Warum die digitale Baustellenkommunikation wichtig ist

Warum die digitale Baustellenkommunikation wichtig ist

Planung und Ausführung eines Bauprojekts sind abhängig von einer lückenlosen und vollständigen Dokumentation der Baudokumente und einer reibungslosen Baustellenkommunikation. Durch immer komplexer werdende Prozesse kommt ein Handwerksbetrieb hier schnell an seine Grenze. Die Lösung des Problems liegt unter anderem in der digitalen Bauakte.

Gerade auf der Baustelle ist es wichtig, optimal im Team zusammenzuarbeiten, um die Abläufe so effizient wie möglich zu gestalten. Wer gerade an welcher Aufgabe dran ist, wie der Baufortschritt ist oder wie der Chef, Bauherr oder Bauleiter am schnellsten von unvorhergesehenen Zwischenfällen erfährt – auf dem Bau müssen schnelle Entscheidungen getroffen werden. Zeit ist Geld, Stillstand kostet. Nicht selten gerät eine Situation außer Kontrolle, weil die Verantwortlichen gerade nicht greifbar sind, weil Material oder Werkzeug fehlt oder der Bauherr tobt. Zuständigkeiten sind oft nur schwer zurückzuverfolgen. Zumindest analog. Eine optimale Baustellensoftware löst mehrere Probleme auf einmal. 

Digitale Baustellenkommunikation erleichtert die Zusammenarbeit

Eine digitale Baustellenkommunikation läuft über alle mobilen Endgeräte, wie Tablet, Smartphone oder Desktop. Durch die Bereitstellung von Echtzeitdaten wird nicht nur enorm viel Zeit eingespart, sondern alle Beteiligten sind immer up to date. Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Aufgaben können jederzeit vergeben, eingesehen oder geändert werden. Durch eine permanent verfügbare Kommunikationshistorie wird das Suchen in Akten oder ein Nachfragen bei Kollegen überflüssig. Nicht nur der Chef, sondern auch alle Mitarbeiter haben so immer den Durchblick. Missverständnisse können vermieden und Arbeitsprozesse auch bei unvorhergesehenen Zwischenfällen optimal überbrückt werden. Inhaber, Bauleiter, Mitarbeiter und auch Lieferanten oder Subunternehmer können je nach Zugriffsberechtigung auf die Software rund um die Uhr von überall aus reagieren und optimale Entscheidungen treffen, um den Arbeitsfluss auf der Baustelle am Laufen zu halten.

Wertvolle Zeit sparen durch digitale Dokumentation

Mit den Jahren kann in einem Handwerksbetrieb einiges an Papierkram zusammenkommen. Aber wer hat schon Lust, sich durch zig Ordner zu wühlen, wenn er einen Vorgang sucht? Noch dazu, wenn dieser einige Zeit zurückliegt. Während eine analoge Baustellendokumentation zeitaufwendig und fehleranfällig ist, werden bei der digitalen Dokumentation Ressourcen frei, die in neue Aufträge oder Projekte gesteckt werden können. Das erübrigt langwierige Rechercheprozesse. Gerade die Themen Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Arbeitsprozessen werden dank der Digitalisierung immer leichter. Ordner durchsuchen heißt schließlich noch lange nicht, dass man alle relevanten Informationen auch findet und einen Fall zu 100 Prozent klären kann. Digitale Dokumentation ist der analogen himmelweit überlegen. 

Baupläne verschlingen nicht nur Unmengen an Papier. Auf der Baustelle entpuppen sie sich vielfach als unbrauchbar, weil inaktuell oder beschädigt durch Nässe oder Schmutz. In der digitalen Bauakte liegen die Pläne digital vor und können jederzeit korrigiert und bearbeitet werden.

In der digitalen Bauakte sind die Daten sicher und gut aufgehoben

In der digitalen Bauakte wird alles hinterlegt, was auf der Baustelle wichtig ist. Baupläne, Aufmaße, Fotos, Skizzen, Videos, Berichte, Notizen, Sprachaufzeichnungen, Bautagebücher. Mängellisten, Lieferantenliste oder schnell einen Sachverständigen finden – je nach Anwendung gibt es hier unzählige Möglichkeiten. Mit einer digitalen Bauakte haben Sie alle Ihre Projekte immer bei sich – und damit eine aktuelle, lückenlose und beweissichere Dokumentation. Auf der Baustelle oder im Büro, unterwegs oder in Notfällen auch von zu Hause aus. Da sämtliche Daten bereits vor Ort erfasst, an einem Ort gebündelt und dann durch Zugriffsberechtigungen freigegeben werden können, ist die digitale Akteneinsicht zu jeder Zeit ein Kinderspiel. Auch Jahre später noch. Gerade auch hinsichtlich Gewährleistungspflichten bietet eine digitale Organisation ein großes Plus an Sicherheit.

Stichwort Mängelmanagement: Nicht nur zur Erleichterung von Arbeitsprozessen ist eine digitale Bauakte eine feine Sache. Gerade wenn es um unvorhergesehene Zwischenfälle wie Wetterveränderung, fehlende Mitarbeiter oder Schäden auf der Baustelle geht, ist es ideal, die entsprechenden Stellen umgehend davon in Kenntnis zu setzen. Das geht am schnellsten, wenn man mobil vernetzt ist und bei eventuellen Schäden Fotos oder Videos in Echtzeit mit Angabe der Tageszeit per App verschicken kann. 

Fehler oder Korrekturen in den Bauplänen, in der Kommunikation, inaktuelle Informationen? Da sind Fehlerkaskaden vorprogrammiert. Baumängel entstehen durch mangelhafte Planung, Ausführung bzw. mangelnde Kontrollprozesse. Werden diese Prozesse dagegen von Anfang an transparent und strukturiert gestaltet, werden damit Bauschäden und Mängel vermieden, da alle auf die gleichen Dokumente zugreifen können und man bei eventuellen Zwischenfällen schnell reagieren kann. 

Bei Bauarbeiten, die einige Jahre zurückliegen, ist es im Falle von später auftretenden Schäden zum Beispiel wichtig, die genauen Prozesse, beteiligte Firmen, Mitarbeiter und die dem Projekt zugrunde liegenden Daten genauestens nachvollziehen zu können, um Verantwortlichkeiten zu klären.

Vorteile auf einen Blick:

  • Höhere Produktivität
  • Risikominderung
  • Umsatzsteigerung
  • Zeitersparnis
  • Reduzierung bzw. Vermeidung von Baumängeln
  • Erleichterungen in der Rechnungs-, Angebots- und Auftragserstellung
  • Nachhaltiges Wirtschaften durch Papiereinsparung
  • Transparenz in Verantwortlichkeiten

Fazit

Eine gute Bausoftware bringt Effizienz und in den meisten Fällen auch bessere Laune auf die Baustelle. Durch klar abgesteckte Zuständigkeiten, optimale digitale Dokumentation und lückenlose Nachverfolgung von Arbeitsprozessen kann ein Handwerksbetrieb nur gewinnen.

Foto: © Morakot / stock.adobe.com