Das Thema Digitalisierung ist allgegenwärtig. Auch in Handwerksunternehmen rücken digitale Prozesse und Strukturen zunehmend in den Fokus. Welche Vorteile bietet Ihnen die digitale Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter über die mobilen Endgeräte? Was hat Ihr Unternehmen von digitalen Strukturen und Prozessabläufen? Lernen Sie hier die Möglichkeiten anhand des fiktiven Handwerksbetriebs alpha kennen.
Prozessoptimierung in der Praxis: Ausgangslage
alpha ist ein kleiner Tischlerei-Betrieb, der in den letzten Jahren seine Marktposition überdurchschnittlich steigern konnte. Maßgeblich für diese Entwicklung ist unter anderem die Weiterentwicklung zur Kunsttischlerei mit vielen individuellen Aufträgen. Diese Aufträge machen ein professionelles Projektmanagement notwendig. Außerdem sind bei jedem Auftrag viele Einzelheiten und Details wichtig, die die Kunden in ausführlichen Vorgesprächen angeben. Bisher hat das Unternehmen solche Informationen und Daten in schriftlicher Form auf Notizzettel, in Akten und Memos erfasst. Diese „Old-School-Methode” ist an ihre Grenzen gestoßen. Häufig war es so, dass nur der direkte Ansprechpartner des Kunden in der Planungsphase über benötigte Informationen verfügte. Das führte immer wieder zu Missverständnissen und zu wenig effektiven Arbeitsabläufen. Wenn Arbeiten vor Ort ausgeführt wurden, konnte häufig kein Ansprechpartner für Nachfragen des Mitarbeiters zum Auftrag erreicht werden. Alle diese Probleme sollten sich durch eine digitale Lösung verbessern.
Anforderungen an neue Prozesse und Abläufe
Das Unternehmen hat sich Informationen zu möglichen Softwarelösungen und digitalen Organisationssystemen eingeholt. Dabei hatte man insbesondere diese Anforderungen im Auge:
- Wichtige Informationen zu Aufträgen, Kunden sollten jederzeit von jedem Ort über mobile Endgeräte abrufbar sein.
- Kundengespräche und Auftragsinformationen sollten über standardisierte Formulare erfasst werden und im elektronischen System jederzeit greifbar sein.
- Mit dem System sollte es auch möglich sein, dass bestimmte Werkzeuge, die immer wieder gebraucht werden, kurzfristig auffindbar sind.
- Später sollte die Möglichkeit bestehen, für körperlich besonders fordernde Tätigkeiten sogenannte Cobots zu integrieren.
- Das System sollte außerdem die Erfassung der Einsatzzeiten von Mitarbeitern und die Planung der Personalressourcen ermöglichen.
Der Veränderungsprozess beginnt
Da das Unternehmen selbst teilweise sehr individuelle Anforderungen hatte, wurden einzelne Komponenten der geforderten Software individuell programmiert. Das stellte zwar zunächst eine gewisse Anfangsinvestition dar, die sich aber durch die hohe Nutzbarkeit der Software später rentieren sollte. Es wurden 10 Standardformulare entworfen, die für alle denkbaren Auftragsvarianten anwendbar sind. Die Annahme eines Auftrags und dessen Planung sowie auch das Projektmanagement bei größeren Aufträgen erfolgen jetzt nach standardisierten Vorgaben.
Alle Informationen liegen in der Cloud und sind von unterwegs über mobile Endgeräte abrufbar. Wenn jetzt Rückfragen von einem Mitarbeiter vor Ort erfolgen, können die übrigen Beteiligten sofort auf die relevanten Informationen zugreifen. Auch die Einsatzplanung hat sich erheblich verbessert. Selbst kurzfristige Ausfälle von Mitarbeitern lassen sich durch mehr Transparenz gut kompensieren.
Als besonders effektiv hat sich das Taggen bestimmter wichtiger Werkzeuge erwiesen. Die Mitarbeiter müssen so gut wie keine Zeit mehr für die Suche nach diesen Werkzeugen verschwenden. Die Anschaffung eines Cobots ist weiterhin geplant. Das Unternehmen beschreibt gerade in einem digitalen Pflichtenheft, welche Aufgaben der digitale Helfer übernehmen muss.
Vor allem standardisierte Arbeiten sollten abgedeckt werden, damit die Fachkräfte sich noch mehr auf die individuellen Anforderungen der Kunsttischlerei konzentrieren können.
Ein wesentliches Ziel der digitalen Umstrukturierung im Unternehmen alpha ist es, dass die Mitarbeiter motivierter sind und die Zusammenarbeit als wesentlich angenehmer und produktiver empfinden.
Fazit: Individuelle digitale Lösungen für individuelle Probleme
Dieses Szenario zeigt, dass die Digitalisierung es jedem Handwerksunternehmen ermöglicht, für jede individuelle Anforderung eine eigene Lösung zu entwickeln. Ob es unbedingt erforderlich ist, sich „seine” Lösung entwickeln zu lassen, gilt es immer zu prüfen. Aufgrund der Vielzahl bereits vorhandener Applikationen – die ständig zunehmen – sollte es durchaus möglich sein, die meisten „Wünsche” mit vorhandenen Angeboten abzudecken.
