Seine Aufgaben organisiert der Unternehmer heute in der Cloud

Alles da: lukrative Aufträge, motivierte Fachkräfte und die richtigen Maschinen und Werkzeuge. Stehen die elementaren Erfolgsfaktoren bereit, kann einen Handwerksbetrieb nichts mehr aus der Erfolgsspur bringen. Oder etwa doch? Wie sieht es beispielsweise mit den – gerade im Handwerk allgegenwärtigen – Themen Teamwork und Terminplanung aus? Nur wenn die Zusammenarbeit klappt und relevante Informationen ungebremst fließen, bleibt auch in schwierigen Projektphasen die Flexibilität so hoch, dass ein Betrieb agil handeln und dem Zeitdruck standhalten kann. Die heutigen Rahmenbedingungen wirken sich auch auf die übergeordnete Ebene aus: Der Chef beziehungsweise die Projektverantwortlichen sind mehr denn je als souveräne Koordinatoren gefragt und gefordert.

Agiles Handeln erfordert ein agiles Workflow Management  

Ohne geeignete (Software-)Werkzeuge wie professionelle Task-Management-Tools kann auch die smarte Steuerung der Bauprojekte und Ressourcen nicht gelingen. Mit „Aufgabenverwaltung“ ist hier definitiv nicht gemeint, dass jeder Mitarbeiter für sich am Smartphone die erledigten Arbeiten in selbst gepflegten To-do-Listen abhakt und sich dann bestenfalls gut fühlt, weil so auch auf digitaler Ebene sichtbar wird, was er geschafft hat.

Unternehmenstaugliche Task-Management-Lösungen lassen sich so einrichten, dass das große Ganze im Mittelpunkt steht: Die Just-in-time-Erledigung aller Aufträge auf einem hohen Qualitätslevel kann nur mit vereinten Kräften gelingen, weshalb im Handwerk das Team der Star ist. Die Schlussfolgerung: Anno 2020 muss Task Management kollaborativ respektive teamfähig sein. Ist es auch, wie beispielsweise das Online-Tool Meistertask zeigt. Es hält die Informationen unabhängig vom Endgerät, über die Cloud beziehungsweise den Webbrowser und Smartphone-Apps bereit und eignet sich mit seinem breiten Funktionsangebot sowie einer intuitiven Nutzung für ein schnell anwendbares Workflow Management – explizit auch in KMUs.  

Agile Projektsteuerung in der Praxis eines Handwerksbetriebs bedeutet konkret: Projektverantwortliche erkennen mit wenigen Blicken, wie es um die Bearbeitung der Aufträge gerade steht. Meistertask und Co. müssen in der Lage sein, komplexe Zusammenhänge, relevante Abhängigkeiten und aktuelle Projektstände, beispielsweise mit der gängigen Kanban-Methode, grafisch ansprechend abzubilden und so eine verlässliche Basis für Entscheidungen bereitstellen. Das wiederum setzt voraus, dass zu jeder Zeit alle relevanten Informationen über das Dashboard und die Kanban-Boards abrufbar sind. Mithilfe der Cloud, einer anwenderfreundlichen Bedienoberfläche und Mitarbeitern, die auch beim Task Management mitziehen, gelingt das mit vergleichsweise überschaubarem Aufwand. 

Ausgereiftes Task Management führt zu einer schlanken, zielgerichteten Kommunikation 

Wer das Thema Task oder Workflow Management richtig anpackt, wird feststellen, dass nebenbei die Kommunikation entschlackt wird. Warum? Weil ein Großteil der Nachfragen zum aktuellen Projektstand, ungeliebte „Kontrollanrufe“ etc. schlichtweg überflüssig werden, wenn die Entscheider und die verantwortlichen Teammitglieder ohnehin stets auf dem neuesten Projektstand sind. Das heißt: Statt über das Was und Wo (ist das Problem?) kann zu einem früheren Zeitpunkt über das zielführendere Wie (schaffen wir ein Problem aus der Welt?) geredet werden. 

Die Cloud verleiht der Unternehmensorganisation neuen Schwung

Wer agiles, kollaboratives Task Management dauerhaft erfolgreich betreiben möchte, muss – im Team – von den Vorteilen eines offenen, vertrauensvollen Informationsaustauschs überzeugt sein. So viel zu der zwischenmenschlichen Ebene. Aus technischer Sicht lässt sich die geforderte Transparenz samt der ebenfalls unabdingbaren aktuellen Bereitstellung der neuesten Datenbestände nur über eine via Internet leicht erreichbare und zentrale Organisation erreichen. Konkret heißt das: Über die Cloud können auch kleinere Betriebe professionelles Task Management schnell, sicher und kosteneffizient einrichten und mit geringem Aufwand und ohne hohe technische Hürden im Tagesgeschäft anwenden. Insofern ist intuitives Aufgabenmanagement ein Paradebeispiel für die Digitalisierung im Handwerk, die generell ohne vertrauenswürdige Cloud-/Online-Lösungen weder vorankommt noch rundlaufen wird.

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