So setzen Sie den Umstieg auf Ihre digitale Baustellendokumentation erfolgreich um

So setzt Du den Umstieg auf eine digitale Bauakte erfolgreich um

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1. Die Bestandsaufnahme 

Die Auswahl der digitalen Lösungen für die digitale Bauakte oder Baustellendokumentation ist riesig. Damit Du Dich im Dschungel der Anbieter nicht verläufst, brauchst Du erst einmal eine konkrete Bestandsaufnahme. Wo laufen Prozesse nicht rund oder sogar chaotisch? Wo wünscht Du Dir Verbesserungen? Natürlich kannst Du jeden Bereich digitalisieren, aber hier gilt ganz klar: First things first. Wenn Du immer wieder Probleme mit den Lohnabrechnungen hast, setze zuerst bei einer digitalen Zeiterfassung an. Willst Du Ordnung in Deine Baupläne oder Mängellisten bringen, suche hier nach optimalen Lösungen. Die Ermittlung Deines Bedarfes hilft Dir, das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden und Prioritäten festzulegen. Hier brauchst Du in der Regel auch die Meinung Deiner Mitarbeiter und das eine oder andere Feedback von Kunden/Lieferanten.

2. Definiere Dein Ziel – und zwar ganz konkret

Was willst Du mit Deinen Maßnahmen bei der Baustellendokumentation erreichen? Diese Frage klingt oft lapidar, ist aber genau die entscheidende Stellschraube, an der Du künftig immer wieder drehen wirst. Geht es Dir in erster Linie um eine Umsatzsteigerung? Willst Du mehr Effizienz in den Prozessen erreichen? Soll die Kommunikation auf der Baustelle (und im Büro) oder der Kundenservice verbessert werden, oder planst Du, Dich langsam, aber sicher vom Papier zu verabschieden?

3. Digitale Bauakte – Komplettlösung oder einzelne Apps?

Du hast Deine Ziele formuliert, jetzt geht es an die Auswahl der Software. Je nachdem, wie Deine Prioritätenliste aussieht, kannst Du Dich für eine Komplettlösung entscheiden oder aber viele verschiedene Apps einsetzen. Darüber bestimmt letztlich nicht nur Dein Bedarf, sondern auch Deine Offenheit neuen Technologien und Apps gegenüber. Eine Komplettlösung hat den Vorteil, dass Du damit viele Bereiche auf einmal abdecken kannst, zudem ist sie in vielen Fällen individuell skalierbar. Gezielter kannst Du vorgehen, wenn Du Dich für einzelne Anwendungen entscheidest bzw. erst einmal klein anfangen willst (was empfehlenswert ist, siehe Punkt 4). Hier besteht allerdings die Gefahr, irgendwann ein Sammelsurium an verschiedenen Apps zu haben, was langfristig nicht immer optimal erscheint. Achte bei einzelnen Apps darauf, dass sie mit Deiner Branchensoftware kompatibel sind.

4. Fange klein an

Der Umstieg auf eine digitale Baustellendokumentation stellt einen Prozess dar. Manche Betriebe tun sich schwer, andere preschen digital nach vorn. Wichtig ist in allen Fällen, an einem Punkt zu beginnen, an dem nicht gleich ganze Betriebsstrukturen über Bord geworfen werden. Digitales Fahrtenbuch, digitale Zeiterfassung oder der Einsatz eines Messengers auf der Baustelle sind gute erste Schritte für eine ausbaufähige und nachhaltige Baustellendokumentation. 

5. Eigenes Ablagesystem entwickeln

Jetzt ist es wichtig, dass Du Deine Daten so ablegst, dass sie von allen gefunden und genutzt werden können. Nur dann hast Du einen positiven Effekt. Zum Beispiel solltest Du einheitliche Dateinamen vergeben, um die Auffindbarkeit zu erleichtern. Manche Anbieter bieten die Möglichkeit, Dokumente, Pläne oder Bilder beim Hochladen gleich in den richtigen Ordner abzulegen. Das ergibt durchaus Sinn.

6. Feedback – ein Muss

Sobald Du eine digitale Maßnahme ins Rollen bringst, hole regelmäßig Feedback ein. Eine schicke App genügt nicht. Sie muss funktionieren, wirkliche Vorteile bringen und vor allem von den Mitarbeiter*innen gerne genutzt werden. Sprich mit Deinem Software-Anbieter rechtzeitig über Änderungen oder Erweiterungen. 

7. Mitarbeiterkompetenzen stärken gehört unbedingt dazu

In einer digitalen Welt, in der ständig neue Technologien und Anwendungen Eingang finden, kommt man um ständiges Weiterlernen nicht herum. Neue Apps und neue Technologien bringen allerdings nur dann etwas für die Baustellendokumentation, wenn die Mitarbeiter*innen zu 100 Prozent damit arbeiten. Deine Aufgabe als Führungskraft besteht darin, die Motivation und Lernbereitschaft der Mitarbeiter*innen kontinuierlich zu fördern. Dafür sind auch Seminare, Workshops etc. unabdingbar.

8. Zahlt sich Deine Lösung für eine digitale Bauakte aus?

Gleiche die Effekte Deiner Lösung immer wieder mit Deinen Zielen ab. Frage Dich kontinuierlich: Lohnt sich die App? Bringt sie den erhofften Erfolg, die gewünschte Verbesserung? Wenn Deine Zufriedenheitsmarker (und die Deiner Mitarbeiter*innen) eindeutig in die Höhe gehen, war Deine Entscheidung richtig. Diese regelmäßige Beurteilung ist wichtig. Mit den daraus entstehenden Lerneffekten bildet sie die Basis für weitere Schritte auf Ihrer digitalen Reise.

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Foto: © Wellnhofer Designs / stock.adobe.com