In den späten 90ern haben die Medien die Sau des papierlosen Büros durch das Dorf getrieben. Auch wenn wir es bei uns bis heute nicht hinbekommen haben, halte ich das nach wie vor für möglich. Zumindest papierärmer. Und zwar, indem man Dokumente, Bilder, Pläne etc. digitalisiert und in einem DMS – sprich Dokumentenmanagementsystem – verwaltet.
Der erste Schritt wäre, nie mehr bereits digital vorhandene Informationen zu „analogisieren“. Will sagen, nicht ausdrucken und abheften. Eine gute „Übung“, die viel Disziplin von Ihren Mitarbeitern erfordert.
Im zweiten Schritt wird eingehendes Papier gescannt. Oder Sie lassen scannen. Dafür gibt es Dienstleister, die Ihnen z. B. Ihre Papierpost digital auf einen Server hochladen. Apropos Mitarbeiter! Die müssen Sie unbedingt für das Projekt „papierarm“ nicht nur gewinnen, sondern begeistern. Dann wird ein echter Schuh draus.
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