Wie organisiere ich digitale Informationen am Besten?

Wie organisiere ich eigentlich (digitale) Informationen?

Während meines Arbeitstages bin ich zu 90 Prozent meiner Zeit online. In dieser Zeit werde ich kontinuierlich mit Informationen konfrontiert. Bei jeder Information muss ich für mich eine Wertung auf Relevanz durchführen. Ist sie relevant? Beruflich oder privat? Jetzt oder später? Für ein laufendes Projekt oder ein geplantes? Für meine strategische Planung oder für mein Geschäftsmodell? Für einen Blogbeitrag oder zur persönlichen Weiterbildung? Besteht für die Information eine Aufbewahrungspflicht und, wenn Ja, wie sieht es mit dem Datenschutz aus? Beinhalten die Informationen personenbezogene Daten, die nach bestimmter Zeit gelöscht werden müssen, wie es die DSGVO vorsieht? Haben Mitarbeiter Zugriff auf die Daten, obwohl es – aus Sicht der Betriebsabläufe – nicht notwendig wäre?

Ich bin der Meinung, unser Gehirn hat ganz schön viel zu tun, um jede auftauchende Information richtig einzuordnen, gerade dann, wenn sie später benötigt und wiedergefunden werden soll. Eine nicht mehr überschaubare Vielfalt an Applikationen, die uns hierbei unterstützen soll, macht das Ganze nicht leichter.

„Empfehlen Sie mir mal einen Cloud-Anbieter!“

Ein Beispiel: Vor ein paar Wochen bat mit ein Handwerksunternehmer, ihm einen Cloud-Anbieter zu empfehlen. Diese Bitte ist natürlich so konkret, wie die Frage nach dem idealen PKW. Meine Frage lautete deshalb, für welchen Zweck die Cloud-Lösung benötigt würde. Vorrangig ging es um Datensicherung. Da denkt man zunächst an die Dropbox oder an Google Drive. Plattformübergreifend und weltweit verbreitet. Aber halt – wie sieht es denn da mit der Sicherheit im Zeichen der DSGVO aus? Und sind die Daten da auch sicher?

  • Google sichert die Einhaltung europäischer Standards bei der kostenpflichtigen G-Suite zu. Beim kostenlosen Google-Account nicht.
  • Microsoft bietet Cloud-Speicher im Rahmen der Office-365-Pakete an. Auch dieser Anbieter garantiert auf seiner Website die Einhaltung der strengen Datenschutzrichtlinien und für deutsche Serverstandorte.
  • Apple, Anbieter der iCloud versichert auf seiner Website, dass die Daten nur dem Kunden gehören und dass Daten generell verschlüsselt werden. Die iCloud synchronisiert – ähnlich wie Google Drive oder One Drive – Daten auf unterschiedlichen Geräten, die auf den gleichen Account angemeldet sind.
  • Dropbox schreibt auf seiner Seite: „Dropbox wird den Bestimmungen der DSGVO zum 25. Mai 2018 entsprechen. Wir möchten auch Ihnen dazu raten, bereits im Voraus zu prüfen, inwieweit Sie auf die neue Verordnung vorbereitet sind.“

Ein System muss her

Der wichtige Ansatz sollte also erst einmal sein, welche Daten/Informationen archiviere ich und wer benötigt von wo Zugriff darauf. Dass der Zugriff heutzutage oft von unterwegs erfolgt, und dass dafür Smartphones verwendet werden, ist unbestritten. Auch meine Blogbeiträge entstehen auf dem Smartphone. Für die Erstellung nutze ich Evernote. Eine Cloud-Lösung, die mir als Online-Archiv dient. Über das Evernote-Browser-Plug-in kann ich Websites oder Artikel „clippen“ – also archivieren – die ich noch mal benötige. Zur Recherche oder weil dort eine Lösung vorgestellt wurde, die ich mir später noch einmal anschauen möchte. Die Struktur von Evernote basiert auf Notizen, die in beliebig vielen Notizbüchern abgelegt werden, die wiederum zu Stapeln zusammengefasst werden können. Jede Notiz, die mit aussagekräftigen Schlagworten versehen wurde, finde ich auch nach Jahren wieder, oder alles, was mir zum entsprechenden Thema wichtig ist.

