Wie geht es auf den Baustellen voran? Welche Aufträge sind neu hinzugekommen? Sind die Rechnungen der zuletzt abgeschlossenen Projekte schon rausgegangen? Wer in seinem Betrieb – ohne langwieriges Nachhaken – Antworten auf solche Fragen sucht, kann sich mit agilen, teamorientierten Projekt- bzw. Aufgabenmanagement-Werkzeugen jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand verschaffen. Gerade für die Auftragsabwicklung haben sich Lösungen, die auf die sogenannte Kanban-Methode setzen, auch in Handwerksbetrieben vielfach bewährt.
Arbeitsabläufe mit der Kanban-Methode auf einfache Weise visualisieren
Bei Kanban handelt es sich ursprünglich um eine Methode zur dezentralen Steuerung des Materialflusses, die Toyota schon vor über 70 Jahren entwickelt und dann konzernweit eingesetzt hat. Der Begriff selbst stammt aus dem Japanischen und bedeutet „Karte“. Das Grundprinzip ist gleichermaßen einfach wie variabel: Auf einer Pinnwand (Whiteboard) werden die Arbeitsabläufe meist in drei bis fünf Spalten unterteilt. Im einfachsten Fall lässt sich der Workflow über die Bereiche „Zu erledigen“ (To-Do), „In Arbeit“ (Work-In-Progress, WIP) und „Erledigt“ (Done) nachbilden. Was auf der Baustelle zu tun ist, vermerken die Teammitglieder auf Karten. Sobald ein Mitarbeiter mit einer Aufgabe (Task) beginnt, verschiebt er die zugehörige Karte eine Spalte weiter (Pull-Prinzip). Vom Start bis zum Abschluss eines Auftrags „wandern“ so immer mehr Karten auf dem Whiteboard sukzessive von links nach rechts. Richtig und konsequent angewendet machen Kanban-Systeme bei überschaubarem Aufwand aktuelle Projektstände sowie Störfaktoren und „Flaschenhälse“ im visualisierten Workflow sichtbar.
Modernes Task-Management gehört in eine sichere Cloud
Klar, dass gerade Teams heute die Aufgabenverwaltung auf digitaler Ebene am leichtesten und effizientesten über die Cloud abwickeln. Für den mobilen Zugang auf der Baustelle genügen beispielsweise bei dem Projekt-/Task-Management-Tool Meistertask dann internetfähige Endgeräte, auf denen nur ein Webbrowser oder die entsprechenden (Smartphone-)Apps installiert sein müssen. Nur wenn alle Projektbeteiligten ohne Zeitverzug Änderungen im Aufgabenstatus vornehmen und Feedback geben, wird sich das dynamische Potenzial einer cloudbasierten Aufgabenverwaltung auch ohne Reibungsverluste in den Arbeitsabläufen widerspiegeln.
Dass im Zuge der Digitalisierung im Handwerk bei aller Begeisterung für die Cloud auch die Zuverlässigkeit und die Sicherheit der online vorgehaltenen Kundendaten eine entscheidende Rolle spielen, ist kein Geheimnis. Das deutsch-österreichische Unternehmen Meisterlabs, das Meistertask 2015 auf den Markt gebracht hat, nimmt dieses wichtige Thema offensichtlich ernst. Demzufolge werden die Kundendaten auf Webservern in Frankfurter Rechenzentren nach deutschen Datenschutzrichtlinien vorgehalten. Hintergrund: Die gesetzlichen Vorgaben sind in Deutschland und Europa deutlich strenger als beispielsweise in den USA. Die Datenübertragung erfolgt mit 256-Bit-SSL-Verschlüsselung. Zusätzliches Vertrauen wecken die redundante Datenhaltung an weiteren deutschen Standorten und ausfallsichere Internetanbindungen sowie die Absicherung der Benutzerzugänge über die Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Zusammenfassung
Wer sich für Kanban-basiertes Task-Management entscheidet, sollte sich auch für die Cloud entscheiden und dabei das Thema Sicherheit im Auge behalten. Wenn dann noch das Funktionsangebot passt und die Bedienung sich unkompliziert gestaltet oder – noch besser – den Mitarbeitern sogar richtig Spaß macht, können Handwerksbetriebe mit ihrer Aufgabenverwaltung richtig durchstarten. Tipp: Möchten Sie sich mit diesem Thema intensiver auseinandersetzen, können Sie Meistertask in einer dauerhaft kostenfreien Basis-Version ausgiebigen Praxistests unterziehen. Registrierung unter www.meistertask.com/de
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