10-Punkte-Plan, mit dem Du ab sofort jedes digitale Projekt erfolgreich umsetzt

10-Punkte-Plan, mit dem Du ab sofort jedes digitale Projekt erfolgreich umsetzt

Du planst den Einsatz einer neuen Zeiterfassungs-App, willst Deine Baustellenprojekte mobiler gestalten, die Lagerverwaltung optimieren, das komplette Kundenmanagement digitalisieren? Denkst Du über eine VR-Anwendung für das Kundenverkaufsgespräch nach oder hast Du vor, Dich vom Papierkram zu trennen und Deine Daten in der Cloud zu parken? Wie auch immer Deine digitalen Projekte geartet sind, ob Du noch ganz am Anfang stehst oder bereits digitalerfahren bist: Das Wichtigste für jedes digitale Projekt ist eine Strategie. Je klarer Du Deine Ziele definierst, desto sicherer ist Dir der Erfolg. 

Mit unserem 10-Punkte-Plan geben wir Dir eine Schablone an die Hand, die Du auf jedes digitale Projekt anwenden kannst. Wir versprechen Dir: Du wirst nicht mehr darauf verzichten wollen.

1. First things first

Bevor Du über eine digitale Maßnahme nachdenkst, mache Dir bewusst: Nicht alle Fragen sind gleich am Anfang dran. Setze Dir immer (ausnahmslos!) smarte Ziele und verfolge diese Schritt für Schritt. Du läufst sonst Gefahr, Dich zu verzetteln, den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr zu sehen und schlimmstenfalls aufzugeben oder gute Projekte genervt anzugehen. Als Führungskraft gibst Du diese Vorgehensweise auch an Deine Mitarbeiter weiter. Genaugenommen könnte man sogar behaupten: Das ist schon die halbe Miete.

2. Welchen Ist-Zustand habe ich?

Auch wenn Dich die digitale Ungeduld packt, Du unter Druck stehst oder wenn Du von einer Idee mega begeistert bist: Umgehe diesen zweiten Schritt nicht. Er wird elementar sein für das komplette weitere Vorgehen. Denn, bevor Änderungsprozesse in Gang gesetzt werden, die je nach Größe massive Auswirkungen auf Mitarbeiter, Kunden, Geschäftsbetrieb etc. haben können, ist eine gründliche Ist-Analyse Deines Unternehmens Pflicht.

Kläre folgende Punkte:

  • Wie steht mein Unternehmen allgemein da?
  • Welche täglichen Probleme/Reklamationen/Engpässe tauchen auf?
  • Welche digitale Infrastruktur ist vorhanden, kann ergänzt, verbessert oder ersetzt werden?
  • Wie ist unser digitaler Status quo? (https://100prozent.digital/digitaler-reifegrad-check/)

Verlagere diese Aufgabe nicht ins stille Kämmerlein. Hier ist das Feedback von Mitarbeitern, Kollegen, Lieferanten und vor allem auch der Kunden extrem wichtig, um Schwachstellen und damit zu digitalisierende Bereiche zu identifizieren.

3. Marktanalyse

Dieser Schritt wird oft etwas unterschätzt. Wenn Du ein digitales Projekt angehen willst, musst Du wissen, was der Wettbewerb macht. Nicht nur Dein eigener, sondern auch der Status quo der anderen Betriebe Deines Gewerkes ist von Bedeutung. Denn mit jedem digitalen Fortschritt verändern sich auch Verhalten und Erwartungen der Kunden. Ein Beispiel: Du leitest einen Sanitär- und Bad-Fachbetrieb. Deine Mitbewerber arbeiten bereits mit Online-Konfiguratoren auf ihrer Webseite, d.h., die Kunden können sich in Ruhe von zuhause aus ihr Wunschbad zusammenstellen und dann entsprechend dort auch in Auftrag geben. Damit ist der Markt durchbrochen und die Kunden springen in der Regel sofort auf. Bietest Du diesen Service nicht an, ist Deine Wettbewerbsfähigkeit in Gefahr. Also: Immer über den Tellerrand schauen und checken, was die anderen draußen so machen und welche Trends in Deinem Gewerk gerade aktuell sind.

4. Ziel der digitalen Ambitionen ermitteln

Was ist der Grund für die jeweilige digitale Neuerung? Die Frage klingt einfach, aber die Beweggründe variieren in jedem Unternehmen. 

Mögliche Ziele:

  • Wachstum
  • Umsatzsteigerung
  • Neukundengewinnung
  • Fachkräftemangel
  • Verbesserung der Kommunikation intern/extern
  • Besserer Kundenservice
  • Vereinfachte Arbeitsprozesse
  • Papierloses Büro
  • Mehr Transparenz (Prozesse, Abrechnungen etc.)
  • (Körperliche) Entlastung der Mitarbeiter
  • Mitarbeiterzufriedenheit
  • Digitalisierungsdruck durch Wettbewerb

5. Ressourcenmanagement

Die Ermittlung von Manpower, Zeit, Finanzen etc. ist ein Thema, das den gesamten Prozess begleitet. Allerdings macht es Sinn, sich schon früh über die jeweiligen Ressourcenstärken Gedanken zu machen. Der beste Plan nützt am Ende nichts, wenn Mitarbeiter fehlen oder zeitliche Freiräume für die Umsetzung der Ziele nicht zur Verfügung stehen. Die konkrete personelle Rekrutierung für die einzelnen Projekte kommt zwar erst in Schritt 7, dennoch solltest Du hier mit Weitblick schon mal einen Blick auf die Personaldecke werfen, wer später als Verantwortlicher oder für ein digitales Team in Frage kommt, bzw. mit welchen zeitlichen Ressourcen das Projekt realisiert werden kann, ohne dass es mit der täglichen Arbeitszeit in Konflikt steht.

