So schaffst Du in wenigen Schritten einen digitalen Arbeitsplatz

So digitalisieren Sie in wenigen Schritten einen Arbeitsplatz
Susanne Fischer

Susanne Fischer

Geschäftsführerin G+F Verlags- und Beratungs- GmbH

Wenn Du Dein Unternehmen digitalisieren willst, um die Produktivität zu steigern, ist es unabdingbar, die Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen. Das heißt konkret: Alle Arbeitsabläufe und Informationen müssen so bereitgestellt werden, dass sie jederzeit und ungehindert darauf zugreifen können. 

Dafür gibt es nur eine Lösung: Anwendungen und Daten gehören in die Cloud – also ins Internet – und nicht auf einzelne Endgeräte wie Desktop-PC, Notebook, Tablet oder Smartphone. Diesen digitalen Ansatz kennt man auch unter dem Begriff „Digital Workplace“. 

Betrachte den digitalen Arbeitsplatz als Plattform für alles, was Du in Deinem  Unternehmen im Tagesgeschäft tust. Angefangen von strategischer Planung über sämtliche operativen Prozesse bis hin zur Archivierung und Auswertung von Daten. Wenn Du dieses Prinzip verinnerlichst, kannst Du sagen: In meinem Unternehmen sind wir in der Lage, jederzeit und mit jedermann digital zusammenzuarbeiten. 

Dabei geht es nicht vordergründig um technische Gimmicks. Die Technik ist – wie (fast) immer bei der Digitalisierung Deines Unternehmens, Werkzeug und somit Mittel zum Zweck. Was zählt, sind konkrete operative Vorteile im Geschäft, die sich durchaus auch auf die Wettbewerbsstärke Deines Unternehmens auswirken können.

Tatsächlich ist der zentral im Internet verfügbare digitale (IT-)Arbeitsplatz die Basis für unkomplizierte Kommunikation via Messenger, Audio- und Videotelefonate, E-Mail, Text- und Sprachnachrichten, Zugriff auf Geschäftsfunktionen und Auftragsdaten und somit die Fähigkeit, schnell auf Situationen, Ideen und Anfragen zu reagieren. 

Egal, ob es um eine Entwicklung auf einer Deiner Baustellen geht oder ob ein Kunde „mal eben“ Verfügbarkeit und Preis eines Produkts oder Dienstleistung abfragen will: Wer zuerst kommt, mahlt in der Regel zuerst. 

Basis des digitalen Arbeitsplatzes ist die Cloud

Nüchtern betrachtet gruppieren sich um den digitalen Arbeitsplatz die fünf Bereiche Geschäftssoftware mit ihren Funktionen, Mobilität von Menschen und Daten, Zusammenarbeit in der digitalen Welt, die zeit- und ortsunabhängige Erledigung von Geschäftstätigkeiten (Prozessen) sowie die Zusammenführung von Daten über Software-Grenzen hinweg, also die Auflösung von IT- bzw. Informationsinseln

Wenn Du mit einem IT-Dienstleister Deiner Wahl über die Einrichtung von digitalen Arbeitsplätzen sprichst, solltest Du folgende sechs Punkte mit ihm diskutieren: 

Du setzt schon eine Vielzahl von Prozessen und – damit verbunden – Softwareprogrammen ein.

Du wilst mithilfe des digitalen Arbeitsplatzes doppelte Datenhaltung in unterschiedlichen Lösungen und auf verteilten Geräten vermeiden. Diese sorgen für unnötigen Arbeitsaufwand und stellen eine große Fehlerquelle dar, da Daten und Informationen nur mühsam zu finden oder veraltet sind. 

Es ist Dir wichtig, die vorhandenen Prozesse und die dazu gehörenden digitalen Lösungen zu verbinden und in einem Dashboard abzubilden.

Damit werden Informationen und Prozesse in eine klare Struktur eingefügt und Deine Mitarbeiter finden schneller, was sie brauchen. Sie sparen Zeit, wenn sie nicht zwischen verschiedenen Programmen wechseln sondern mit einem Login zentral auf alles zugreifen können, was sie für ihre Arbeit brauchen. 

Dieser Schritt verringert auch vordergründig die Komplexität, was wiederum bei vielen Mitarbeiten positiv auf die Akzeptanz eines digitalen Arbeitsplatzes wirken dürfte. „Live“angebundene Datenquellen wie digitale Messgeräte oder sinnvolle Apps auf den Smartphones der Mitarbeiter im Kundendienst sorgen dafür, dass die Geschäftsdaten Deines Unternehmens nicht nur zentral abgelegt, sondern so aktuell wie nur möglich sind. 

