Ideen brainstormen, Aufgaben umsetzen – via Cloud no problem

In alteingeschliffenen Routinen zu verharren hat keine Zukunft. Heute gehören Veränderungen zum alltäglichen Begleiter moderner, dynamischer Handwerksunternehmen. Beispiele hierfür gibt es genug: Digitalisierungsmaßnahmen wie die Einführung neuer Cloud-Services für eine effizientere Kommunikation, für schlankere Arbeitsabläufe und eine einfachere Verwaltung warten immer wieder auf zügige Umsetzung – neben den Herausforderungen des Tagesgeschäfts versteht sich. Darüber hinaus ist unter anderem auch bei der Gewinnung neuer Kunden und Fachkräfte Kreativität gefragt. Gleiches gilt erst recht für die anspruchsvolle Aufgabe, talentierten Nachwuchs für das Handwerk und eine Ausbildung im eigenen Betrieb zu begeistern.

Die eingangs skizzierten Themenfelder haben eines gemeinsam: Sie führen zu neuen Projekten, die am besten im Team mit klar verteilten Aufgaben erledigt werden (müssen). Wichtige interne Angelegenheiten einfach nach hinten zu verschieben, bis mal Zeit ist, kann keine Alternative zum Anpacken sein. Schließlich haben gerade jüngere Chefs und traditionsreiche Familienunternehmen mit Blick auf die nächste Generation ein hohes Interesse, auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben. Wer solche „Außer-der-Reihe-Projekte” in Eigenregie mit internen Kräften und unter Einbeziehung praxiserprobter, handwerksaffiner Innovationsberater stemmen möchte, tut sich mit geeigneten Software-Werkzeugen zur teamorientierten Ideenfindung und zur Aufgabenverwaltung (Task Management) in der Umsetzung spürbar leichter. 

Zwei Formate, ein Ziel – mit Mindmaps und Kanban zum erfolgreichen Projektabschluss

Als Hilfsmittel für die gemeinsame Ideenfindung („Brainstormen“) mit Mitarbeitern und externen Partnern hat sich die Mindmap-Technik auch in Unternehmen unterschiedlicher Branchen etabliert. Damit lassen sich Ideen visuell darstellen, die benötigten Schritte genau ausarbeiten und bis ins Detail entwickeln. Um den Projekttitel entsteht so ein fein verästeltes Online-Diagramm, bestehend aus zahlreichen Ideen, Notizen, Bildern und meist auch den ersten Aufgabenlisten (To-dos). 

Ist die Ideenfindung abgeschlossen, geht es an die Umsetzung oder konkret an die Verfeinerung, die Terminplanung und die Zuweisung der anstehenden (Unter-)Aufgaben. Mithilfe der bewährten Kanban-Methode werden die virtuellen To-do-Karten im Verlauf des Projektfortschritts abhängig vom Bearbeitungsstatus in bestimmte, frei definierbare Spalten verschoben. So ist im einfachsten Fall auf einen Blick jederzeit erkennbar, welche Aufgaben noch offen, welche gerade in Bearbeitung und welche abgeschlossen sind. 

Cloudbasierte Software-Tools, wie MindMeister zum Brainstormen oder MeisterTask, einem Aufgabenmanagement-Werkzeug zur Projektumsetzung, erleichtern die Planung und Steuerung gegenüber Flipcharts und Papier: Über die Cloud können auch externe Teammitglieder und Geschäftspartner nahtlos integriert werden und ihre Ideen und Anpassungen immer automatisch am aktuellsten Stand vornehmen. Hinzu kommt, dass sich digitale Mindmaps und Projekt-Workflows jederzeit ohne großen Aufwand um weitere Bilder, Videos, Dokumente oder (Sprach-)Notizen etc. erweitern und an die aktuellen Gegebenheiten anpassen lassen. Die Projektverantwortlichen haben natürlich auch etwas vom Cloud-Teamwork: Sie können – ohne ständiges Nachfragen – zu jedem Zeitpunkt sehen, wie der aktuelle Stand ist, erkennen, wo es hakt, und früher eingreifen, wenn Handlungsbedarf besteht.

Smarter Übergang von der Mindmap zum Kanban-Board

Weitere Synergieeffekte ergeben sich aus dem nahtlosen Zusammenspiel zwischen MindMeister und MeisterTask. Denn die Informationen aus den im Ideenfindungsprozess erarbeiteten Mindmaps lassen sich hier per Drag-and-drop in das digitale, umsetzungsorientierte Kanban-Board exportieren. Dabei werden die Aufgaben auch gleich den zuständigen Mitarbeitern zugewiesen. Weitere Verfeinerungen sind ebenso möglich wie die zeitliche Einordnung. Sind diese elementaren Vorbereitungen gelaufen, steht einer erfolgreichen Umsetzung nichts mehr im Weg. Und wenn doch? Dann können die Beteiligten mit MeisterTask jederzeit an den entscheidenden Stellschrauben drehen, sodass die Projektziele doch noch erreicht werden können.

Zusammengefasst: Mindmapping und Kanban bedeuten heute, dass man für seine (Sonder-)Projekte keinen Plan in der Tasche, sondern in der Cloud hat und dieser Plan so umgesetzt wird, dass alle zu jeder Zeit auf dem Laufenden sind, also wissen, was zuletzt verändert wurde und welche Aufgaben gerade anstehen. Das gilt so lange, bis alle Tasks just in time abgearbeitet, sprich in die rechte „Erledigt“-Spalte des Kanban-Boards gewandert sind. Nach einem erfolgreichen Projektabschluss steht dann die Erstellung einer neuen Mindmap für das nächste Projekt, das den eigenen Betrieb nochmals weiterbringt, auf der Agenda.