Baustellendokumentation, Team-Kommunikation, Zeiterfassung, Aufgaben- und Workflow-Steuerung … Smartphone-Apps und webbasierte Services halten Handwerksbetriebe auf digitaler Ebene zusammen. Aus gutem Grund: Richtig eingesetzt lösen sie auf anwenderfreundliche Weise diverse Probleme und machen die Abläufe leichter, einfacher und fehlerresistenter. Und: Sie sparen Zeit.
Umgekehrt machen selbst die effizientesten Software-Werkzeuge etwas Arbeit. Als digitales Abbild eines Teils der unternehmerischen Wirklichkeit wollen und müssen die eingesetzten Cloud-Services immer wieder aktualisiert und mit den neuesten Informationen gefüttert werden. Gerade auch bei sich häufig wiederholenden Dateneingaben können Betriebe beispielsweise durch App-Verknüpfungen und einen automatisierten Informationsaustausch im Arbeitsalltag schneller vorankommen. Was es damit auf sich hat, veranschaulichen wir hier an dem Task-Management-Beispiel Meistertask.
Auch bei Apps ist Teamwork angesagt
Wer in seinem Betrieb mehrere webbasierte Anwendungen – möglicherweise ohne externen IT-Support – implementiert hat und mit seinen Mitarbeitern erfolgreich im Tagesgeschäft einsetzt, wird im nächsten Schritt versuchen, seine Apps zur Zusammenarbeit zu bewegen. Ein einfaches Beispiel: Wird in Meistertask eine Teilaufgabe in die Spalte „Erledigt“ verschoben, sollen andere Teammitglieder über Kommunikationstools wie Slack – ohne weiteres Zutun – eine entsprechende Nachricht erhalten, sodass diese den Auftrag zügig weiterbearbeiten können.
Was die Individualisierung des Workflows angeht, sind der eigenen Fantasie und auch der Aneinanderreihungen von Arbeitsschritten zunächst einmal keine Grenzen gesetzt. Die beteiligten Apps werden dazu über einen weiteren Cloud-Service wie Zapier oder auch die IFTTT(IF This Then That)-Plattform miteinander verknüpft. Im Fall des stärker auf Unternehmen ausgerichteten Zapier sind solche Verkettungen bereits für über 1500 Webanwendungen möglich. Dazu zählen neben Meistertask unter anderem auch Google-Applikationen, Microsoft Office 365 und Slack (Link zu der aktuellen Liste: https://zapier.com/apps).
Mit automatisierten Abläufen seinen digitalen Workflow selbst smarter machen
Das Prinzip ist denkbar einfach: Sind die Zugänge der beteiligten Apps bei Zapier autorisiert und deren App-Schnittstellen über den cloudbasierten Zapier-Dienst miteinander verbunden, legt der Anwender selbst fest, welche Arbeitsschritte App B (Nachrichtenversand in Slack) automatisch ausführen soll, sobald in App A ein bestimmtes Ereignis (Statusänderung einer Aufgabe in Meistertask) eintritt. Zu den größten Vorteilen der App-Integration via Zapier zählt, dass auch „Otto Normal-Anwender“ solche Aktionsketten (auch als Applets oder Zaps bezeichnet) im Webbrowser oder via App mit ein klein wenig Tüfteln selbst erstellen kann. Programmierkenntnisse sind dazu jedenfalls nicht nötig. Da viele mit Zapier kooperierende App-Anbieter wie Meistertask oder Slack für gängige Anwendungsfälle bereits von Haus aus typische Zaps bzw. Integrationen als Vorlagen anbieten, verringert sich der Einrichtungsaufwand bei der Kopplung nochmals.
DSGVO-Vorgaben im Auge behalten
Prinzipiell eignen sich Verknüpfungen vor allem für kleinere Aufgaben, die normalerweise via App-Benutzeroberfläche in mehreren Schritten nach Schema F händisch erledigt werden. Je häufiger sich solche Routineaufgaben wiederholen, desto besser eignen sie sich für eine Automatisierung und eine Verschlankung der Prozesse. Wer seine Apps mit Zapier und Co. verbandelt, muss sich jedoch vor Augen führen, dass der zwischengeschaltete Vermittlungsservice Zugriff auf alle beteiligten Anwendungen benötigt. Erfolgt die Datenverarbeitung auf amerikanischen Servern, muss insbesondere bei der Übermittlung personenbezogener Daten sichergestellt sein, dass dies im Einklang der DSGVO-Vorgaben erfolgt. Das kalifornische Unternehmen Zapier bekennt sich zu dem EU-US Privacy Shield und verspricht damit, sich im Rahmen dieser Vereinbarungen an europäische Standards im Datenschutz zu halten.
Mit zunehmendem Digitalisierungsgrad gewinnt die App-Verknüpfung an Bedeutung
Ist eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung sichergestellt, können Cloud-Services wie Zapier das Zusammenspiel und den Informationsaustausch unterschiedlicher Apps einen großen Schritt voranbringen. Das gilt für Handwerksbetriebe in besonderem Maße: zum einen, weil im Tagesgeschäft für zwingend notwendige unverzügliche Datenaktualisierungen meist sehr wenig Zeit bleibt. Und zum anderen, weil sich auf den eigenen Workflow angepasste Integrationen sogar in Eigenregie realisieren lassen.
Zum Schluss noch ein grundsätzlicher Tipp: Wer bei der App-Auswahl den Themenkomplex Schnittstellen und Integrationsfähigkeit stärker in den Fokus rückt, kann sich bei überschaubaren Kosten zusätzliche Produktivitätsvorteile für sein Tagesgeschäft sichern.
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