Es gibt viel zu tun. Also packen wir es so schnell wie möglich an. Doch halt: Wer sich unter permanentem Zeitdruck in die (Bau-)Arbeit stürzt, tut sich, seinen Mitarbeitern und letztlich auch seinen Auftraggebern keinen Gefallen. Auf Dauer führt eine solche „gehetzte“ Arbeitsweise bei allen Beteiligten zu Überforderung, Unzufriedenheit und Fehlern.
Die Frage, ob es auch anders gehen kann, stellt sich nicht. Warum? Weil es anders gehen muss! Wie? Zum Beispiel mit einem rundlaufenden, überlegt koordinierten Teamwork und einem dazu passenden Aufgabenmanagement, das den immer vielfältigeren und komplexeren Anforderungen in einem zukunftsorientierten Handwerksbetrieb gerecht wird.
Professionelle Arbeitsorganisation? Lückenloser Informationsaustausch in Echtzeit!
Teamarbeit bringt unweigerlich einen höheren Abstimmungsbedarf mit sich, der einen nahtlosen Informationsaustausch voraussetzt. Wer in seinem Betrieb auf ein funktionierendes, zielführendes Teamwork angewiesen ist, sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit weiß, was er zu tun hat, dass jeder stets über den Stand seiner Projekte informiert ist und dass jeder(!) umgekehrt auch die anderen Teamplayer – der Chef ist hier eingeschlossen – auf dem Laufenden hält. Nur wenn diese Vorgehensweise allen Beteiligten in Fleisch und Blut übergeht, verkümmern relevante Informationen und Wissen nie wieder im „stillen Kämmerlein“. Gerade diese neu gewonnene Transparenz ist es, die unnötige Warte-/Leerlaufzeiten verhindert, langwierige Nachfragen über E-Mail oder Telefon deutlich verringert und damit den nötigen Schwung in die Abläufe bringt.
Aufgabenmanagement im Handwerk? Cloudbasiert und teamorientiert!
Am einfachsten lassen sich diese Zielvorgaben mit geeigneten Aufgaben(Task)-Management-Werkzeugen umsetzen. Beispielsweise bildet Meistertask über Karten („digitale Post-its“) alle Projekte und Aufgaben (To-do-Listen) bis ins Detail ab und veranschaulicht über die Zuordnung in verschiedene Spalten wie typischerweise „Geplant“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ den aktuellen Stand auf einen Blick. Gut gemachte, professionelle Task-Management-Werkzeuge zeichnet aus, dass dieses „Kanban“-Grundprinzip derart einfach ist, dass man praktisch sofort mit der produktiven Nutzung starten kann – und dennoch alle Möglichkeiten hat, auch die komplette Arbeitsorganisation am besten über eine Online-Plattform digital abzubilden. Dieser für (fast) alle Facetten der Digitalisierung im Handwerk elementare cloudbasierte Ansatz erleichtert den Mitarbeitern überall den Zugang zu ihren Projekten und Aufgabenlisten. Sofern also eine (mobile) Internetverbindung besteht, können über Apps, beispielsweise auch am Smartphone oder Tablet, die Projektstände in Echtzeit angesehen und unverzüglich aktualisiert werden.
Neben der Bereitstellung der Arbeitsorganisation über die Cloud empfehlen sich Handwerksbetrieben Task-Management-Werkzeuge, die uneingeschränkt teamfähig sind. Damit können jedem Mitarbeiter gezielt die für ihn relevanten Projekte und Aufgaben zugewiesen werden. Die Vergabe von Rollen und Rechten legt fest, wer welche Anpassungen in den To-do-Listen und Projekten vornehmen darf.
Wie Transparenz Vertrauen schafft
Wer als Innovationsvorreiter im Handwerk durch und durch digital und kundenorientiert agiert, bindet nicht nur seine Mitarbeiterteams im Büro und auf der Baustelle, sondern auch seine Kunden – über die Vergabe eingeschränkter, projektbezogener Leserechte – in sein Aufgabenmanagement ein. Der Auftraggeber erfährt so ebenfalls, wie es um sein Projekt aktuell steht. Und er sieht auf dem Bildschirm, was alles gemacht werden musste, bis beispielsweise ein Badezimmer in neuem Glanz erstrahlt. Dadurch erklärt sich die Kostenabrechnung dann im Idealfall praktisch von selbst. Auch hier gilt für Kunden wie für die Mitarbeiter: Cloud- und teambasiertes Task Management schafft Transparenz. Die wiederum trägt zu einem offeneren, fairen Umgang miteinander bei und kann so den Grundstein für eine langfristig vertrauensvolle Zusammenarbeit mit evtl. weniger, dafür aber besonders guten Kunden legen. Und darum geht’s am Ende des Tages.