Du legst Wert auf die Entwicklung individueller, möglichst automatisierbarer Prozesse für das Zusammenspiel von Menschen, Software und Maschinen in Ihrem Unternehmen.

Das schafft Übersichtlichkeit, vereinfacht Geschäftsabläufe einfacher, macht sie schneller und reduziert Fehlerquellen. Beispielsweise können automatische Erinnerungen des Online-Projektmanagements dafür sorgen, dass nichts vergessen wird. 

Achte aber auch auf Flexibilität, denn auch in Deinem Unternehmen werden sich Abläufe mit der Zeit ändern oder digital angebundene Maschinen werden ausgetauscht. Darauf muss Dein Dienstleister, von dem Du die Services für den digitalen Arbeitsplatz beziehst, zeitnah und kostengünstig reagieren können. 

Deine Mitarbeiter brauchen einen personalisierten Zugriff auf genau die Software mit genau den Geschäftsfunktionen, die sie für die Arbeit haben müssen.

Am besten ist es wenn diese über den Webbrowser oder eine App auf jedem vom Unternehmen dafür freigegebenen Endgerät übersichtlich abgebildet werden können. Ergänzend können eine Bildergalerie mit Projektfotos, ein digitales Board für interne Mitteilungen oder ähnliches eingebunden werden.  

Du willst interne digitale Zusammenarbeit am digitalen Arbeitsplatz mit Social-Media-Funktionen fördern.

Zum Beispiel kannst Du eine geschlossenen Twitterkanal oder einen DSGVO-konformen Messenger dazu nutzen, Zusammenarbeit und Wissensaustausch mit und zwischen den Kollegen zu fördern.

Die Anwender haben die Möglichkeit, Wissen und Erfahrungen in Wort und Bild JETZT festzuhalten und ganz unkompliziert über die Grenzen ihres Arbeitsbereichs hinweg mit anderen – auch dem Chef 🙂 – sofort zu teilen. So können neue Ideen und Innovationen „nebenbei“ entstehen. Örtliche und zeitliche Einschränkungen werden aufgehoben. Ihr Unternehmen kann reaktionsfähiger, anpassungsfähiger und effizienter werden. 

Du hältst die einfache und gleichzeitig sichere Erreichbarkeit der Plattform Deines digitalen Arbeitsplatzes für essenziell.

Dazu gehört neben einer leistungsfähigen Internetverbindung aller zum Einsatz kommenden Endgeräte natürlich, dass das Dashboard sich den Bildschirmgrößen- und -formen von Desktop-PC, Tablet und Smartphone automatisch anpasst, um bedien- und lesbar zu bleiben. Das heißt „Responsive Design“.

Auch dem Sicherheitsaspekt solltest Du für für den digitalen Arbeitsplatz als zentrale Plattform Deines Unternehmens die entsprechende Bedeutung zumessen. Sorge dafür, dass individuelle Benutzerrechte vergeben werden. So schützt Du Daten und Informationen und die Mitarbeiter können nicht (versehentlich) auf Dinge zugreifen, die nicht mit ihrer Arbeit zu tun haben. Manchmal kann es auch sinnvoll sein, nur Leserechte zu vergeben. 

Mit einem einfachen Single-Sign-On (eine Nutzerkennung und ein Passwort) reicht eine einmalige Anmeldung am System, um – bis zur Abmeldung – Zugriff auf alle benötigten und freigegebenen Funktionen und Inhalte zu bekommen.  Beim Zugriff über mobile Endgeräte sollte man durch eine sichere VPN-Verbindung (Virtual Private Network) dafür sorgen, dass keine Unbefugten „mithören“. 

Fazit

Der digitale Arbeitsplatz – oder auf neudeutsch Digital Workplace – befreit geschäftsrelevante Informationen und Funktionen von der Bindung an Ort, Zeit und eingesetztes Endgerät. Er fördert außerdem die Zusammenarbeit und Vernetzung Ihrer Mitarbeiter über die Grenzen ihrer jeweiligen Arbeitsbereiche hinaus. Wissenssilos auf Geräten und in den Köpfen werden somit aufgelöst. 

Der digitale Arbeitsplatz benötigt aber in vielen Unternehmen noch einen arbeitskulturellen Wandel, der aber zu mehr Flexibilität und Zusammenarbeit so wie zu einem lebendigen Dialog und neuen Vertrauensverhältnissen führen kann. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, bei der Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes aktiv mit zu wirken, wird dieses Digitalisierungsprojekt sicher von größerer Akzeptanz geprägt.

Foto: © deagreez / stock.adobe.com