Verbraucherbauverträge, Gewährleistungsansprüche der Kunden, Mängelgewährleistung gegenüber den Lieferanten … Die zunehmende Bedeutung einer lückenlosen Baustellendokumentation und Archivierung ist auch auf neue Vorschriften zurückzuführen. Vollständige Datenbestände helfen im Streit- oder Zweifelsfall beim Nachweis, dass ein Meisterbetrieb alle Arbeiten vor Ort ordnungsgemäß und fachgerecht ausgeführt hat.

Wer im Büro und auf der Baustelle seine Dokumentationspflichten effektiv erledigen möchte, setzt auf die Digitale Bauakte. DIGITALISIERUNG PRAKTISCH GESTALTEN zeigt hier, wie die angesagten cloudbasierten Dokumentations- und Kommunikationsanwendungen arbeiten und welche Vorteile sie Handwerksunternehmen im Baugewerbe bringen.

Eine alte Manager-Weisheit lautet: Was nicht auf Papier steht, wurde nie gesagt. Übertragen auf ein zukunftsorientiertes Handwerksunternehmen gilt heute sinngemäß: Was nicht digital erfasst und jederzeit wieder auffindbar ist, kann (oder wird?) einem früher oder später auf die Füße fallen.

Die Konsequenz: Allein zur rechtlichen Absicherung gibt es für Handwerksbetriebe keine Alternative zu einer zeitgemäßen Projektdokumentation. Ein Beispiel: Die Digitale Bauakte bündelt Pläne, Skizzen, Materiallisten, Fotos des Baufortschritts, der verwendeten Materialien, etc. und weitere projektbezogene Informationen an einer zentralen Stelle. Geeignete Lösungen unterstützen alle gängigen Medien- und Dateiformate. Daten sowie die benötigten Funktionalitäten halten die Anbieter in der Cloud vor. Einrichtung und Verwaltung der Digitalen Bauakte erfolgen über eine anmeldepflichtige Weboberfläche, die an jedem Computer einfach per Browser abrufbar ist. Handwerkerspezifische Apps für das Smartphone und Tablet (Android, iOS) und verschlüsselte Internetverbindungen stellen sicher, dass die Datenzentrale nicht nur im Büro, sondern auch auf der Baustelle und in der Werkstatt greifbar und auf dem neuesten Stand bleibt.

Von der digitalen Kommunikation direkt zu der automatisierten Baustellendokumentation

Die Digitale Bauakte ist viel mehr als ein „totes“ Archiv. Im Gegenteil: Die Kommunikationsplattformen bringen richtig Leben in das Baustellen-Projektmanagement. Sie schafft eine solide technische Grundlage zum einfachen, verzögerungsfreien Teilen aktueller Informationen und den Austausch zwischen den Teams vor Ort, Ihren Mitarbeitern im Büro und möglicherweise anderen Beteiligten wie den Bauherren, den Architekten und Partnerunternehmen. Der Anbieter myCraftnote beispielsweise spricht in diesem Zusammenhang vom „WhatsApp für Handwerker“, das eben im Unterschied zu dem im privaten Umfeld populären Messenger als Add-On zusätzlich auch die nötigen professionellen Archivierungsmöglichkeiten bereitstellt.

Grundlegende Zusatzfunktionen erhöhen die Praxistauglichkeit: Zugriffsberechtigungen regeln, wer welche Dokumente betrachten und bearbeiten kann. Automatisch generierte Zusatzinformationen wie die Zeit- und Datumsangaben sowie die Geodaten der erstellten Fotos erleichtern die Zuordnung. Darüber hinaus können zum Beispiel im Büro die einzelnen Informationshappen mit passenden Schlagworten versehen werden. Vorteil: Die so ausgezeichneten Dokumente sind bei einer späteren Archiv-Suche leichter auffindbar.

Smarte Kommunikations- und Dokumentationslösungen für Handwerksbetriebe sind am Markt

Gerade auch für Handwerksunternehmen aus der Baubranche gibt es mittlerweile einige schnell einsatzbare und ohne große Investitionen nutzbare Lösungen. Dazu zählen beispielsweise Datengut, Memomeister, Craftnote und WerkerApp.

Ganz gleich, welche Lösungen im Funktionsumfang und – ganz wichtig – welche Benutzeroberfläche, letztlich am besten zu den Anforderungen Ihrer Mitarbeiter und Ihres Unternehmens passen: Der konsequente Einsatz der Digitale Bauakte führt ohne große technische Barrieren direkt zu einer signifikanten Zeitersparnis im Baustellen-Management. Und längerfristig gibt sie dem verantwortlichen Unternehmer das beruhigende Gefühl, sich bei Rückfragen auch nach Jahren jederzeit auf die untrüglichen Fakten der eigenen, vollständigen Datenbestände berufen zu können. Allein deshalb wird sich dieses Investment bald auszahlen.