6. Klärung der Finanzierung

Kalkuliere sämtliche Kosten, die das Projekt verursacht.

Dazu gehören:

  • Anschaffung von Hard- und Software
  • Monatliche Kosten für Speicherplatz, bzw. Abonnements
  • Schulung der Mitarbeiter
  • Schulungskosten von Anbietern
  • Zusätzliche Personalkosten durch anfallende Überstunden, bzw. Kosten für Arbeitszeitausfall
  • Kosten für rechtliche Belange, wie Verträge

Digitalisierungsprojekte werden zum Teil staatlich gefördert. Suche Dir entweder einen Finanzierungs-, bzw. Unternehmensberater, der auf Förderungen spezialisiert ist oder informiere Dich auf www.bafa.de über mögliche Zuschüsse. Eine Aufstellung aktueller Förderprogramme stehen hier zum Download bereit: https://www.forum-handwerk-digital.de/downloads/aktuelle-foerderprogramme-fuer-die-digitalisierung-des-handwerks/

Ziehe auch alternative Finanzierungsmöglichkeiten in Erwägung, wie zum Beispiel: Eigenkapital, Darlehen, Leasing etc.

7. Roadmap erstellen

Jetzt geht es ans Eingemachte! Um Deine Digitalisierungsvorhaben zu visualisieren, brauchst Du jetzt eine Roadmap, ein Fahrplan, der Dich organisiert ans Ziel bringt.

Dein individueller Fahrplan sollte (ohne Ausnahme!) folgende Punkte beinhalten:

  • Was wird digitalisiert?
  • Welche Technologien (Hardware, Software, Apps …) sollen angeschafft werden?
  • Welche Mitarbeiter werden eingebunden? (Bestimmung einzelner Mitarbeiter oder Zusammenstellung eines oder mehrerer Teams)
  • In welchem Zeitrahmen soll das Projekt abgeschlossen sein?
  • Konkrete Aufgabenverteilung, inklusive verbindlicher Zeitziele
  • Regelmäßige Überprüfung der festgelegten Aufgaben, Fristen, Verantwortlichkeiten, Ergebnisse (Erfolgskontrolle)
  • Klärung der Arbeitsfähigkeit während der Umstellungsphase
  • Ist die Inanspruchnahme von externer Unterstützung notwendig?
  • Welchen Mehrwert versprechen wir uns ganz konkret von der einzelnen Maßnahme?
  • Wie qualifizieren wir unsere Mitarbeiter, die Projekte optimal umzusetzen?
  • Wie organisieren wir unsere Kommunikation intern und extern in der Umstellungsphase?

8. Mitarbeiter mit digitalen Kompetenzen ausstatten

Um Deine Roadmap zielführend umzusetzen, brauchen Deine Mitarbeiter die entsprechenden Kompetenzen. Das Thema digitale Bildung sollte in jedem Betrieb Bestandteil der „Unternehnes-DNA“ werden. Technologien und Programme sind ständig im Wandel, täglich kommen neue hinzu. Eine Weiterbildungskultur ist mehr als ein Programmpunkt auf Deiner digitalen Reise. Sie ist ein Stück Unternehmensphilosophie, die unerlässlich ist, wenn Du beabsichtigst, dass Deine digitalen Projekte sich auszahlen und Deine Mitarbeiter mit Begeisterung dabei sind. Denn nur dann, wenn alle mit dem entsprechenden digitalen Wissen ausgestattet sind und die Werkzeuge gerne nutzen, wird ein Projekt zum Erfolg.

9. Positive Fehlerkultur im Unternehmen verankern

Nicht alle Projekte klappen beim ersten Anlauf. Die Gründe dafür sind vielschichtig. Versuche immer herauszufinden, warum ein Projekt nicht rund läuft, und bessere nach Möglichkeit nach. In diesem Zusammenhang ist es aber ebenso wichtig, eine gesunde Fehlerkultur im Betrieb zu leben. Mal erweist sich die Technologie als nicht die richtige, die Handhabung einer Software ist eben doch nicht so benutzerfreundlich oder man hat schlicht etwas während des Prozesses übersehen. All das ist völlig normal. „Trial and error“ gehören eben zu jedem Prozess dazu. Wenn Du das verinnerlichst, bringt Dich das in die Lage, Projekte mit mehr Gelassenheit anzugehen und Frust gar nicht erst aufkommen zu lassen. 

10. Wichtiges Thema: Datenschutz

Mit der Digitalisierung begibt man sich auch auf ein Terrain, für das ein besonderes Augenmerk unbedingt notwendig ist. Zugegeben: Datenschutzverordnungen, Rechtsklauseln, AGBs zu lesen, ist für die wenigsten von uns wirklich ein Vergnügen. Bevor Du jedoch eine Software, eine Cloud-Dienstleistung o.ä. kaufst, mietest oder in Anspruch nimmst, lies immer (!) die Bestimmungen und Datenschutzhinweise genau durch. Frage im Zweifelsfall einen Anwalt, um auf der sicheren Seite zu sein. Vor allem Speicherdienste aus der Cloud sind ein heikles Thema, dem Du Deine volle Aufmerksamkeit widmen solltest, wenn Du willst, dass Deine Daten sicher aufbewahrt sind. In diesen Themenblock gehört auch die Grundsatzfrage, ob Du Deine Daten in der Cloud oder auf einem eigenen Server speichern willst. 

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