Ohne zeitgemäße Kommunikationstechnik bleibt die Zusammenarbeit auf der Strecke

Ohne zeitgemäße Kommunikationstechnik bleibt die Zusammenarbeit auf der Strecke

Angesichts des starken Termindrucks und steigender technischer Anforderungen sind Handwerksunternehmen heute mehr denn je auf einen reibungslosen (internen) Informationsaustausch angewiesen. Klar: Zu einer zielführenden Kommunikation müssen alle Beteiligten ihren persönlichen Anteil beitragen.

Diese Erkenntnis in der DNA bzw. in der Arbeitskultur eines Betriebs zu verankern, fällt in den Verantwortungsbereich der Führungskräfte. Zu den konkreten Maßnahmen gehört, dass die Mitarbeiter draußen beim Kunden oder auf der Baustelle, in der Werkstatt und im Büro auf die passende Kommunikationstechnik zurückgreifen können. Doch das ist nur der erste Schritt für ein effizientes Teamwork.

Stärker auf Instant Messaging (statt auf E-Mail) setzen

WhatsApp macht es vor und hat in der privaten Kommunikation die E-Mail längst aufs Abstellgleis geschoben. Im Dialog mit Lieferanten und Kunden wird es in absehbarer Zukunft ohne elektronische Postfächer noch nicht gehen. Doch zumindest im internen Austausch zeichnen sich geschäftstaugliche Chat- und Instant-Messaging-Anwendungen wie Slack oder auch die Office-365-Erweiterung Microsoft Teams durch ähnliche Vorzüge aus wie WhatsApp in der privaten Kommunikation via Smartphone: Instant Messaging ist unter anderem mobil leicht nutzbar, damit baustellentauglich und schneller, weil die „Unterhaltungen“ in Echtzeit und weniger förmlich ablaufen. Zudem lässt sich der Informationsfluss leichter steuern, indem Teams gezielt als Gruppen oder auch „Channels“ adressiert werden.

Telefonie als Service aus der Cloud beziehen

Die Abschaffung der ISDN-Technik und die Migration der klassischen Telefonnetze (PSTN) in das Internet (All-IP) hat auch für die sprachbasierte Kommunikation Grundlegendes verändert. Die Telefonie erfolgt längst vorwiegend via Internet (VoIP, Voice over IP). Sie kann am einfachsten als cloudbasierter Service mit allen gewünschten Komfortfunktionen abonniert werden. Steht am Betriebsstandort ein Internetzugang mit genügend Bandbreite bereit, muss die Telefonie nicht zwangsläufig bei klassischen Anbietern wie der Telekom oder Vodafone „zugekauft“ werden. Mittlerweile ebenfalls etablierte Dienstleister, wie beispielsweise die Münchner NFON, stellen auch kleineren Unternehmen über redundante, in puncto Sicherheit und Datenschutz zertifizierte Rechenzentren virtuelle Telefonanlagen wie Cloudya als Komplettpakete bereit. Pauschaltarife für einige Euro pro Monat und Mitarbeiter gehören ebenso zu diesen sogenannten Hosted-PBX- bzw. Cloud-PBX-Angeboten wie inkludierte Leistungen, die auch die Wartung der Online-Telefonanlage einschließen. Die eingesetzte Technik unterscheidet sich im Wesentlichen nicht von den heute ebenfalls IP- und cloudbasierten Telefonie-Paketen traditioneller Anbieter wie der Telekom. 

Integrierte Kommunikationskonzepte sind der Schlüssel zu einer effizienten Zusammenarbeit

Mit der Cloud-Telefonie verbreitert sich auch die Auswahl an Endgeräten um Smartphones, Tablets, Laptops und PCs. Internetanbindung, Headset und die passende Anwendung (App) oder Web-Benutzeroberfläche genügen. Wo und womit man letztlich seine „Festnetz“-Gespräche führt, ist nicht so wichtig. Viel entscheidender ist es, die Chancen, die sich ergeben, wenn sich der „Telefonapparat“ vereinfacht ausgedrückt auf ein Stück „Software“ reduzieren lässt, im Betrieb konsequent zu nutzen. Zum Beispiel im Hinblick auf eine nahtlose Integration der Telefonie in Collaboration-Plattformen wie Microsoft Teams. Diese Office-365-Erweiterung stellt Arbeitsgruppen, die mit Outlook, Word, Excel und Powerpoint zusammenarbeiten, von Haus aus „unter einem Dach“ zusätzliche Kommunikationswerkzeuge wie Chat, Online-Videokonferenzen und Desktop-Sharing bereit. Wer alle geschäftlich relevanten Kanäle in einer Benutzeroberfläche bündelt, kann hier zusätzlich auch die Telefonie-Services von NFON einbinden und so seinen Mitarbeitern über eine einheitliche Kommunikations- und Collaboration-Plattform das Teamwork signifikant erleichtern. 

Unified Communication ist mehr als ein Buzzword, sie ist auch im Handwerk umsetzbar

Unified Communication as a Service (UCaaS) – dieser sperrige Begriff aus der IT-Welt – beinhaltet zwei richtungsweisende Erkenntnisse, die für Handwerksunternehmen relevant sind. Erstens: Die nötige Kommunikationstechnik, zu denen auch die Telefonie zählt, beziehen smarte, zukunftsfähige Betriebe wie andere Anwendungen auch am einfachsten und flexibelsten als Dienstleistungen aus der Cloud. Zweitens: Die Bündelung der diversen, im Unternehmen parallel genutzten Kommunikationskanäle in einer leicht bedienbaren Benutzeroberfläche macht den Informationsaustausch komfortabler, übersichtlicher und effizienter. Damit sind cloudbasierte Unified-Communication-Services auch in Handwerksunternehmen über kurz oder lang nicht nur eine innovative Option, sondern ein Muss.

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