Im Handwerk geht’s nur im Team voran. Damit die Zusammenarbeit reibungslos funktioniert, muss ein direkter, möglichst verzögerungsfreier Informationsaustausch gewährleistet sein. Trotz zahlreicher Online-Kanäle, wie Messaging, E-Mail usw., ist dabei die Telefonie nach wie vor essenziell. Allein im Festnetz telefonieren wir in Deutschland pro Jahr geschätzt über 100 Milliarden Minuten. Und das, weil sich – gute Erreichbarkeit vorausgesetzt – geschäftsrelevante Angelegenheiten aller Art (fern-)mündlich oft schnell und unbürokratisch regeln lassen.
Getan hat sich in der Fernsprechtechnik eine Menge: Längst werden die Gespräche via Internet übertragen (Voice over IP, VoIP). Die Telefonanlage? Stellen Anbieter wie NFON Unternehmen aller Größen als skalierbare, deutlich bedienfreundlichere und individuell anpassbare Services über die Cloud bereit. Online-Telefonanlagen wie Cloudya schaffen optimale Voraussetzungen für bessere Erreichbarkeit. Sie machen die Telefonie flexibler, schlanker, leistungsfähiger und vor allem auch leichter in ein schlüssiges Gesamtkommunikationskonzept integrierbar.
Jeder Mitarbeiter ist unter EINER Rufnummer erreichbar
Festnetz Büro, Festnetz Home-Office oder Mobilfunk? Mehrere Nummern anwählen war gestern. VoIP und die Cloud lösen die starre Zuordnung zwischen Rufnummer, Endgerät und Standort auf. Über Internet und die entsprechenden Anwendungen lassen sich auch Smartphones, Tablets, Laptops oder Arbeitsplatz-PCs zu nahtlos integrierbaren „Festnetz“-Telefonen umfunktionieren. Telefonate laufen via WLAN- und Mobilfunk-Datenverbindungen drahtlos und in verbesserter HD-Sprachqualität. Wer möchte, kann heute sogar aktive Gespräche vom VoIP-Telefon im Büro an das Smartphone übergeben, aus dem Haus gehen und dabei einfach weitersprechen (Anrufholfunktion).
Mehr Komfort im Anrufmanagement, mehr Effizienz in der Sprachkommunikation
Es gibt wenige Dinge, die mehr nerven, als in heißen Projektphasen auf Rückrufe zu warten. Geht es darum, solche Verzögerungszeiten und damit möglicherweise gar Stillstände auf der Baustelle zu minimieren, braucht es überall greifbare Anrufinformationen und Telefonie-Funktionen. Cloud-Telefonanlagen machen das über webbasierte Server, die in professionellen, gut gesicherten Rechenzentren stehen. Für verpasste Anrufe gibt es keine Ausreden mehr: Leicht einsehbare Anrufprotokolle listen ALLE Verbindungsdaten einer Rufnummer – und zwar von allen Endgeräten, denen diese Durchwahl zugewiesen wurde. Nach Telefonnummern suchen? Passé. Unterwegs wie im Büro steht allen Mitarbeitern stets automatisch die aktuellste Version der Kontaktdatenbank bereit. Die Erreichbarkeit optimal steuern? Individuelle Anpassungen an der Mailbox, Rufumleitungen etc. sind über die App-Bedienoberfläche um Klassen leichter steuerbar als über die Eingabe kryptischer Codekombinationen, die früher mühsam am Telefon eingetippt werden mussten.
Zeitgemäßer Kundenservice am Telefon
Die Zusammenarbeit mit einem leistungsfähigen und etablierten Cloud-Telefonie-Anbieter erleichtert bei hohem Anrufaufkommen auch die Einrichtung sogenannter Sprachdialogsysteme (Interactive Voice Response, IVR), die man von Anrufen bei den Hotlines anderer Unternehmen kennt. Vorteil für den Kunden: Er landet auf Anhieb bei dem richtigen Ansprechpartner – und das ohne langwierige, häufiger auch mal scheiternde Weitervermittlungsversuche. Vorteil für den Betrieb? Die Mitarbeiter an der eigenen Hotline haben mehr Zeit, sich um das Wesentliche zu kümmern – die Anliegen der Kunden.
Telefonie als leicht integrierbare Internet-Anbindung
Über Software-Erweiterungen (Beispiel NFON: NCTI oder auch Nvoice für Microsoft Teams) passt die cloudbasierte Telefonie auch perfekt ins Unified-Communications(UC)-Zeitalter. Da ist gefordert, dass die Kommunikationskanäle eng miteinander verwoben sind und sie sich leicht in vorhandene Unternehmensanwendungen wie Microsoft Office, dem bereits vorhandenen CRM-System oder auch Online-Besprechungsplattformen wie Microsoft Teams einbetten lassen. Jeder Mitarbeiter kann so auch direkt aus den Anwendungen heraus den gewünschten Gesprächspartner anwählen und sich dabei die zugehörigen Kundeninformationen anzeigen lassen. Der Zugang zu weiteren UC-Funktionen wie Chats, Video und Desktop/Screen-Sharing bereichert den Austausch und die Zusammenarbeit verteilter Teams in virtuellen „Meetings“ zusätzlich. Wer die Sprachkommunikation via Cloud-Telefonie-App und Headset erledigt (Softphones), hat beide Hände frei und kann bereits während eines Gesprächs die wichtigsten Informationen im CRM-System oder in der Branchensoftware bequem sofort im System hinterlegen. Auch diese Arbeitsweise spart Zeit für eine Nacherfassung und verringert die Fehler und Lücken im Informationsaustausch.
Fazit
Handwerk basiert auf Teamwork. Zusammenarbeit („Collaboration“) wiederum braucht zeitgemäße, flexible Kommunikationswerkzeuge. Und die kommen heute auch im Handwerk aus einer sicheren und zuverlässigen Cloud. Das gilt ohne Wenn und Aber auch für die Telefonie. Damit ist zum Thema Sprachkommunikation alles gesagt.
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