Was tun, damit es im Betrieb auch bei guter Auftragslage nicht mehr so häufig drunter und drüber geht? Ausgeklügeltes Aufgaben-/Projektmanagement betreiben. Oder anders gesagt: im Team konsequent cloudbasierte Softwarewerkzeuge wie beispielsweise Meistertask, Asana, Trello und Co. einsetzen. Bei der Auswahl einer handwerkertauglichen Lösung zur Optimierung der Auftragsabwicklung, der Zusammenarbeit und für reibungslose Projektabläufe kommt es auf die folgenden Punkte an:
Mobile Nutzung (Remote Access)
Ist sichergestellt, dass die Mitarbeiter auf der Baustelle oder beim Kunden vor Ort mit ihren Smartphones via Internet problemlos Zugang zu den bereitgestellten Task-Management-Funktionen haben? Lösungen, die relevante Daten und Eingabemöglichkeiten über Cloud-Server bereitstellen und über Webbrowser und Smartphone-Apps bequem nutzbar sind, erleichtern „externen“ Mitarbeitern den Zugang.
Praxisgerechte Ausstattung
Grundfunktionalitäten wie Projekte („Boards“) anlegen, Karten mit Aufgaben erstellen, Aufgaben Mitarbeitern zuweisen, Dateien einstellen und Fälligkeiten festlegen sollte jedes Tool unterstützen. Nützliche Extras, wie beispielsweise die Möglichkeit, die Tasks mit zusätzlichen Kriterien (Tags) wie Prioritäten auszuzeichnen oder Folgeaufgaben zu blockieren, bis die nötigen Vorarbeiten erledigt sind, wiederkehrende Aufgaben oder Filterfunktionen, reduzieren den Bedienaufwand und/oder erhöhen den Komfort. Gleiches gilt auch für die Automatisierung von Benachrichtigungen und Zuweisungen oder auch eine integrierte Zeiterfassung.
Ansprechende Bedienoberfläche
Funktionsvielfalt ist nicht alles. Zumindest die grundlegenden Dinge müssen für jeden Mitarbeiter einfach sein und auf Anhieb klappen. Mit einer übersichtlich gestalteten Bedienoberfläche zu arbeiten, macht einfach mehr Spaß, was die Motivation der Nutzer erhöht.
Direkte Kommunikationsmöglichkeiten
Nur wer rechtzeitig Bescheid weiß, kann richtig handeln. Erfolgreiches Projektmanagement lebt vom Echtzeit-Austausch aller Beteiligten. Deshalb zählen die Integration von zusätzlichen Benachrichtigungskanälen und/oder die Anbindung an gängige Kommunikationsanwendungen wie Outlook, Slack etc. zu den elementaren Anforderungen an ein zeitgemäßes, teamfähiges Projekt-/Task-Management-System.
Offenheit für andere Anwendungen
Projektmanagement findet nicht im luftleeren Raum statt. Daher sollten der Austausch und die Anbindung anderer gängiger Anwendungen und Webservices wie dem Cloud-Speicher Google Drive oder Office-Programmen ohne großen Aufwand machbar sein. Ein Beispiel: Wer mit dem Projektentwicklungstool Mindmeister beispielsweise neue Digitalisierungsprojekte aufsetzt, kann die fälligen Arbeitsschritte direkt als Aufgaben in das Task-Management-System desselben Anbieters (Meistertask) übernehmen. Das ergibt Sinn.
Sicherheit
Wer Unternehmensdaten in die Hände eines Cloud-Anbieters legt, muss sicher sein, dass sein Partner mit den Daten verantwortungsvoll umgeht und alle notwendigen Sicherheitsvorkehrungen trifft. Indikatoren sind hier die Speicherung an deutschen oder europäischen Serverstandorten nach den hierzulande gültigen strengen Datenschutzrichtlinien, eine verschlüsselte Datenübertragung und ein erweiterter Schutz der Benutzerzugänge, beispielsweise über die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).
Support
Gerade in der Einführungsphase einer Aufgabenmanagement-Software ist eine reaktionsschnelle, kompetente und deutschsprachige Hotline oder gar ein persönlicher Ansprechpartner Gold wert.
Fazit
Geeignete Aufgaben-/Projektmanagement-Tools wie zum Beispiel Meistertask sorgen im Arbeitsalltag auf allen Ebenen für mehr „Durchblick“ bzw. Transparenz. Sie machen Schwachstellen in den Arbeitsabläufen sichtbar und bringen frischen Wind in das Teamwork. Umso wichtiger ist es, sich die Tools im Vorfeld genau anzuschauen und zu testen, bevor man die in seinem Handwerksbetrieb anfallenden Arbeiten auf digitaler Ebene abbildet. Empfehlenswert ist das allemal.
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