Plattformübergreifend

Egal, von welchem Gerät ich auf mein Archiv zugreife, die Daten sind – Internetverbindung vorausgesetzt – synchron. Und falls gerade keine Verbindung besteht, wird eben später automatisch synchronisiert. Mit solch einer Lösung lassen sich zum Beispiel auch Belege oder Zugangsdaten einscannen und archivieren. Ein Schritt zum papierlosen Büro bzw. zum privaten Archiv anstatt eines Zettelkastens. Microsofts OneNote ist eine vergleichbare Lösung, allerdings kenne ich dort kein Browser-Tool um Websites zu archivieren oder den Scanmodus übers Handy. Dafür ist OneNote perfekt in die Office-365-Umgebung eingebunden. Wer die im Rahmen ihrer Möglichkeiten nutzt, ist mit OneNote gut beraten. E-Mails können aber bei beiden Archiven direkt aus Outlook abgelegt werden. Am Smartphone über die Funktion „teilen“, am Desktop über einen Button in der Applikation.

Smartphone-Nutzer sollten sich im Klaren darüber sein, dass Kontakte und Daten, die während der Nutzung von Applikationen anfallen, in der Regel zwischen allen Geräten synchronisiert werden, die das gleiche Anmelde-Konto nutzen. Das ist natürlich ein Riesenvorteil, kein Gefummel mit den Sticks mehr, keine unterschiedlichen Versionen mehr. Und deshalb finde ich es erst einmal gut. Damit ist aber auch klar, dass Daten fließen. Eine Tatsache, derer man beim Umgang mit mobilen Devices immer im Klaren sein sollte. Aufpassen.

Jeder mit jedem?

Vernetzen wir jetzt noch verschiedene Applikationen untereinander, beispielsweise um im Projektmanagement-Daten aus dem Cloud-Speichern einzubetten, ist klar, was passieren kann. Der Zugriff auf Daten wird erweitert bzw. Applikationen erlaubt, denen man vertrauen können sollte. Wie geschmeidig Unternehmen die Nutzung von Kundendaten auslegen können, zeigt WhatsApp aktuell mit der ungenehmigten Synchronisation der Kontaktdaten mit Facebook. Dass Unternehmen Geld mit Daten verdienen, ist klar. Dass die Wahrscheinlichkeit, dass dieses intensiver erfolgt, wenn Unternehmen ihre Services kostenlos anbieten, sollte auch klar sein. Ich spreche hierbei nicht von befristeten Testzugängen, sondern von dauerhaft kostenlosen Lösungen. Also, lieber ein paar Euro in die Hand nehmen und seine Daten einer Lösung/einem Anbieter anvertrauen, der einem Sicherheit und Transparenz garantiert.

Drum prüfe, wer sich ewig bindet …

Einerseits möchte/muss ich Cloud-Lösungen nutzen, um besser kommunizieren, archivieren oder interagieren zu können, andererseits ist mir klar, dass ich die vermeintliche Datenhoheit an einen Dienstleister abgebe, dem ich vertrauen können muss. Machen Sie sich die Mühe, und lesen Sie die jeweilige Datenschutzerklärung. Seit dem 25. Mai 2018 müssen Unternehmen auf ihrer Website in verständlichen Worten erklären, welche Informationen sie sammeln und was sie damit tun. Schwammige oder nicht verständlich verfasste Erklärungen sind für mich eine Entscheidungshilfe für oder wider einen Anbieter.

