mehreren Themen! – in den Chat, und hinterher ist man selten schlauer als zuvor, weil man nicht mehr weiß, welche Nachrichten eigentlich zusammengehören. Da bleibt meist nur langwieriges Durchsuchen der Chat-Historie. Das kann sich ein Betrieb schon rein zeitlich gar nicht erlauben. Business-Messenger funktionieren strukturiert und transparent. Nachrichten lassen sich unkompliziert einzelnen Projekten zuordnen.

Ein Nachteil von privaten Messengern im Unternehmensumfeld ist auch, dass wichtige Informationen leicht untergehen können oder nicht mehr auffindbar sind. Im Arbeitsalltag auf der Baustelle zum Beispiel sind viele Personen an einem Projekt beteiligt. Taucht ein Problem oder eine Rückfrage auf, braucht man schnell Klarheit, um sofort reagieren zu können. Da bringt es nichts, wenn man sich erst noch durch einen Chat durchwühlen muss.

Auch Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten können in einem Business-Messenger klar strukturiert und jederzeit abgerufen werden. Ein wichtiges Thema, wenn es um Gewährleistungsansprüche, Fristen etc. geht. In einem Business-Messenger ist es möglich, Aufgaben zu vergeben, die den entsprechenden Mitarbeitern bzw. Projekten übersichtlich zugeordnet sind.

Ein vom Privaten abgekoppelter Business-Messenger ist nicht zuletzt auch deshalb sinnvoll, weil man nicht durch private Chats abgelenkt wird und gar nicht erst in Versuchung kommt, auf einen privaten Chat während der Arbeit einzusteigen.

Das Unternehmensprofil – Ihre digitale Visitenkarte

Ein entscheidender Vorteil eines Business-Messengers ist das Anlegen eines Unternehmensprofils. Mit einem Klick kann Ihr Kunde oder Geschäftspartner Ihre Kontaktdaten, Öffnungszeiten und Ihr Firmenlogo sehen. Das Profil ist eine digitale Visitenkarte, der Türöffner für eine unkomplizierte Kommunikation.

Produkte & Dienstleistungen präsentieren

Die meisten Business-Messenger bieten die Möglichkeit zum Präsentieren von Produkten, Produktkatalogen und Dienstleistungen. Ideal für Kunden, um sich auf kurzem Weg einen Überblick zu verschaffen und direkte Anfragen über den Messenger zu stellen.

In Sekundenschnelle auf Kundenanfragen reagieren

Kundenanfragen am Telefon sind von Öffnungszeiten, Mitarbeitern etc. abhängig. Ähnlich ist es bei E-Mails. Wer schnell eine Antwort braucht, kommt mit einem Messenger viel schneller zu einer Lösung. Denn die Art und Weise, in einem Messenger zu antworten, ist kurz und knapp gehalten, ohne dass dies unhöflich wirkt. Was zählt, ist der schnelle und umgehende Service. Es können Bilder, Skizzen und Videos verschickt werden, die zu einer schnellen Erledigung des Anliegens beitragen. Oft auch außerhalb der Geschäftszeiten.

Die Kommunikation auf der Baustelle optimieren

Handwerker sind auf den ständigen Kontakt zum Büro, teilweise auch zu Kunden und Lieferanten, auf jeden Fall aber zu Mitarbeiter*innen angewiesen. Gerade bei Rückfragen, Zwischenfällen, Baubehinderungen oder in Personalfragen ist der Business-Messenger ein Segen, denn mit ihm können relevante Personen „zusammengetrommelt“ werden und sich kurzfristig austauschen, beraten und entscheiden. Der Business-Messenger ermöglicht Unterhaltungen zu einem ganz bestimmten Thema. Das bedeutet: Nur diejenigen Personen, die an einem bestimmten Projekt beteiligt sind, treffen sich im Chat. Da viele Aktionen auf einer Baustelle eine Bildgebung bzw. Visualisierung erfordern, können diese Dokumente darüber hinaus in die Kommunikation des Business-Messengers mit einfließen.
Da die Chats sauber strukturiert archiviert werden, ist ein Zugriff jederzeit möglich.
Auch die Anbindung an den Fachgroßhandel wird bereits angeboten (z. B. von Memoio). Hier kann man direkt von der Baustelle Produkte, Datenblätter und Verfügbarkeiten anfragen.

