Fakt ist, dass sich Aufgaben und die Art, wie sie erledigt werden, mit fortschreitendem Digitalisierungs- und Automatisierungsgrad Ihres Unternehmens stark verändern. In der Folge muss sich auch die Arbeitskultur anpassen. Althergebrachte, eingefahrene Strukturen in Unternehmen, die auf klassischen Hierarchien beruhen, machen Ihr Unternehmen unflexibel, Vorgehensweisen bleiben intransparent.

Das digitale Teilen von Wissen und Informationen ist ein Prinzip, das durch die sozialen Medien und ihre breite Akzeptanz gefördert wird. Solche auf Offenheit beruhenden Verhaltensmuster fördern die Kommunikation zwischen den Unternehmensbereichen. Sie helfen, über die Jahre verkrustetes Denken zwischen allen am Geschäftserfolg Beteiligten aufzubrechen.

Wenn Sie sich entschließen bzw. bereits entschlossen haben, digitale Formen der Zusammenarbeit zu fördern, braucht es einen offenen Führungsansatz, durchdachte Konzepte zur Umsetzung, unterstützende Systeme sowie geschulte, veränderungsbereite Mitarbeiter. Eigenschaften wie positives Denken, Lernbereitschaft und Offenheit unterstützen diesen „Prozess“ und somit die Weiterentwicklung der eigenen Arbeit.

1. Analoge und virtuelle Arbeitsumgebung zusammenführen

Die persönliche Arbeitsumgebung vieler Menschen liegt heute bereits auf mehreren Bildschirmen. Damit ist sie quasi digital. Sie bleibt aber meist noch an den stationären Arbeitsplatz im Büro und den dort real verfügbaren Computer gebunden.

Um sie aber im Sinne des umfassenden Vernetzungsgedankens, der ja auch hinter der Digitalisierung steckt, wirklich zu dynamisieren, muss diese persönliche Arbeitsumgebung „cloudifiziert“, also von der Bindung an ein Arbeitsgerät befreit werden.

Alle geschäftsrelevanten Informationen lassen sich dann jederzeit und von überall abrufen – egal, welches Gerät man benutzt oder wann man arbeitet.

Am besten ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, Smartphone, Tablet oder Notebook nach persönlicher Vorliebe oder Arbeitssituation und mit der jeweils passenden App zu nutzen. Halten Sie IT-Ressourcen wie Auftragssteuerungs-Software, Zeiterfassungssysteme und Speicherplatz in der Cloud auf Abruf bereit.

Dann können Sie und ihre Mitarbeiter, egal ob im Servicefahrzeug, im Lager oder beim Kunden vor Ort, beispielsweise jederzeit prüfen, wie der Stand bei einem Kundenprojekt ist. So lassen sich Entscheidungen beschleunigen und natürlich auch Inhalte gemeinsam betrachten oder bearbeiten.

2. Passende Mitarbeiter finden

Passende Fachkräfte zu finden gehört derzeit mit zu den schwierigsten Aufgaben im Handwerk. Heute zählen bei der Bewerberfindung und Mitarbeiterauswahl nicht nur die klassischen Kriterien einer guten Ausbildung und aussagefähige Berufserfahrungen. Es kommen – je nach Tätigkeitsanforderung – viele weitere Kriterien wie IT-Affinität, Sprachkenntnisse, Kommunikationsfähigkeit, Offenheit, Teamfähigkeit etc. hinzu.

Eines der wichtigsten Kriterien zur Beurteilung der digitalen Kompetenzen bei Mitarbeitern dürfte die Bereitschaft zur digitalen Vernetzung und wissensbasierten Zusammenarbeit mit Kollegen sein. Kreatives Potenzial kann so entstehen und die Produktivität steigt.

Um die digitalen Kompetenzen Ihrer zukünftigen und derzeitigen Mitarbeiter auszuloten, können Sie in Bewerbungs- und Entwicklungsgesprächen entsprechende Fragen stellen, zu denen sich jeder frei äußern kann.

Ihr Ziel sollte dabei sein, die Mitarbeiter am digitalen Veränderungsprozess Ihres Unternehmens aktiv zu beteiligen. Vor diesem Hintergrund können diese sich als motivierte Mitgestalter der Digitalisierung des Unternehmens und ihrer Arbeitsplätze verstehen.

Fazit

Bevor Sie cloudbasierte Tools für die digitale Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen einführen, sollten Sie darauf achten, das Ganze nicht durch die IT-Brille zu betrachten.

Nehmen Sie stattdessen Ihre Unternehmensstrategie, Ihre besonderen unternehmenseigenen Anforderungen oder auch zukünftige Ziele als Basis für Ihre Überlegungen zum Thema Digitale Zusammenarbeit.

Im nächsten Schritt erfassen Sie alle die interne und externe Zusammenarbeit betreffenden Abläufe im Tagesgeschäft. Dann erst überlegen Sie sich, wie diese digital abgebildet werden können. Bei Bedarf ziehen Sie einen IT-Dienstleister zur Unterstützung bei der Analyse, Planung und Umsetzung hinzu.

Und denken Sie immer daran: Erfolgreich ist digitale Zusammenarbeit nur dann, wenn Ihre Unternehmenskultur dazu passt und von Ihren Mitarbeitern akzeptiert und gelebt wird. Also: Offenheit, gemeinsame Ziele im Sinne der Unternehmensstrategie, ein Quäntchen Mut nicht zu vergessen.