Hat das Unternehmen seinen Serverstandort in Europa und ist zudem noch zertifiziert? Gut so. Das heißt, der rechtliche Rahmen ist eng gesteckt. Sobald Kundendaten, also zum Beispiel ein CRM oder Kundenkommunikation ins Spiel kommen, ist es noch wichtiger drauf zu schauen, wohin die Daten abfließen könnten. Für Missbrauch haften Sie und nicht der Dienstleister. Schauen Sie sich bei jeder App, die Sie installieren, an, auf welche Daten sie zugreifen will. Muss der allumfassende Zugriff sein? Falls nein, lassen Sie es sein.

Passwort 1234567

Es versteht sich von selbst, dass die Zugangsdaten zu diesen Lösungen sichere Passwörter haben und auch hier empfiehlt sich nicht der bequeme Login über das Google- oder Facebook-Konto. Bevor die Auswahl eines sicheren Passwortes zur tagesfüllenden Aufgabe wird, setzt Du einfach einen Passwortgenerator ein. Ein Passwort, dass sich aus Buchstaben, Zählen und Sonderzeichen zusammensetzt, ist nun einmal sicherer als das eigene Autokennzeichen oder das Geburtsdatum.

Sicherheit sollte immer Vorrang vor Bequemlichkeit haben.

Susanne Fischer

Wie löst Du jetzt das Informationsdilemma?

Nun, die eierlegende Wollmilchsau gibt es leider noch nicht.

  • Mache Dir sich einen Plan, wo Informationen auftauchen, die Du wiederfinden musst.
  • Kategorisiere die Infos danach, wie hoch der Schutzgrad der Informationen sein muss.
  • Standards, Zertifizierungen und Schnittstellen zu anderen Tools sind gute Berater.
  • Halte den Kreis derjenigen, denen die Informationen zur Verfügung stehen müssen so klein wie möglich.
  • Stelle klare Regeln auf, wie mit Zugangsdaten, mit Datenträgern und mit Datenspeicherung umgegangen werden muss.
  • Setze auf Lizenzmodelle mit kurzen Laufzeiten. 
  • Verabschiede Dich von Insellösungen, die keine Möglichkeit bieten, mit anderen Lösungen zu kommunizieren.
  • Probiere Lösungen aus, bevor Du Dich. Ich bin zum Beispiel jemand, der Software „anfassen“ können muss, bevor er eine Entscheidung trifft.

Eine große Lösung, oder mehrere „kleine“, die miteinander kommunizieren?

Ich mag beides, bei der großen Lösung fallen nur einmal Lizenzgebühren an und alle Module passen zueinander. Die Leitplanken sind enger gesteckt, was Neueinsteigern entgegen kommt. Dafür begeben Sie sich in die Abhängigkeit eines einzelnen Anbieters. Beispiele dafür wären Office 365 oder die G-Suite von Google. Vielleicht nutzt Du ja schon die Klassiker von Office 365 oder von Google. Klicke mal auf die Übersicht von Office 365 oder von Google. Erstaunlich, was es da noch alles gibt, und was man mal ausprobieren kann.

Setzt Du lieber auf mehrere kleine Lösungen, die aneinander andocken, ist der Tausch eines einzelnen Moduls mit weniger Aufwand behaftet. Die Flexibilität ist größer, ein durchgängiger Datenfluss allerdings nicht selbstverständlich. Einsteigern in die digitale Archivierung empfehle ich Evernote, OneNote oder Google Drive. Plane Dein nächstes Projekt statt wie bisher in Excel doch mal in Trello, in Asana, in Meistertask oder, falls Du Mindmapping magst, in Mindmeister. Klein anfangen, ausprobieren, das nächste Tool andocken …

Fazit

Je häufiger Du mit den digitalen Werkzeugen arbeitest, umso schneller wirst Du erkennen, dass ihre Logik ähnlich ist. Welche Funktionen Du brauchst und worauf Du verzichten kannst, das merkst Du ohnehin erst im täglichen Einsatz. Da wäre es ja fatal, sich zu früh festlegen zu wollen.