So setzen Sie den Umstieg auf Ihre digitale Baustellendokumentation erfolgreich um

So setzen Sie den Umstieg auf Ihre digitale Baustellendokumentation erfolgreich um

1. Die Bestandsaufnahme 

Die Auswahl der digitalen Lösungen für die Baustellendokumentation ist riesig. Damit Sie sich im Dschungel der Anbieter nicht verlaufen, brauchen Sie erst einmal eine konkrete Bestandsaufnahme. Wo laufen Prozesse nicht rund oder sogar chaotisch? Wo wünschen Sie sich Verbesserungen? Natürlich können Sie jeden Bereich digitalisieren, aber hier gilt ganz klar: First things first. Wenn Sie immer wieder Probleme mit den Lohnabrechnungen haben, setzen Sie zuerst bei einer digitalen Zeiterfassung an. Wollen Sie Ordnung in Ihre Baupläne oder Mängellisten bringen, suchen Sie hier nach optimalen Lösungen. Die Ermittlung Ihres Bedarfes hilft Ihnen, das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden und Prioritäten festzulegen. Hier brauchen Sie in der Regel auch die Meinung Ihrer Mitarbeiter und das eine oder andere Feedback von Kunden/Lieferanten.

2. Definieren Sie Ihr Ziel – und zwar ganz konkret

Was wollen Sie mit Ihren Maßnahmen bei der Baustellendokumentation erreichen? Diese Frage klingt oft lapidar, ist aber genau die entscheidende Stellschraube, an der Sie künftig immer wieder drehen werden. Geht es Ihnen in erster Linie um eine Umsatzsteigerung? Wollen Sie mehr Effizienz in den Prozessen erreichen? Soll die Kommunikation auf der Baustelle (und im Büro) oder der Kundenservice verbessert werden, oder planen Sie, sich langsam, aber sicher vom Papier zu verabschieden?

3. Komplettlösung oder einzelne Apps?

Sie haben Ihre Ziele formuliert, jetzt geht es an die Auswahl der Software. Je nachdem, wie Ihre Prioritätenliste aussieht, können Sie sich für eine Komplettlösung entscheiden oder aber viele verschiedene Apps einsetzen. Darüber bestimmt letztlich nicht nur Ihr Bedarf, sondern auch Ihre Offenheit neuen Technologien und Apps gegenüber. Eine Komplettlösung hat den Vorteil, dass Sie damit viele Bereiche auf einmal abdecken können, zudem  ist sie in vielen Fällen individuell skalierbar. Gezielter können Sie vorgehen, wenn Sie sich für einzelne Anwendungen entscheiden bzw. erst einmal klein anfangen wollen (was empfehlenswert ist, siehe Punkt 4). Hier besteht allerdings die Gefahr, irgendwann ein Sammelsurium an verschiedenen Apps zu haben, was langfristig nicht immer optimal erscheint. Achten Sie bei einzelnen Apps darauf, dass Sie mit Ihrer Branchensoftware kompatibel ist.

4. Fangen Sie klein an

Der Umstieg auf eine digitale Baustellendokumentation stellt einen Prozess dar. Manche Betriebe tun sich schwer, andere preschen digital nach vorn. Wichtig ist in allen Fällen, an einem Punkt zu beginnen, an dem nicht gleich ganze Betriebsstrukturen über Bord geworfen werden. Digitales Fahrtenbuch, digitale Zeiterfassung oder der Einsatz eines Messengers auf der Baustelle sind gute erste Schritte für eine ausbaufähige und nachhaltige Baustellendokumentation. 

5. Eigenes Ablagesystem entwickeln

Jetzt ist es wichtig, dass Sie Ihre Daten so ablegen, dass sie von allen gefunden und genutzt werden können. Nur dann haben Sie einen positiven Effekt. Zum Beispiel sollten Sie einheitliche Dateinamen vergeben, um die Auffindbarkeit zu erleichtern. Manche Anbieter bieten die Möglichkeit, Dokumente, Pläne oder Bilder beim Hochladen gleich in den richtigen Ordner abzulegen. Das ergibt durchaus Sinn.

6. Feedback – ein Muss

Sobald Sie eine digitale Maßnahme ins Rollen bringen, holen Sie regelmäßig Feedback ein. Eine schicke App genügt nicht. Sie muss funktionieren, wirkliche Vorteile bringen und vor allem von den Mitarbeitern gerne genutzt werden. Sprechen Sie mit Ihrem Software-Anbieter rechtzeitig über Änderungen oder Erweiterungen. 

7. Mitarbeiterkompetenzen stärken gehört unbedingt dazu

In einer digitalen Welt, in der ständig neue Technologien und Anwendungen Eingang finden, kommt man um ständiges Weiterlernen nicht herum. Neue Apps und neue Technologien bringen allerdings nur dann etwas für die Baustellendokumentation, wenn die Mitarbeiter zu 100 Prozent damit arbeiten. Ihre Aufgabe als Führungskraft besteht darin, die Motivation und Lernbereitschaft der Mitarbeiter kontinuierlich zu fördern. Dafür sind auch Seminare, Workshops etc. unabdingbar.

8. Zahlt sich Ihre Lösung für die Baustellendokumentation aus?

Gleichen Sie die Effekte Ihrer Lösung immer wieder mit Ihren Zielen ab. Fragen Sie kontinuierlich: Lohnt sich die App? Bringt sie den erhofften Erfolg, die gewünschte Verbesserung? Wenn Ihre Zufriedenheitsmarker (und die Ihrer Mitarbeiter) eindeutig in die Höhe gehen, war Ihre Entscheidung richtig. Diese regelmäßige Beurteilung ist wichtig. Mit den daraus entstehenden Lerneffekten bildet sie die Basis für weitere Schritte auf Ihrer digitalen Reise.

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