Was Handwerksunternehmen über die Cloud-Telefonie wissen müssen

Was Handwerksunternehmen über die Cloud-Telefonie wissen müssen

Cloud-Telefonie ist gerade auch für das Handwerk ein Thema – vor allem wenn ein Großteil der Mitarbeiter in Teams aufgeteilt beim Kunden oder auf der Baustelle arbeitet und zwischen verschiedenen Einsatzorten unterwegs ist. Und natürlich, wenn eine zeitgemäße orts- und endgeräteunabhängige Erreichbarkeit, hohe Flexibilität, Komfort und Kostentransparenz in der geschäftlichen Sprachkommunikation gefragt sind. 

Wer beispielsweise nach Ablauf seines Wartungsvertrags die Aufgaben der Telefonanlage vor Ort auf die Server in sicheren Rechenzentren eines professionellen Cloud-Anbieters verlagert, entlastet seine IT-Mitarbeiter oder sein IT-Budget und kann seine Kommunikationsplattform jederzeit leichter an sich ändernde Anforderungen anpassen. Das gilt für Funktionserweiterungen beispielsweise im Hinblick auf die Integration der Telefonie-Anwendungen in die verwendeten Office- und CRM-Programme genauso wie für die Skalierbarkeit. Wird also der Personalbestand ausgebaut, wächst die virtuelle Telefonanlage aus der Cloud, häufig auch mit Begriffen wie Hosted-PBX, Cloud-PBX oder IP-Centrex umschrieben, problemlos mit – wenn gewünscht auch nur für einen kurzen begrenzten Zeitraum. Generell gilt: Bezahlt werden am Ende des Tages nur die Telefonie-Services, die auch benötigt werden. Im Folgenden beantworten wir am Beispiel der virtuellen Telefonanlage Cloudya des Münchner Anbieters NFON grundlegende Fragen zum „Outsourcing“ der Telefonanlage. 

Welche technischen Grundvoraussetzungen erfordert die Einführung der Cloud-Telefonie?

Handwerksunternehmen brauchen im Wesentlichen nur eine ausreichend leistungsfähige Internetanbindung mit genügend Bandbreite für den Download aus dem Internet und eine im Idealfall genauso schnelle Übertragung ausgehender Sprachdaten. Breitband-Internet ist ohnehin die Basis der Digitalisierung, denn die lässt sich über vielfältige Cloud-Services, zu denen längst auch die Telefonie zählt, am schnellsten und einfachsten in die Praxis umsetzen.

Kann ich meine vorhandenen Telefone behalten? 

Ja. Herkömmliche analoge Tischtelefone können über geeignete Adapter (ATA) an das Computernetzwerk angeschlossen und dann wie gewohnt für Telefongespräche verwendet werden. Für eine komfortable Nutzung der erweiterten Telefonie-Funktionen empfiehlt sich zumindest längerfristig die Anschaffung zukunftsfähiger VoIP-Geräte. Mit der zugehörigen Telefon-Software können Unternehmen zudem jeden mit Mikrofon und Lautsprecher bzw. Headset ausgestatteten Laptop oder PC als VoIP-Phone einsetzen. Darüber hinaus verwandeln Apps Smartphones und Tablets bei Bedarf in mobile „Festnetztelefone“, die über das Internet via WLAN und Mobilfunk auch unterwegs eine kostenoptimierte Erreichbarkeit unter der Büronummer sicherstellen.

Brauche ich für den Umstieg zur Cloud-Telefonie neue Rufnummern für mein Unternehmen?

Nein. Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch bei einem Wechsel des Festnetzanbieters eine Rufnummernmitnahme problemlos möglich. So darf beispielsweise mit dem Wechsel keine Umfirmierung des Unternehmens einhergehen. Bei der Verlegung des Betriebsstandortes in ein anderes Ortsnetz (geänderte Vorwahlnummer) scheidet eine Rufnummernportierung ohnehin aus. 

Wie steht es um die Sicherheit der Cloud-Telefonie?

Eine sichere Bereitstellung der Telefonie über die Cloud liegt zunächst in der Hand des gewählten Anbieters. Wie ernst es ein Cloud-Provider meint, lässt sich an der Einhaltung diverser Kriterien festmachen. Dazu zählt die Vorhaltung der virtuellen Telefonanlagen in rundum geschützten Rechenzentren, die nach etablierten Standards wie beispielsweise der ISO-Norm 27001 zertifiziert sind und darüber hinaus gegen Ausfälle über zusätzliche Rechenzentren an anderen Standorten abgesichert sind (Georedundanz). Die Konzentration auf Serverstandorte in Deutschland hat den Vorteil, dass die Cloud-Anbieter damit an die Einhaltung strikter Datenschutzrichtlinien und im Umgang mit persönlichen Kundendaten an die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gebunden sind. Für zusätzliche Sicherheit in der Kommunikation sorgen die Absicherung der Internetverbindungen (TLS) und darüber hinaus eine zusätzliche Sprachverschlüsselung (SRTP). Vom Online-Banking bekannte Techniken wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) bei der Anmeldung neuer VoIP-Geräte vervollständigen umfassende Sicherheitskonzepte. 

Mit welchen laufenden Kosten müssen wir rechnen?

Beispiel NFON Cloudya: Pro Telefonanschluss (Nebenstelle) belaufen sich die Gebühren auf 8,90 Euro (netto). Darin enthalten ist eine deutschlandweit gültige Flatrate für Telefonate ins Festnetz und in alle Mobilfunknetze. Die Telefonie-Anwendungen für Smartphones, PCs und die Nutzung über die Weboberfläche sind ebenso enthalten wie die Wartung und Aktualisierung der virtuellen Telefonanlage. Zu den bereitgestellten Funktionen gehören unter anderem auch Videokonferenzen, Warteschlangen und Anrufbeantworter für jede Nebenstelle. Ein Überblick zu den Kosten und Inklusiv-Leistungen gibt folgende Internetseite: https://www.nfon.com/de/telefonie/preis-tarif. Erweiterte Support-Services und kostenpflichtige Zusatzfunktionen wie Fax können bei Bedarf hinzugebucht und auch kurzfristig wieder abbestellt werden.

Vernetzung ist DAS charakteristische Merkmal der Digitalisierung in Unternehmen

Nahezu alles, was IT-technisch miteinander verbunden ist, sei es das lokale Ethernet am Betriebsstandort, das Internet im Allgemeinen und damit die Cloud oder das Internet der Dinge (IoT), beruhen auf einem gemeinsamen allgegenwärtigen Standard – dem Internet-Protokoll (IP). Dass auch Telefongespräche über IP-basierte Netzwerke (VoIP, Voice over IP) laufen, ist längst Stand der Technik. Der Schritt zur virtuellen Telefonanlage aus der Cloud ist da nur der nächste logische, konsequente und – über kurz oder lang – auch unumgängliche Schritt auf dem Weg zum hochflexiblen, digitalen Handwerksunternehmen.