Keine Angst vor Technologie bei der Digitalisierung

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Susanne Fischer

Susanne Fischer

Geschäftsführerin G+F Verlags- und Beratungs- GmbH

Was uns bei den zahlreichen Gesprächen mit Handwerksunternehmern und -Mitarbeitern immer wieder begegnet, ist zwar das Erkennen, dass die Digitalisierung in Angriff genommen werden muss, aber dass die Angst vor der Technologie jegliche Versuche zu starten ausbremst.

Woher kommt die Angst vor Technik?

Oft gehört eine weitgehende Technologiekenntnis nicht zu den Kernkompetenzen eines Unternehmers. Muss ja auch nicht, dafür gibt es Dienstleister oder – je nach Unternehmensgröße – einen direkten Ansprechpartner im Betrieb. Der Druck ist groß: Nun soll der Unternehmer nicht nur sein Tagesgeschäft beherrschen, nein, er soll mit der Digitalisierung neue Geschäftsmodelle entwickeln, eine Strategie entwickeln, wie er das alles einführt, Technologie bestimmen, mit der er das umsetzt und zu guter Letzt das alles auch noch seinen Mitarbeitern schmackhaft machen. Help!

Allerdings, wenn Du als Chef nicht dahinterstehst, geht’s schief – garantiert und mit Ansage. Bevor Du also vor lauter Handlungsdruck den ganzen Laden auf den Kopf stellst oder einem Mitarbeiter den „Schwarzen Peter“ zuschiebst, mache eine Bestandsaufnahme, wo Du den größten Handlungsdruck verspürst. Und dann leg los:

In kleinen Schritten Technologie modernisieren

Bei uns war der größte Bedarf bei einem CRM-System, das standortunabhängig erreichbar ist. Wir haben drei Lösungen ausprobiert, bis wir uns entschieden hatten. Und zwar diejenigen, die damit arbeiten müssen. Weder die Methode „viel hilft viel“, noch „billig“ war die richtige, sondern die, die auf unsere Bedürfnisse anpassbar war, ohne wieder eine eigene IT-Abteilung bemühen zu müssen.

Dann kam das Projektmanagement dazu. Die Lösung, die wir früher sporadisch eingesetzt hatten, war bei den Mitarbeitern nicht sehr beliebt. Also auch hier: ausprobieren und dann entscheiden. 

Da auf jedem Rechner eine andere Office-Version lag, wurde auch hier aufgeräumt und auf Microsoft 365 als Cloud-Lösung umgestellt. Unterschiedliche Versionen, verlegte Lizenzschlüssel oder Blurays gehören seit Jahren bei uns der Vergangenheit an.

Neben dem großen Projektmanagement setzen wir noch eine schlanke Task-Management-Lösung ein. Kunden können mit an Board geholt werden, Abstimmungsprozesse werden verkürzt, ein Hin-und-Herschicken von Dateien mit unterschiedlichen Versionen gibt es nicht mehr.

Als Verlag haben wir natürlich viel mit Contentmanagement zu tun. Wir haben uns gegen ein Contentmanagementsystem entschieden und organisieren unsere Texte mit Google Drive und dem Projektmanagement-System. Die Texte liegen alle in einem Ordner. Die Zuordnung erfolgt über die jeweiligen Projekte. Durch die Volltextsuchen können Beiträge zügig gefunden werden. Kein Ablegen in Ordner auf stationären Rechnern, sondern alles in der Cloud.

Fazit

Über Technologie und deren Wartung müssen wir uns keine Gedanken machen, da alle relevanten Programme in der Cloud liegen und automatisiert aktualisiert werden. Wenn etwas dazukommt, weil wir eine neue Funktion brauchen, schauen wir darauf, dass es in die vorhandenen Lösungen passt.

Zwei harte Nüsse müssen allerdings noch geknackt werden. Zum einen die Buchhaltungslösung, eine klassische On-Premise-Lösung. Zum anderen die Verlagerung von unseren lokalen Dateien auf dem NAS in einen Cloud-Speicher. Das ist eigentlich nur viel Arbeit und die Veränderung von Gewohnheiten. Bei der Umsetzung stand uns bisher der fehlende Breitbandausbau im Weg. Das Glasfasernetz wird gerade gelegt, spätestens Ende des Jahres haben wir also auch das Problem gelöst.

Unsere Erfahrungen fließen immer in unsere Wissenprodukte mit ein. Damit Du nicht selbst viel Zeit und Geld investieren musst, empfehle ich Dir, einfach mal unsere Digitalisierungs-Workshops anzuschauen.