Wer in seinem Betrieb das Know-how seiner Mitarbeiter nicht effizient einsetzt, wird über kurz oder lang abgehängt. Allein schon der sich immer weiter verschärfende Fachkräftemangel „zwingt“ Handwerksunternehmen dazu, in der Arbeitsorganisation umzudenken, Gestriges hinter sich zu lassen und neue Wege zu gehen. Konkreter gesagt, geht es darum, (eingefahrene) Abläufe schlanker zu gestalten, den Informationsaustausch zu verbessern, Aufträge und anfallende Arbeiten – auch mit Rücksicht auf die Vorlieben und Kompetenzen der Mitarbeiter – optimal zu verteilen und seinen Betrieb so flexibel und transparent aufzustellen, dass gegengesteuert werden kann, bevor gravierende Probleme entstehen oder kostbare (Personal-)Ressourcen vergeudet werden.
Eine Erneuerung der Arbeitskultur erfordert die richtigen digitalen Software-Werkzeuge. Die gibt es auch für Handwerksbetriebe in Hülle und Fülle und mit unterschiedlichem Fokus, wie beispielsweise der Kommunikation, der Baustellendokumentation (Stichwort: Digitale Bauakte), dem Aufgabenmanagement oder auch der Optimierung des Teamworks (Collaboration). Überschneidungen in der Funktionalität sind da eher die Regel als die Ausnahme.
In dem nach wie vor stark fragmentierten Markt für Handwerker-Software fehlt zwar nach wie vor DIE Allround-App, die zu jedem Betrieb gleichermaßen passt und damit auf einen Schlag alle Anforderungen an eine smarte Arbeitskultur auf einmal erfüllen kann. Auf der anderen Seite haben sich mittlerweile allgemeingültige Richtlinien herauskristallisiert, die es Handwerksunternehmen erleichtern, ihre Tools zu finden.
Cloudbasierte Büro-Software verwenden
IT-Konzepte, die allein auf Arbeitsplatz-PCs, (veraltete) Dauer-Software-Lizenzen und starre lokale Server setzen, passen definitiv nicht zu den heute geforderten flexiblen Arbeitsgewohnheiten. Punkt. Unternehmenstaugliche Anwendungen müssen stattdessen unabhängig von Ort (Büro, Baustelle, unterwegs …), Zeit und verwendetem Endgerät (Smartphone, Tablet, Laptop) problemlos nutzbar sein. Gleiches gilt für die Verfügbarkeit projektrelevanter Daten. Beispiel Top-Büroprogramme: Gängige Office-Suiten wie Microsoft Office 365 oder die Google G Suite zeigen schon lange, wohin die Reise geht: Sie setzen auf die Cloud als Datencenter und als gemeinsam nutzbare Plattform zum unkomplizierten Austausch im Team. Webbasierte App-Varianten typischer Kernbestandteile wie E-Mail, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationserstellung und weitere ergänzende Funktionen werden so allen Mitarbeitern jederzeit in der neuesten Version und nach professionellen Sicherheitsstandards bereitgestellt – ohne dass sich Handwerksbetriebe selbst kümmern müssen.
Den Workflow mit webbasierten Apps in Schwung bringen
Erfolgreiche Handwerksbetriebe sind gut, wenn nicht nahezu perfekt organisiert. Konsequentes Aufgabenmanagement (engl. Task Management) hievt die Arbeitskultur im Betrieb auf ein neues Level. Dabei geht es heute darum, Aufträge, Termine und anfallende Arbeiten möglichst einfach und übersichtlich auf digitaler Ebene zu spiegeln und über die Cloud zugänglich zu machen. Wer komplexe Projekte in kleinere Aufgaben unterteilen, Aufträge terminieren und geeigneten Mitarbeitern zuordnen möchte, kommt hier mit der sogenannten Kanban-Methode, auf die unter anderem das variable und grafisch ansprechende Aufgabenmanagement-Tool Meistertask zurückgreift, erfahrungsgemäß am schnellsten voran. Die Aufträge entsprechen dabei Karten, die beispielsweise nach jedem erfolgreich abgeschlossenen Arbeitsschritt von Projektplanung bis zur Rechnungsstellung einfach auf einer virtuellen Tafel (Board) von links nach rechts verschoben werden. Task Management betreiben heißt: Jeder weiß stets, was aktuell zu tun ist. Und auch der Chef wird für den (vermeintlichen Zusatz-)Aufwand mit effizienzsteigernder Transparenz belohnt. Denn er sieht auf einen Blick, wie es um die aktuellen Aufträge steht.
Bautagebuch einfach vor Ort führen
Früher: in den Abendstunden oder am nächsten Tag im Büro die Vorfälle am Arbeitstag nacherfassen, Arbeitszeiten und Materialverbrauch Aufträgen zuordnen, Projektstände aufschreiben und die Aufgaben für Büro und Baustellenteams vorbereiten … Heute: vor Ort „nebenbei“ schnell ein „Beweis“-Foto erstellen, relevante Informationen kurz als Text oder Sprachnotiz festhalten, kleinere Änderungen an den Bauplänen noch während der Besprechung auf der Baustelle kennzeichnen … Möglich machen eine zeitgemäße Dokumentation webbasierte Apps, die Handwerkern (unter anderem auch) das Führen eines Bautagebuchs (Digitale Bauakte) spürbar erleichtern. Mit dem Smartphone hat jeder Handwerker ein universell einsetzbares Werkzeug inklusive „Schreibmaschine“, Foto-/Videokamera und Audio-Rekorder ohnehin in der Hosentasche. Die hohen Anforderungen an eine gewissenhafte, lückenlose Baustellendokumentation mit überschaubarem Zeitaufwand erledigen? Mit der digitalen Bauakte aus der Cloud klappt’s.
Knapper, schneller, direkter kommunizieren
Wer in seinem Betrieb den Informationsaustausch beschleunigen möchte, ist bei der E-Mail an der falschen Adresse. Warum? Weil sich mit webbasierten Instant-Messaging-Diensten wie Slack die Inhalte leichter in Gruppen/Teams einteilen, archivieren und wiederfinden lassen. Darüber hinaus eignen sich für Handwerksunternehmen auch die immer häufiger ohnehin bereits in Handwerker-Apps wie Craftnote oder auch im Aufgabenmanagement-Tool Meistertask integrierten bzw. integrierbaren Benachrichtigungs- oder Chat-Funktionen als zeitgemäße Kommunikationskanäle, bei denen man ohne lange Vorrede schneller zur Sache kommen kann – genau das ist im Handwerk heute gefordert. Für Handwerkerteams grundsätzlich empfehlenswert sind hier webbasierte Kommunikationstools, die idealerweise – im Gegensatz zur E-Mail – nahe am Projekt sind.
Fazit
Ist-Zustand analysieren und dabei die „Bremsklötze“ in den Arbeitsabläufen ermitteln, dann die Eckpfeiler der neuen Arbeitskultur festlegen und im dritten Schritt die richtigen digitalen Werkzeuge auswählen. So läuft die organisatorische Runderneuerung in der Regel. Wer sich dagegen von Anfang an für eine handwerkertaugliche Anwendung begeistert und seine Mitarbeiter davon überzeugen kann, wird positiv überrascht sein, wie schnell sich allein durch den Einsatz der App auch die angestrebten Veränderungen in der Arbeitskultur quasi nebenbei einstellen werden. Egal, wie man es letztlich auch anpackt, eine zeitgemäße Organisation der Abläufe braucht – wie eingangs erwähnt – die richtigen digitalen Werkzeuge. Ohne die geht es definitiv nicht.
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