Wie Handwerksunternehmer den Umstieg in die Cloud meistern

Wie Handwerksunternehmer den Umstieg in die Cloud meistern

Buchhaltung, Zeiterfassung, Baustellendokumentation – nahezu alle Abläufe im Betrieb lassen sich durch die Cloud verbessern. Beim Cloud-Computing profitieren Handwerksunternehmen von einem schlanken Produktkern, der sich jederzeit ganz individuell um zusätzliche Funktionen erweitern und so auf den eigenen Betrieb maßschneidern lässt. Das Ergebnis: maximaler Handlungsspielraum.

Warum sich der Weg in die Cloud lohnt:

Hohe Verfügbarkeit von Daten und Anwendungen

Ständig wachsende Datenmengen werden immer mehr zu großen Herausforderungen in den Betrieben. Die meisten Cloud-Anbieter verkaufen ihre Dienstleistung mit der Garantie einer 99,99-prozentigen Datenverfügbarkeit. Ein Wert, an dem eine normale Unternehmens-IT in Zukunft eher scheitern dürfte. Selbst bei einem Stromausfall oder anderen Zwischenfällen wird ein seriöser Cloud-Anbieter die Daten auf ein oder zwei anderen Servern ausgelagert haben, um jederzeit eine hohe Verfügbarkeit zu garantieren.

Skalierbare Rechen- und Speicherpower

Das ganze System lahmt? Das ist bei serverbasierter IT kein Wunder, wenn Serverkapazitäten bis zum Anschlag ausgereizt werden. Mit der Cloud kann das nicht passieren. Denn Sie nutzen die Leistungsfähigkeit und Geschwindigkeit moderner IT, die sich unkompliziert auf Ihre Geschäftsanforderungen anpassen und in jede Infrastruktur integrieren lassen. Damit wird Ihre Unternehmens-IT bedarfsgerecht und schnell durch externe Dienste und Leistungen ergänzt oder ersetzt. Die Cloud-Software wächst mit Ihrem Betrieb mit. Sie sind damit flexibel und können schnell auf Veränderungen am Markt reagieren. 

IT-Kosten senken

Weil Sie externe IT-Kapazitäten nutzen, können Sie die Kosten besser kalkulieren. Ein Handwerksbetrieb muss keine unnötigen Ressourcen vorhalten, sondern kauft Rechenleistung nur dann, wenn sie auch wirklich gebraucht wird. So vermeiden Sie Investitionen, die dann der Cloud-Provider für Sie übernimmt. 

Einheitliche IT

Während IT-Prozesse früher an jedem einzelnen Arbeitsplatz in Ihrem Betrieb umgesetzt werden mussten, werden diese Prozesse in der Cloud standardisiert. Das heißt: Wenn Ihr Unternehmen wächst oder neue Arbeitsplätze hinzukommen, lassen sich diese unkompliziert und beliebig oft implementieren und anpassen.

Organisation von Teams

Arbeiten in der Cloud ist ein Plus für Ihre Effizienz. Durch eine intelligente Organisation für effektives Arbeiten bietet die Cloud eine optimale Plattform, auf der alle Mitarbeiter miteinander kooperieren und Daten austauschen können. Völlig zeit- und ortsunabhängig.

Bessere Geschäftsentscheidungen

Alle Mitarbeiter Ihres Betriebes greifen beim Cloud-Computing auf zuverlässige, vollständige und aktuelle Daten zu. Dadurch können schnelle und optimale Entscheidungen getroffen werden, da die Daten auf validen Echtzeitwerten beruhen. 

Ein Plus an Produktivität

Fertigstellungstermine können dank der Transparenz und Flexibilität der Cloud-Dienste zuverlässiger eingehalten und unnötige Mehrfacharbeiten vermieden werden.

Mehr Mobilität

Die Cloud ermöglicht den Betrieben den Zugriff auf Daten über verschiedene mobile Endgeräte. Das ist besonders für die Arbeit auf der Baustelle, für die Kommunikation zwischen Büro, Baustelle, Kunden und Lieferanten von Vorteil. Dadurch kann überall und jederzeit untereinander auf kürzestem Weg kommuniziert und entsprechende Daten für alle zugänglich hinterlegt werden. 

360-Grad-Blick auf den eigenen Betrieb

Cloud-Computing bietet jedem Unternehmer die Möglichkeit, jederzeit einen 360-Grad-Blick auf sein Unternehmen zu erhalten. So kann er schnell reagieren, hat die verschiedenen Prozesse, Baustellen etc. immer im Blick und profitiert von einer reibungslosen Kommunikation. 