Die betriebsinterne Kommunikation verbessern

Nicht nur auf der Baustelle, sondern auch im Innendienst ist ein Business-Messenger ein leistungsstarkes Tool. Daten, Bilder, Skizzen, Arbeitszeiten etc. können dort erfasst, übertragen, aktualisiert und eingesehen werden. Damit liegen zuverlässige Daten für die Rechnungs-, Angebots- und Auftragserstellung vor. Diese können auch in die Lohnbuchhaltung oder in die Lagerhaltung einfließen.

Auch die Kollegen untereinander sind so optimal vernetzt und in der Lage, sich projekt- bzw. themenbezogen gut nachvollziehbar auszutauschen und effizient zusammenzuarbeiten.

Die Kosten sind überschaubar

Je nach Funktionsumfang sind die Kosten für einen Business-Messenger moderat. Manche Business-Versionen sind speziell für kleinere Betriebe konzipiert und daher kostenlos (z. B. WhatsApp Business). Anwendungen für größere Unternehmen (z. B. WhatsApp API, Memoio) sind dagegen kostenpflichtig. Der Preis setzt sich aus einmaligen Einrichtungskosten, monatlichen Gebühren und den Gebühren pro Nachricht zusammen und ist abhängig vom Funktionsumfang. Kostenlose Demo-Versionen bieten fast alle an.

Die Handhabung ist einfach

Messenger sind in der Regel alle einfach in der Bedienung. Da die meisten Mitarbeiter*innen bereits Messenger im Privaten nutzen, ist die Einarbeitung leicht und vielfach selbsterklärend.

Die Zufriedenheitsmarker Ihrer Mitarbeiter*innen steigen

Business-Messenger werden auch im Handwerk immer beliebter. Mitarbeiter*innen, Handwerker und Chefs haben die Vereinfachung durch die Tools erkannt. Es kommt zu weniger Missverständnissen, Ungereimtheiten und Stress auf der Baustelle und im Betrieb. In der gesamten Kommunikation, über die ein Handwerksbetrieb verfügt, können Probleme vermieden und Arbeitsprozesse gestrafft werden.

Datenschutz

Ein Wort zum Datenschutz. Da in den Chats kontinuierlich personenbezogene Daten hin- und hergeschickt werden, sollte man das Thema Datenschutz immer im Blick haben. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass sich die Serverstandorte der Anbieter in der EU oder in einem anderen Staat (Norwegen, Island, Liechtenstein) des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) befinden. In vielen anderen Ländern gelten unterschiedliche Datenschutzverordnungen.

Falls sich der Messenger durch Werbung finanziert, ist hier Vorsicht geboten, da die versendeten persönlichen Daten oftmals weiterverwendet werden. Achten Sie auch darauf, wie die Daten auf dem Weg zum Empfänger verschlüsselt sind? Empfohlen wird immer eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Fazit: Mit einem Business-Messenger laufen die Prozesse rund

Messenger gehören heute einfach dazu. Für Handwerksunternehmen gilt: Mit privaten Messengern kommen Sie in Ihrem Business nicht weit. Setzen Sie stattdessen auf die Funktionsvielfalt von Business-Versionen der Anbieter. Aufgaben, Projekte, Fristen, Gewährleistungen, Stundenzettel etc. können mit einem guten Business-Messenger spielerisch gemanagt werden. Ihre gesamte Kommunikation wird durch einen Business-Messenger einfacher, besser und transparenter.

So finden Sie den richtigen Messenger

Wer sich auf die Suche nach einem Messenger macht, wird schnell merken, dass die Auswahl riesig ist und man vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sieht. Wenn Sie bei Ihrer Suche jedoch einige entscheidende Punkte ins Visier nehmen, kommen Sie schneller zum Ziel. Wichtig: Ermitteln Sie zuerst Ihren Bedarf und klären Sie dann folgende Punkte: