Für immer mehr Handwerksbetriebe hat eine neue Zeitrechnung begonnen: Vor Office 365 und nach Office 365. „Wenn wir das früher gewusst hätten, hätten wir uns viel Arbeit gespart.“ Ein Satz, der im Zusammenhang mit den Möglichkeiten von Microsoft Office 365 immer häufiger zu hören ist. Besser im Team arbeiten, leichter kommunizieren, keine eigene IT mit kostspieligen Servern vorhalten, Zeit und Nerven sparen durch umfassenden Support – das macht einen modernen Arbeitsplatz aus. Office 365 definiert Kommunikation im Unternehmen neu und schafft damit eine völlig neue Kultur der Zusammenarbeit. 

Warum Office 365?

Ein Beispiel: Im Unternehmen wird ein bestimmter Vorgang gesucht. Der zuständige Mitarbeiter befindet sich im Urlaub. Man quält sich mühsam durch dessen Dateien, da jeder mit einer anderen Ablagestruktur arbeitet. Hat man die Datei endlich gefunden, weiß man noch nicht, ob es sich auch um die relevante Version handelt. Das Ergebnis: Man hat eine unsichere Datenlage, mit der man eigentlich gar nichts anfangen kann. Das ist kein Einzelfall, sondern passiert täglich in Tausenden von Unternehmen. Ob es um Aufträge, Rechnungen, Angebote, Pläne, Projektdokumente etc. geht. Mitarbeiter sind unterwegs, arbeiten an verschiedenen Standorten, manche im Home-Office, andere sind auf der Baustelle oder in Elternzeit. Absolute Transparenz und gleichzeitiger Datenzugriff von allen Mitarbeitern sind für eine erfolgreiche Kommunikation in jedem Betrieb, ganz gleich welcher Größe, deshalb keine Zukunftsutopie, sondern müssen Standard sein. Die Lösung ist zum Beispiel Office 365 von Microsoft. Diese Anwendung ermöglicht das mobile Arbeiten von unterwegs oder aus dem Home-Office und optimiert die innerbetriebliche Kommunikation. Mit zahlreichen Tools wird die Zusammenarbeit im Team deutlich verbessert und vereinfacht. 

Wie funktioniert Office 365?

Die bekannten Office-Programme (wie Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, plus Access und Publisher) sowie weitere Microsoft Software Tools (wie Exchange, SharePoint, Skype for Business, Microsoft Teams) können mit unterschiedlichem Funktionsumfang als Monatsabonnement individuell gemietet – anstatt, wie bei früheren Office Versionen, gekauft – werden. Die modular und individuell kombinierbaren Software-Pakete sind dabei als Cloud- und als Desktop-Version verfügbar.  

Die Vorteile von Office 365 im Einzelnen:

Besser im Team arbeiten, leichter kommunizieren

Office 365 bietet viele praktische Möglichkeiten für eine optimale Teamarbeit, die viele Bürokommunikationslösungen in den Schatten stellt. Durch einen gemeinsamen Datenzugriff und -austausch werden Arbeitsprozesse optimiert, Wege verkürzt, Kosten gespart und die Nerven geschont. In vielerlei Hinsicht. Für die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander birgt der Einsatz von Office 365 enormes Optimierungspotenzial, das sich letztlich auch im Betriebsergebnis und in der Zufriedenheit der Mitarbeiter niederschlägt. Office 365 schafft eine völlig neue Kultur der Zusammenarbeit auf der Basis eines Ökosystems, in dem verschiedene Anwendungen, wie Kalender, E-Mail, Excel, Powerpoint etc. so orchestriert werden, dass alle Akteure von einem gemeinsamen Wissensstand profitieren und auf dieser Basis täglich interagieren.

Mit dem Microsoft-Tool SharePoint zum Beispiel können Dokumente gemeinsam bearbeitet und geteilt werden. Durch die Anbindung an die Cloud haben alle Kollegen Zugriff auf die gleichen Daten, und zwar auf allen Endgeräten wie Desktop, Tablet und Smartphone. So hat jeder immer die aktuellste Version aller Dokumente. Das Herumschicken von Dateien per E-Mail gehört mit Office 365 der Vergangenheit an.

Microsoft Teams unterstützt als Komplettlösung zahlreiche Funktionen inklusive Gruppenchat oder Skype. Besprechungen, Dateien befinden sich in einem gemeinsamen Arbeitsbereich. Online-Konferenzen, Webkonferenzen und Telefonanrufe können so auf kurzem Weg organisiert und durchgeführt werden. Durch die Cloud-Anbindung ist es möglich, dass Mitarbeiter in Echtzeit mit Kollegen zusammenarbeiten. Chatfunktionen und Infos über Anwesenheiten erleichtern die interne Kommunikation. Beispielsweise lassen sich auch LinkedIn-Kontakte mit Office-365-Profilen verbinden. 

Einfache Verwaltung

Ein großer Vorteil von Office 365 liegt in der automatischen Installation von Updates. Diese müssen nicht mehr vom Unternehmen heruntergeladen werden. Sobald eine neue Version verfügbar ist, stehen die neuen Funktionsupdates ohne jegliche Zusatzkosten zur Verfügung. Damit werden die Anwendungen stetig besser und das Unternehmen ist immer auf dem neuesten Stand.

Die Office-365-Lizenzen, die als monatliches Abo angeboten werden, lassen sich flexibel und individuell anpassen. Kommt ein neuer Mitarbeiter dazu, genügt ein Klick, um eine Lizenz für ihn zuzubuchen. Genauso umgekehrt: Auch das Deaktivieren einer Lizenz ist nur ein minimaler Aufwand.

Sicherheit

Um sicher im Team zu arbeiten, garantiert Microsoft eine sehr hohe Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit von 99,9 %. Ein Datenverlust ist laut Microsoft sehr unwahrscheinlich. Alle Daten aus Europa werden – entsprechend der europäischen Datenschutz-Grundverordnung – in europäischen (optional auch in deutschen) Rechenzentren gespeichert.

Nur zahlen, was man wirklich braucht

Office 365 bietet verschiedene Leistungspakete an – abhängig von Arbeitsplätzen und individuell wählbaren Features. Der Vorteil: Man zahlt nur das, was man wirklich braucht. Ein Nutzer kann bis zu fünf Endgeräte verbinden.

Wo kann man Office 365 beziehen?

Unternehmen können Office 365 Business über Microsoft-zertifizierte Cloud-Experten beziehen. Einige Netzbetreiber, wie zum Beispiel NFON, bieten über die Installation hinaus weitere Services an, wie zum Beispiel Migration der Infrastruktur, oder unterstützen als zentraler Ansprechpartner bei der individuellen Optimierung der Anwendung. 

Fazit

Excel, Word, Powerpoint & Co. sind alte Bekannte, die auch bei Office 365 mit an Bord sind. Office 365 in der Cloud ist allerdings mit früheren Office-Versionen nicht zu vergleichen. Der interaktive Austausch im Unternehmen und der permanente Zugriff auf neue Funktionen per automatischem Update ermöglicht es Unternehmen, effizienter zu arbeiten und damit ihre Produktivität stetig zu steigern. Durch die richtige Orchestrierung der Funktionen und Tools kann Office 365 zu einem unerlässlichen Begleiter im Arbeitsalltag eines Handwerksbetriebes werden, der Wert legt auf eine gute Kommunikationskultur einerseits und optimale Betriebsergebnisse andererseits. 

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