Fakt ist, dass sich Aufgaben und die Art, wie sie erledigt werden, mit fortschreitendem Digitalisierungs- und Automatisierungsgrad Deines Unternehmens stark verändern. Vom digitalen Veränderungsprozess sind auch Deine Mitarbeiter*innen betroffen. Althergebrachte, eingefahrene Strukturen in Unternehmen, die auf klassischen Hierarchien beruhen, machen Dein Unternehmen unflexibel, Vorgehensweisen bleiben intransparent.
Das digitale Teilen von Wissen und Informationen ist ein Prinzip, das durch die sozialen Medien und ihre breite Akzeptanz gefördert wird. Solche auf Offenheit beruhenden Verhaltensmuster fördern die Kommunikation zwischen den Unternehmensbereichen. Sie helfen, über die Jahre verkrustetes Denken zwischen allen am Geschäftserfolg Beteiligten aufzubrechen.
Wenn Du Dich entschließt bzw. bereits entschlossen hast, digitale Formen der Zusammenarbeit zu fördern, braucht es einen offenen Führungsansatz, durchdachte Konzepte zur Umsetzung, unterstützende Systeme sowie geschulte, veränderungsbereite Mitarbeiter. Eigenschaften wie positives Denken, Lernbereitschaft und Offenheit unterstützen diesen „Prozess“ und somit die Weiterentwicklung der eigenen Arbeit.
1. Analoge und virtuelle Arbeitsumgebung zusammenführen
Die persönliche Arbeitsumgebung vieler Menschen liegt heute bereits auf mehreren Bildschirmen. Damit ist sie quasi digital. Sie bleibt aber meist noch an den stationären Arbeitsplatz im Büro und den dort real verfügbaren Computer gebunden.
Um sie aber im Sinne des umfassenden Vernetzungsgedankens, der ja auch hinter der Digitalisierung steckt, wirklich zu dynamisieren, muss diese persönliche Arbeitsumgebung „cloudifiziert“, also von der Bindung an ein Arbeitsgerät befreit werden.
Alle geschäftsrelevanten Informationen lassen sich dann jederzeit und von überall abrufen – egal, welches Gerät man benutzt oder wann man arbeitet.
Am besten ermöglichst Du Deinen Mitarbeitern, Smartphone, Tablet oder Notebook nach persönlicher Vorliebe oder Arbeitssituation und mit der jeweils passenden App zu nutzen. Halte IT-Ressourcen wie Auftragssteuerungs-Software, Zeiterfassungssysteme und Speicherplatz in der Cloud auf Abruf bereit.
Dann können Du und Deine Mitarbeiter, egal ob im Servicefahrzeug, im Lager oder beim Kunden vor Ort, beispielsweise jederzeit prüfen, wie der Stand bei einem Kundenprojekt ist. So lassen sich Entscheidungen beschleunigen und natürlich auch Inhalte gemeinsam betrachten oder bearbeiten.
2. Passende Mitarbeiter finden
Passende Fachkräfte zu finden gehört derzeit mit zu den schwierigsten Aufgaben im Handwerk. Heute zählen bei der Bewerberfindung und Mitarbeiterauswahl nicht nur die klassischen Kriterien einer guten Ausbildung und aussagefähige Berufserfahrungen. Es kommen – je nach Tätigkeitsanforderung – viele weitere Kriterien wie IT-Affinität, Sprachkenntnisse, Kommunikationsfähigkeit, Offenheit, Teamfähigkeit etc. hinzu.
Eines der wichtigsten Kriterien zur Beurteilung der digitalen Kompetenzen bei Mitarbeiter*innen dürfte die Bereitschaft zur digitalen Vernetzung und wissensbasierten Zusammenarbeit mit Kolleg*innen sein. Kreatives Potenzial kann so entstehen und die Produktivität steigt.
Um die digitalen Kompetenzen Deiner zukünftigen und derzeitigen Mitarbeiter*innen auszuloten, kannst Du in Bewerbungs- und Entwicklungsgesprächen entsprechende Fragen stellen, zu denen sich jeder frei äußern kann.
Dein Ziel sollte dabei sein, die Mitarbeiter*innen am digitalen Veränderungsprozess Deines Unternehmens aktiv zu beteiligen. Vor diesem Hintergrund können diese sich als motivierte Mitgestalter der Digitalisierung des Unternehmens und ihrer Arbeitsplätze verstehen.
Fazit
Bevor Du cloudbasierte Tools für die digitale Zusammenarbeit in Deinem Unternehmen einführst, solltest Du darauf achten, das Ganze nicht durch die IT-Brille zu betrachten.
Nimm stattdessen Deine Unternehmensstrategie, Deine besonderen unternehmenseigenen Anforderungen oder auch zukünftige Ziele als Basis für Deine Überlegungen zum Thema Digitale Zusammenarbeit.
Im nächsten Schritt erfasse alle interne und externe Zusammenarbeit betreffenden Abläufe im Tagesgeschäft. Dann erst überlege Dir, wie diese digital abgebildet werden können. Bei Bedarf ziehe einen IT-Dienstleister zur Unterstützung bei der Analyse, Planung und Umsetzung hinzu.
Und denke immer daran: Erfolgreich ist digitale Zusammenarbeit nur dann, wenn Deine Unternehmenskultur dazu passt und von Deinen Mitarbeiter*innen akzeptiert und gelebt wird. Also: Offenheit, gemeinsame Ziele im Sinne der Unternehmensstrategie, ein Quäntchen Mut nicht zu vergessen.
