Meine wichtigsten Routinen, um im Fokus zu bleiben

Meine drei wichtigsten Routinen, um im Fokus zu bleiben
Susanne Fischer

Susanne Fischer

Geschäftsführerin G+F Verlags- und Beratungs- GmbH

Digitalisierung bedeutet Veränderung. Sie bedeutet nicht, dass einfach eine Software durch eine andere ersetzt wird, sondern dass oft lang eingefahrene Prozesse auf den Prüfstand gestellt und neu organisiert werden. Das alles betrifft nicht nur einzelne Personen, sondern den ganzen Betrieb. Und weil Du den nicht mal eben pausieren lassen kannst, findet die Digitalisierung Deines Unternehmens parallel zu Deinem Tagesgeschäft statt. 

Und selbst wenn Du und Deine Mitarbeiter mit Freude an das Ganze herangehen, Du Deinen Plan hast, wo es für euch hingeht und Deine Mitarbeiter und Kunden mit Dir an einem Strang ziehen. Es gibt Tage, oder Phasen, an denen Dir alles wie ein riesiges Chaos Knäuel erscheint und Du Dich einfach nur aus der Situation herausbeamen möchtest. 

Vielleicht arbeitest Du bereits mit einem Projektmanagementsystem, in dem Deine ganzen Arbeitsschritte und To-Dos abgebildet sind. Du hast eine Vision und weißt, wo Du hin möchtest. Deine nächsten Schritte kennst Du. Um das Projekt Digitalisierung eigenbestimmt neben Deinem eigentlichen Tagesgeschäft die notwendige Priorität einräumen zu können, brauchst Du einen freien Kopf.  Du hast manchmal den Eindruck, dass Du in einem Sumpf aus Informationen und Wahrnehmungen ertrinkst. Für Dein Tagesgeschäft hast Du eingespielte Abläufe, aber für die Umstrukturierung Deines Unternehmens fehlt Dir das noch und Du versuchst, ganz viele Informationen zu sammeln, um die besten daraus herauszufiltern. 

Ich möchte Dir hier Routinen und Rituale vorstellen, die es Dir ermöglichen, Deine Sicht auf Prozesse oder Veränderungen anzupassen. Vielleicht kannst Du die ein oder andere für Dich verwenden.  

Führe eine tägliche Prioritätenliste

Eine endlose To-Do-Liste mag unheimlich wichtig aussehen, aber sie bedeutet vor allem eines – Frust. Du kannst es gar nicht schaffen, sie abzuarbeiten, Deinem Unterbewusstsein ist das schon lange klar. Also bestimmst Du täglich, was Du auf alle Fälle erledigt haben möchtest. Du kannst Deine Liste unterteilen in unterschiedliche Bereiche, also zum Beispiel einen für Dein Tagesgeschäft, einen für Dein Digitalisierungsgeschäft und einen für Dich privat. Damit legst Du Deinen Fokus auf maximal 9 Aufgaben, die Du auf alle Fälle erledigen willst. Drücke Dich dabei ziemlich konkret aus, aber nicht in filigranen Teilaufgaben. Schätze realistisch ein, wie lange Du jeweils brauchst und plane Zeit für ungeplante Dinge mit ein. Wichtig: Baue in Deine Tagesplanung immer Zeitinseln mit ein, in denen Du unvorhergesehene Dinge unterbringen könntest. Aber betrüge Dich nicht selbst, indem Du diese Inseln als Hintertür für noch mehr Tagesaufgaben nutzt. Es ist ein unheimlich motivierendes Gefühl, wenn Du alle Deine geplanten Aufgaben geschafft hast. 

Sollte eine Aufgabe wirklich nicht zu schaffen sein, weil Du Dich verschätzt hast oder weil etwas wirklich wichtiges dazwischen gekommen ist, dann verschiebe sie auf den nächsten Tag. 