Zeitersparnis

Dadurch, dass Routineaufgaben in die Cloud verlagert werden bzw. automatisiert im Hintergrund ablaufen, werden erhebliche Zeitressourcen frei, die in neue Projekte und in Innovationen etc. investiert werden können. 

Individuelle Softwarefunktionen

Die Software eines guten Cloud-Anbieters ermöglicht Ihnen individuelle Anpassungen, zum Beispiel wertvolle Analysen Ihrer Daten, und rüstet Sie gleichzeitig für die Zukunft, was neue digitale Geschäftsideen anbelangt, indem sich diese sicher und optimal umsetzen lassen.

Ein Muss: Sicherheit

Das Wichtigste ist der Schutz Ihrer Daten. Hier sichern Sie sich vertraglich mit dem Anbieter gegen Manipulation, Diebstahl oder Datenmissbrauch ab. 

Schritt für Schritt zum cloudbasierten Handwerksunternehmen

Bevor Sie sich für die Datenwolke entscheiden, ist eine gründliche Nutzenanalyse erforderlich. Fragen Sie: Welche Bereiche laufen effizienter, wenn sie in die Cloud verlegt werden? Grundsätzlich ist das komplette Verlagern Ihrer Geschäftsprozesse in die Cloud der empfohlene Weg. Denn nur wenn die Bereiche in der Cloud interagieren, können optimale Ergebnisse und Effizienz- und Kostenvorteile erzielt werden. Jedoch gibt es Unternehmen, die hochsensible Daten keinesfalls „außer Haus“ geben wollen. Hier könnte sich eine Hybrid-Variante, eine Kombination aus vor Ort gehosteter Hardware plus Cloud, lohnen.

Woher weiß ich, dass ich es mit einem seriösen Cloud-Anbieter zu tun habe?

Ein seriöser Cloud-Anbieter kann Ihnen alle Fragen transparent beantworten, die Sie rund um Leistungen, Kosten, Datenspeicherung, Datenschutz und Datensicherheit haben. Zum Beispiel klären Sie auch, wie es bei Vertragsende mit der Herausgabe Ihrer Daten steht.

Viele Cloud-Anbieter haben eine kostenlose Testversion im Portfolio. Diese ist insofern von Vorteil, als dass Sie prüfen können, ob die Funktionen auch tatsächlich Ihren Anforderungen bzw. Ihrem Gewerk entsprechen. Denn eine der Grundvoraussetzungen, die Sie an eine optimale Software stellen sollten, ist die Branchentiefe. Einen guten Anbieter erkennen Sie zudem daran, dass er sich ständig weiterentwickelt und seine Funktionen der Handwerkspraxis anpasst.

Checkliste für den Umstieg in die Cloud

Es gibt eine große Auswahl an marktreifen Lösungen, die an die individuellen Anforderungen der einzelnen Gewerke angepasst sind. Welche Lösung die Richtige ist, können Sie anhand der nachfolgenden Kriterien überprüfen:

1. Wie sind die datenschutzrelevanten Fragen geregelt? 

Bedenken Sie, dass Sie als Nutzer für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften zuständig sind und nicht der Anbieter. Deshalb sollten Sie bei der Auswahl ganz genau hinschauen.

2. Wo stehen die Server? 

Empfohlen werden Server in der EU, da hier strengere Datenschutzregeln gelten als im außereuropäischen Ausland. 

3. Schriftlicher Vertrag

 Alle für Sie wichtigen Positionen sollten in einem schriftlichen Vertrag geregelt sein.

4. Maßgeschneiderte Flexibilität

Bietet die Software eine optimale Skalierbarkeit, flexible Anpassung an Ihre individuellen Anforderungen und an Ihr Gewerk?

5. Kosten

Wie werden die Leistungen abgerechnet?

6. Garantiert der Provider eine hohe Datenverfügbarkeit?

Der Anbieter sollte eine ausfallsichere IT garantieren. So sollte für den (eher unwahrscheinlichen) Fall einer Naturkatastrophe oder einem Hacker-Angriff  neben einem Hauptserver die Daten auf mindestens zwei davon unabhängigen Servern gespeichert haben. DIe meisten Anbieter werben mit einer Verfügbarkeit von 99,9 Prozent.

Fazit

Keine Investitionen in die eigene Hardware, keine Lizenzen. Um die Dienste in der Cloud nutzen zu können, braucht es lediglich einen Internetanschluss sowie eine Registrierung beim Cloud-Anbieter, schon kann es losgehen. Hard- und Software sind Sache des Providers, die umständliche und zeitraubende Migration von Daten entfällt. Alles in allem bedeutet die Cloud: mehr Produktivität und Wirtschaftlichkeit für Ihren Betrieb.

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