Nimm Dir Zeit für Dich um Deinen Fokus wieder zu erlangen

Wenn Du noch nie mit Entspannungstechniken zu tun hattest, kommt Dir das vielleicht etwas gesponnen vor. Keine Angst, ich möchte Dich nicht zum “Spiri” wandeln. Aber viele erfolgreichen Menschen tun es: meditieren. Meditation ermöglicht es Dir, runterzukommen, in Dich hineinzuhören und Deinem Geist Gehör zu verschaffen. Am Anfang wird es Dir unheimlich schwer fallen, das Geplappere im Kopf abzustellen oder ruhig sitzen zu bleiben. Ich meditiere grundsätzlich im Liegen und höre mir dabei geführte Meditationen über meine Kopfhörer an. Du kannst Dich auch in Deiner Besprechungsecke im Büro bequem hinsetzen, Kopfhörer ans Handy anschließen und über eine App oder im Internet Meditationen anhören. Oder Du gehst spazieren dabei. Es gibt Apps, die unterschiedliche Themen bereithalten, probiere es einfach mal aus. Aber bitte nicht nach dem ersten Mal gleich aufhören. Wenn Du magst, höre Dir auch eine am Abend oder am Morgen an, bevor du ins Tagesgeschäft einsteigst. Am Ende dieses Beitrags verrate ich Dir meine liebsten geführten Meditationen. Du solltest eine gute halbe Stunde dafür veranschlagen. Ja, die Zeit fehlt Dir im Tagesgeschäft, aber Du wirst so entspannt sein, dass alle etwas davon haben. Und Du hast was für Dich getan.

Vielleicht magst Du auch Podcasts hören

Ja, schon wieder hören. Podcasts sind ein hervorragendes Mittel, um sich mit Themen zu befassen, die nicht unbedingt im Radio kommen oder in der Tageszeitung stehen oder Du hörst Dir Beiträge an, die die Dich einfach interessieren. Das Spektrum ist so weitgefasst und eigentlich überhaupt nicht mehr zu überschauen. Zum Einsteigen würde ich mir ein Thema aussuchen, dass mich persönlich interessiert, beziehungsweise eines, was zu Deinem Tagesgeschäft gehört. Je nachdem, ob du in der iOS- oder in der Android-Welt unterwegs bist, gibt es unterschiedliche Anbieter für Podcasts. Du kannst einzelne Beiträge anhören, Podcasts abonnieren und wirst automatisch benachrichtigt, wenn neue Folgen erschienen sind. Am Ende des Beitrags empfehle ich Dir ein paar Einsteiger-Podcasts. 

Frische Luft (lässt sich auch prima mit einem Podcast verbinden)

Ok, das sollte eigentlich selbstverständlich sein, aber aus eigener Erfahrung weiß ich, dass es im Tagesgeschäft schwerfällt, ein Zeitfenster zum Spazierengehen einzuplanen. Sie es mal so: Du kannst natürlich mit halber Umdrehung in Deinem Büro sitzen und wie der Hamster im Käfig im Rad laufen. Oder in der Kantine eine Leberwurstsemmel verdrücken, die Dir dann den ganzen Nachmittag im Magen liegt. Etwas wirklich Produktives wird dabei schwer herauskommen. Oder Du planst Dir in der Mittagszeit 30 Minuten ein, in denen Du wirklich draußen an der frischen Luft läufst. Der Sauerstoff, der Dir dabei in die Lungen strömt bewirkt, dass Deine Zellen ihren Grauschleier verlieren und Dir richtig coolen Input liefern. Auf meinen Spaziergängen habe ich meist die besten Ideen und die Aufgabe ist nur noch, diese Ideen so festzuhalten, dass sie mir später im Büro wieder greifbar sind. Im einfachsten Fall dient mir dabei die Diktierfunktion meines Handys. Ohne das bin ich auch nicht spazieren. 

Mach Dir klar, dass Du nicht alles auf einmal anpacken kannst. Im Prinzip ist es wie auf der Baustelle. Wenn alle Gewerke gleichzeitig im selben Raum arbeiten, passiert außer Chaos nichts. Du brauchst jemanden, der von oben das Ganze im Blick hat und den Überblick behält. Damit er das tun kann, ist er nicht operativ am Baugeschehen beteiligt, sondern zieht die Fäden so, dass alle gemeinsam ans Ziel kommen. Sicher klappt das nicht immer so, wie man sich das wünscht, aber definitiv besser, wie ein wildgewordener Haufen ohne Struktur.

Bei diesen Podcasts bin ich unterwegs:

Jörn Holste

Veit Lindau

Greator – ehemals Gedankentanken

Christian Bischoff

Fiete Gastro – der auch kulinarische Podcast


Meditationsapps:

Calm

7Mind

Headspace

Die Liste lässt sich je nach Interesse natürlich beliebig erweitern. Aber da Zeit relativ ist, habe ich jetzt hier nur die Podcasts gelistet, die ich auch wirklich schaffe. Wenn Du der Meinung bist, dass es da einen gibt, der unbedingt in die Liste muss, schreib mich einfach unter info@gf-vb.de an. Vielen Dank!

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